請求書を管理する方法：フリーランサーの請求書管理に関する 5 つのヒント

請求書の発行は、どんな規模の企業でも時間のかかる作業です。特に、その作業を自分で管理しなければならないフリーランサーであればなおさらです。そんなフリーランサーの方に、請求書の管理で時間を節約して最高の仕事に集中するための、選りすぐりのヒントをご紹介します。

フリーランスで働くことは多くの人の夢ですが、実際には、請求書の管理が悪夢になる場合もあります。それはまるで、すべての数字と締め切りを合わせようとする、終わりのない経理のテトリスゲームのようなものです。また、支払いが遅れている顧客を追いかけるという「ゲーム」も忘れてはいけません。

それでも、適切なツールや戦略を使えば、プロセスを合理化して、より早く支払いを受けることができます。この記事では、請求書管理に関する 5 つのヒントをご紹介します。整理整頓された状態を保ち、クライアントから高い評価を得てビジネスを成長させるという大切な仕事に集中するために役立ててください。

請求書の管理が重要な理由

請求書の管理プロセスが効果的であれば、発行する側でも受け取る側でも、請求書の処理と支払いでコストのかかるミスが起きにくくなります。データ入力時の人為的ミスによって商品やサービスの代金の受け取り時期が遅れるのも防げます。その結果、スムーズでストレスのない請求書作成が可能になり、顧客との良好な関係を構築できます。

適切なツールを活用すれば、請求書管理をキャッシュフローや在庫の管理、財務や成長の予測に役立てることもできます。

ノートパソコンで入力しているプロフェッショナルと、それを見守るもう 1 人のプロフェッショナル。

請求書を効果的に管理するには

請求書を効果的に管理するためのヒントを 5 つご紹介します。

1. 最適なソフトウェアを選ぶ

効果的な請求書管理の第一歩は、最適なソフトウェアを選択することです。クライアントによっては、自社の請求書管理システムに直接アップロードして処理するために、請求書を Word 文書や Google ドキュメント、PDF などで送付するよう求めてくることもあります。

しかし、誰にとっても簡単なプロセスにするためには、請求書の作成、管理、送信を 1 か所で行えるソフトウェアの使用をおすすめします。

たとえば Dropbox では、すべての請求書を 1 か所に保管できるので、デバイスを問わず、どこからでも簡単に請求書にアクセスし、管理、共有できます。そのため、紛失や破損の恐れがある紙のファイルやパソコンのローカルストレージなどの物理的な保存手段が不要になります。

また、請求書作成やプロジェクト管理のためのソフトウェアとファイルを連携させたいという場合も、ActiveCollab や Xero Tax などさまざまなツールとのインテグレーションに対応する Dropbox が便利です。

2. クライアントからの支払いを容易にする

請求書でクライアントを驚かせることほど最悪なことはありません。支払い条件については、できるだけ早く、できれば作業を始める前にクライアントと話し合うことが重要です。そうすれば、希望する支払い方法を明確にでき、支払い時期が来たときに、クライアントは最小限の手間で支払いを処理できるようになります。

シンプルな支払いプロセスは誰にとっても有益です。クライアントは請求処理に伴う時間のかかる作業をいくらか軽減でき、請求側は支払いをより早く受けることでキャッシュフローを改善できます。

Stripe や PayPal などの電子決済方法は、従来の現金決済よりも安全です。また、オンラインバンキングで銀行振込をするよりもはるかにスピーディーです。

3. プロセスを自動化する

デジタル請求書管理ツールを使用すると、紙の請求書で起こりそうな、よくあるミスの多くを回避できます。請求書発行ツールから請求書を直接クライアントに送付できるので、郵送中に紛失することもありません。

請求書に署名を集める必要がある場合は、Dropbox Sign などのツールを使用すると、プロセスの大部分を自動化して、処理をスピードアップできます。再利用可能なテンプレートと入力済みのフォームを作成し、カスタマイズしてクライアントに送付し、電子署名を依頼できます。クライアントが請求書を開封、閲覧、署名すると、メールで通知が届きます。

4. カスタムテンプレートで時間を節約する

継続的な支払いや定期的なプロジェクト作業の請求書をクライアントに発行する必要がある場合、テンプレートを使用すると時間と労力を大幅に節約できます。

テンプレートを使えば、手作業で繰り返し記入していた情報をあらかじめ入力しておくことができます。また、ブランドロゴを追加する、テンプレートのスタイルをカスタマイズするなどの工夫をすれば、誰からの請求書なのかクライアントが判別しやすくなります。

請求書に署名がいらない場合は、Dropbox で簡単に PDF ドキュメントを編集して、数回クリックするだけでテンプレートから新しい請求書を作成できます。また、バージョン管理によって請求書の変更を追跡でき、監査に役立てることができます。その後、これらのファイルをシンプルなリンクで共有すれば、クライアントやサプライヤーなどの関係者は Dropbox アカウントを持っていなくてもこれらのファイルにアクセスできます。

5. 未払いの請求書に対する計画を立てる

請求書の支払い期限超過や未払いは残念ながらよくあることだ、と言うフリーランサーは多いでしょう。このような事態を招く要因はさまざまであり、請求書が適切な担当者や部署に届いていない、単にクライアントが忙しすぎて請求書を処理できていない、などがあります。

このため、未払いに対するプロセスを確立しておくことが重要です。次のようなプロセスが考えられるでしょう。

クライアントとの契約書に遅延損害金や利子の請求を明記する
受領後の即時払いを要求する（クライアントは請求書を受け取り次第、すぐに支払いをしなければならない）
クライアントが焦らないように合理的な支払い期間を設定する
クライアントが請求書のメールを見落としてしまった場合に備えて、支払い期日の 7 日前、期日の当日、期日の 7 日後などにメールでクライアントにリマインダーを送信するようスケジュール設定する