Freelancen is voor velen een droom, maar laten we eerlijk zijn: het beheren van facturen kan een nachtmerrie zijn. Het is als een oneindig potje financiële Tetris, waarbij al die getallen en vervaldatums in elkaar moeten passen. En vergeet ook niet de lol van klanten e-mailen en bellen vanwege te late betalingen.
Met de juiste hulpmiddelen en strategieën kunt u het proces stroomlijnen en sneller betaald krijgen. In dit artikel delen we vijf tips voor factuurbeheer, zodat u georganiseerd blijft en u zich kunt richten op waar u goed in bent: indruk maken op klanten en uw bedrijf laten groeien.
Waarom is factuurbeheer belangrijk?
Een effectief proces voor factuurbeheer helpt jou (en je klant) kostbare fouten bij de verwerking en betaling van je facturen te voorkomen. Dit kan je helpen vertragingen te voorkomen bij het ontvangen van betalingen voor producten of services, die zijn veroorzaakt door menselijke fouten bij het invoeren van gegevens. Als gevolg hiervan kan een soepele, stressvrije factuurervaring helpen om positieve relaties met je klanten op te bouwen.
Met de juiste tools kunt u met factuurbeheer ook uw cashflow en voorraad beheren en uw financiële resultaten en groei voorspellen.
Je facturen effectief beheren
Hier zijn vijf tips om je facturen effectief te beheren:
1. Kies de beste software voor u
De eerste stap voor effectief factuurbeheer is het kiezen van de beste software. Sommige klanten hebben misschien de voorkeur voor facturen als Word-, Google Doc- of pdf-documenten, zodat ze die rechtstreeks kunnen uploaden in hun eigen factuurbeheersysteem.
Om het proces voor iedereen eenvoudiger te maken, kunt u het beste kiezen voor software waarmee u uw facturen op één plek kunt maken, beheren en versturen.
Dropbox biedt een centrale locatie voor de opslag van al uw facturen. Hierdoor kunt u ze eenvoudiger openen, beheren en delen vanaf elk apparaat, waar dan ook. Hierdoor is er geen fysieke opslag meer nodig, zoals papieren bestanden of opslag op een lokale computer, aangezien deze opslag gevoelig kan zijn voor verlies of beschadiging.
En als u op zoek bent naar een manier om uw bestanden te koppelen aan uw facturerings- of projectbeheersoftware, dan kan Dropbox worden geïntegreerd met een reeks hulpmiddelen zoals ActiveCollab en Xero Tax.
2. Maak het voor uw klanten gemakkelijk om u te betalen
Er is niets vervelenders dan een klant die wordt verrast door een factuur. Het is belangrijk om de betalingsvoorwaarden zo snel mogelijk met je klant te bespreken. Idealiter zelfs voordat je begint met het werk. Op die manier kun je duidelijk maken hoe je wilt worden betaald, zodat de betaling voor de klant zo makkelijk mogelijk is.
Een eenvoudig betaalproces is voor iedereen voordelig: klanten worden ontlast van een deel van de tijdrovende taken die gepaard gaan met het verwerken van facturen, en u kunt uw cashflow verbeteren doordat u betalingen sneller ontvangt.
Elektronische betalingsmethodes, zoals Stripe en PayPal, zijn veiliger dan traditionele contante betalingen. Ze zijn ook veel sneller dan bankoverschrijvingen via online bankieren.
3. Automatiseer het proces
Een digitale factuurbeheertool kan je helpen eventuele fouten te voorkomen die vaak voorkomen bij papieren facturen. Je facturen kunnen rechtstreeks vanuit je factuurtool naar je klant worden gestuurd, zonder dat ze verloren gaan in de mail.
Als u handtekeningen voor uw facturen moet verzamelen, kan een hulpmiddel als Dropbox Sign u helpen dit te versnellen door een groot deel van het proces te automatiseren. U kunt herbruikbare sjablonen en vooraf ingevulde formulieren maken die u kunt aanpassen en naar uw klanten kunt sturen voor een e-handtekening. U ontvangt e-mailmeldingen wanneer uw klant uw factuur bekijkt, opent of ondertekent.
4. Bespaar tijd met aangepaste sjablonen
Als je terugkerende betalingen of regelmatig projectwerk voor klanten moet factureren, dan kan een sjabloon je enorm veel tijd en moeite besparen.
Op die manier worden de gegevens die u anders handmatig zou invoeren, automatisch ingevuld. Door uw merklogo toe te voegen en de stijl van uw sjablonen aan te passen, zorgt u ervoor dat uw facturen beter herkenbaar zijn voor klanten.
Als u geen handtekeningen op uw facturen nodig hebt, kunt u met Dropbox eenvoudig PDF-documenten bewerken, zodat u met een paar klikken nieuwe facturen kunt maken op basis van een sjabloon. Met versiebeheer kunt u wijzigingen in facturen bijhouden, wat handig kan zijn bij audits. Vervolgens kunt u deze bestanden delen via een eenvoudige link. Klanten, leveranciers en andere belanghebbenden kunnen dan toegang krijgen tot deze bestanden, zelfs als ze geen Dropbox-account hebben.
5. Zorg voor een plan voor onbetaalde facturen
Veel freelancers zullen je vertellen dat achterstallige en onbetaalde facturen helaas aan de orde van de dag zijn. Er zijn een groot aantal factoren die dit kunnen veroorzaken, van facturen die niet bij de juiste mensen of afdelingen aankomen, tot klanten die gewoonweg te druk zijn om de facturen te verwerken.
Daarom is het belangrijk om een proces te hebben voor niet-betaling. Hierbij kun je denken aan:
- Het vastleggen van eventuele extra kosten of rente in je contract met de klant
- Betaling vragen bij ontvangst, betekent dat de klant je moet betalen zodra die de factuur ontvangt
- Het vastleggen van een redelijke betalingsperiode, zodat de klant niet wordt opgejaagd
- Herinneringen inplannen die via e-mail naar de klant worden verzonden, voor het geval uw factuur per ongeluk verloren is gegaan in de e-mails van uw klant
- Bijvoorbeeld zeven dagen vóór de vervaldatum van de betaling, op de vervaldatum zelf en zeven dagen ná de vervaldatum
Facturen beheren met Dropbox
Als je geen factureringssoftware gebruikt, maar deze handmatig als document maakt, kan Dropbox een handige manier zijn om je facturen op te slaan, te ordenen en te delen.
Upload facturen naar uw Dropbox-account en synchroniseer ze direct met uw apparaten. Deel vervolgens met een paar klikken uw documenten rechtstreeks vanuit uw cloudopslag.
Eenvoudig beheer van facturen
Versnel het proces voor het maken, aanpassen en versturen van facturen met Dropbox.
Dropbox fungeert als een centrale hub om uw facturen op te slaan, te bewerken en te delen, zodat u georganiseerd blijft en controle hebt over uw financiën.
