Facturen beheren: 5 tips voor freelancers voor het beheren van facturen

Freelancen is voor velen een droom, maar laten we eerlijk zijn: het beheren van facturen kan een nachtmerrie zijn. Het is als een oneindig potje financiële Tetris, waarbij al die getallen en vervaldatums in elkaar moeten passen. En vergeet ook niet de lol van klanten e-mailen en bellen vanwege te late betalingen.

Met de juiste tools en strategieën kun je het proces echter stroomlijnen en sneller betaald krijgen. In dit artikel delen we vijf tips voor het beheren van jouw facturen, zodat je georganiseerd blijft en kunt doen wat je het beste doet: indruk maken op klanten en je bedrijf laten groeien.

Waarom is factuurbeheer belangrijk?

Een effectief proces voor factuurbeheer helpt jou (en je klant) kostbare fouten bij de verwerking en betaling van je facturen te voorkomen. Dit kan je helpen vertragingen te voorkomen bij het ontvangen van betalingen voor producten of services, die zijn veroorzaakt door menselijke fouten bij het invoeren van gegevens. Als gevolg hiervan kan een soepele, stressvrije factuurervaring helpen om positieve relaties met je klanten op te bouwen.

Met de juiste tools kan factuurbeheer je ook helpen om je cashflow en voorraad te beheren, en je financiën en groei te voorspellen.

Je facturen effectief beheren

Hier zijn vijf tips om je facturen effectief te beheren:

1. Kies software die voor jou het meest geschikt is

De eerste stap voor effectief factuurbeheer is het kiezen van de beste software. Sommige klanten hebben misschien de voorkeur voor facturen als Word-, Google Doc- of pdf-documenten, zodat ze die rechtstreeks kunnen uploaden in hun eigen factuurbeheersysteem.

Om het proces echter voor iedereen eenvoudiger te maken, kun je kiezen voor software die je in staat stelt om je facturen vanaf één plek te maken, te beheren en te versturen.

Dropbox biedt een centrale plek voor het opslaan van al je facturen, zodat het makkelijker wordt om ze vanaf elk apparaat en waar dan ook te openen, te beheren en te delen. Dit neemt ook de behoefte aan fysieke opslag (zoals papieren documenten of lokale computeropslag) weg, die gevoelig kan zijn voor verlies of schade.

En als je op zoek bent om je bestanden te koppelen aan je factuur- of projectbeheersoftware, dan biedt Dropbox de integratie van verschillende tools, zoals ActiveCollab en Xero Tax.

2. Maak het voor je klanten makkelijk om je te betalen

Er is niets vervelenders dan een klant die wordt verrast door een factuur. Het is belangrijk om de betalingsvoorwaarden zo snel mogelijk met je klant te bespreken. Idealiter zelfs voordat je begint met het werk. Op die manier kun je duidelijk maken hoe je wilt worden betaald, zodat de betaling voor de klant zo makkelijk mogelijk is.

Iedereen heeft profijt bij een eenvoudig betalingsproces. Klanten hoeven niet zo veel tijd te besteden aan de tijdrovende taak van factuurverwerking en jij kunt je cashflow verbeteren, omdat je betalingen sneller ontvangt.

Elektronische betalingsmethodes, zoals Stripe en PayPal, zijn veiliger dan traditionele contante betalingen. Ze zijn ook veel sneller dan bankoverschrijvingen via online bankieren.

3. Automatiseer het proces

Een digitale factuurbeheertool kan je helpen eventuele fouten te voorkomen die vaak voorkomen bij papieren facturen. Je facturen kunnen rechtstreeks vanuit je factuurtool naar je klant worden gestuurd, zonder dat ze verloren gaan in de mail.

Als je handtekeningen voor je facturen nodig hebt, dan kan een tool als Dropbox Sign je helpen om dit te versnellen door een groot deel van het proces te automatiseren. Je kunt herbruikbare sjablonen en vooraf ingevulde formulieren maken die je kunt aanpassen en naar klanten kunt sturen voor een e-handtekening. Je ontvangt e-mailmeldingen wanneer je klanten je factuur bekijken, openen en ondertekenen.

4. Bespaar tijd met aangepaste sjablonen

Als je terugkerende betalingen of regelmatig projectwerk voor klanten moet factureren, dan kan een sjabloon je enorm veel tijd en moeite besparen.

Op die manier wordt de informatie die je normaal gesproken telkens weer handmatig in moet voeren, vooraf ingevuld. Als je je merklogo toevoegt en de stijl van je sjablonen aanpast, dan zorg je er ook voor dat je facturen herkenbaarder zijn voor je klanten.

Als je geen handtekeningen op je facturen nodig hebt dan maakt Dropbox het voor jou ook makkelijk om pdf-documenten te bewerken, zodat je in enkele klikken met een sjabloon nieuwe facturen kunt maken. Versiebeheer stelt je ook in staat om wijzigingen in facturen te volgen, wat handig kan zijn ter controle. Je kunt deze bestanden dan delen met een simpele klik, en klanten, leveranciers en andere belanghebbenden kunnen deze bestanden openen, zelfs als ze geen Dropbox-account hebben.

5. Zorg dat je een plan hebt voor onbetaalde facturen

Veel freelancers zullen je vertellen dat achterstallige en onbetaalde facturen helaas aan de orde van de dag zijn. Er zijn een groot aantal factoren die dit kunnen veroorzaken, van facturen die niet bij de juiste mensen of afdelingen aankomen, tot klanten die gewoonweg te druk zijn om de facturen te verwerken.

Daarom is het belangrijk om een proces te hebben voor niet-betaling. Hierbij kun je denken aan:

• Het vastleggen van eventuele extra kosten of rente in je contract met de klant
• Betaling vragen bij ontvangst, betekent dat de klant je moet betalen zodra die de factuur ontvangt
• Het vastleggen van een redelijke betalingsperiode, zodat de klant niet wordt opgejaagd
• Het plannen van herinneringen die via e-mail naar de klant worden gestuurd, zoals bijvoorbeeld zeven dagen voor de einddatum van de betaling, op de einddatum zelf en zeven dagen na de einddatum, voor het geval je factuur per ongeluk is kwijtgeraakt in de e-mail van je klant

Facturen beheren met Dropbox

Als je geen factureringssoftware gebruikt, maar deze handmatig als document maakt, kan Dropbox een handige manier zijn om je facturen op te slaan, te ordenen en te delen.

Upload facturen naar je Dropbox-account en synchroniseer ze direct met je apparaten. Deel documenten in enkele klikken rechtstreeks vanaf je cloudopslag. Of maak gebruik van geavanceerde bestandverzendingsfuncties, zoals het bijhouden van de betrokkenheid, en verstuur je facturen met Verzenden en volgen.

Eenvoudig beheer van facturen

Versnel het proces voor het maken, aanpassen en versturen van facturen met Dropbox.

Dropbox doet dienst als een gecentraliseerde hub voor het opslaan, bewerken en delen van je facturen, zodat je georganiseerd kunt blijven en je je financiën inzichtelijk hebt.