Как управлять выставлением счетов: 5 советов по управлению счетами для фрилансеров

О внештатной работе мечтают многие — но давайте посмотрим правде в глаза: управление счетами может превратиться в кошмар. Это похоже на бесконечную игру в финансовый тетрис, когда нужно сделать так, чтобы сошлось все — и цифры, и срок сдачи. А еще нужно не забывать напоминать заказчикам о просроченных платежах.

Однако, используя правильные инструменты и стратегии, этот процесс можно упростить и получать оплату быстрее. В этой статье мы поделимся пятью советами по управлению счетами, которые помогут вам систематизировать процесс выставления счетов и снова заняться тем, что вы умеете делать лучше всего — производить впечатление на заказчиков и развивать свой бизнес.

Зачем нужно управлять счетами?

Эффективный процесс управления счетами поможет вам и вашему заказчику предотвратить дорогостоящие ошибки при обработке и оплате счетов. Вы сможете избежать задержек в получении оплаты за свои продукты или услуги, которые могут возникать из-за человеческих ошибок при вводе данных. Как результат, благодаря беспроблемному и четко выстроенному процессу выставления счетов вы сможете улучшить отношения со своими заказчиками.

Управляя счетами с помощью соответствующих инструментов, вы сможете координировать денежные поступления и их учет, а также прогнозировать финансовые показатели и рост.

Как эффективно управлять счетами

Ознакомьтесь с пятью советами по эффективному управлению счетами:

1. Выберите программу, с которой вам будет удобнее всего работать

Первым шагом к эффективному управлению счетами является выбор соответствующей программы. Некоторые заказчики предпочитают, чтобы им отправляли счета в виде документов Word, Google или PDF, чтобы они могли загружать их прямо в свою систему управления счетами для обработки.

Чтобы упростить процесс для всех, поищите программу, которая позволит вам создавать, отправлять счета и управлять ими централизованно.

Dropbox предоставляет централизованную платформу для хранения всех счетов, что упрощает получение счетов, управление и обмен ими с любого устройства, откуда угодно. Таким образом устраняется необходимость в физических хранилищах (например, бумажных папках или локальных компьютерах), которые можно потерять или повредить.

А если вы ищете способ связать свои файлы с программой для выставления счетов или управления проектами, то Dropbox можно интегрировать с разными инструментами, например ActiveCollab и Xero Tax.

2. Упростите своим заказчикам задачу оплаты ваших счетов

Нет ничего хуже, чем заказчик, который не знает, что делать с вашим счетом. Важно как можно скорее обсудить условия оплаты с вашим заказчиком — в идеале, еще до того, как вы начнете какую-либо работу. Таким образом, вы четко обозначите предпочитаемый вами способ оплаты, чтобы заказчику было легче оплатить вам счет, когда придет время.

Простой процесс оплаты выгоден для всех: заказчик облегчит себе выполнение трудоемких задач, связанных с обработкой счетов, а вы сможете улучшить свой процесс поступления денежных средств, получая платежи быстрее.

Электронные способы оплаты, такие как Stripe и PayPal, более надежны, чем традиционные платежи наличными. Кроме того, такие способы намного быстрее, чем отправка банковских переводов с использованием интернет-банкинга.

3. Автоматизируйте процесс

Инструмент управления цифровыми счетами может помочь вам избежать многих потенциальных ошибок, типичных для бумажных счетов. Вы сможете отправлять счета заказчику прямо из инструмента выставления счетов, не теряя их в почте.

Если вам нужно получить подписи для счетов, то вы можете ускорить этот процесс, автоматизировав большую его часть, с помощью такого инструмента, как Dropbox Sign. Вы можете создавать повторно используемые шаблоны и предварительно заполненные формы, которые можно настраивать по своему усмотрению и отправлять заказчикам на электронную подпись. Каждый раз, когда ваш заказчик будет открывать, просматривать или подписывать ваш счет, вы будете получать соответствующее уведомление по электронной почте.

4. Экономьте время с настраиваемыми шаблонами

Если вы выставляете счета регулярно или работаете над постоянным проектом для заказчика, то шаблон сэкономит вам массу времени и сил.

Те данные, которые вам приходилось бы вводить каждый раз вручную, будут уже предварительно заполнены. Добавление логотипа вашего бренда и настройка стиля вашего шаблона также гарантируют, что ваши счета будут более узнаваемы для заказчиков.

Если вам не нужны подписи в счетах, Dropbox позволит вам легко редактировать PDF-документы, и вы сможете создавать новые счета по шаблону несколькими щелчками. Благодаря управлению версиями вы сможете отслеживать изменения в счетах, что может быть полезно для аудита. Затем вы можете поделиться этими файлами с помощью простой ссылки, а заказчики, поставщики или другие заинтересованные лица смогут получить доступ к этим файлам, даже если у них нет аккаунта Dropbox.

5. Составьте план действий для неоплаченных счетов.

Многие фрилансеры скажут вам, что просроченные и неоплаченные счета, к сожалению, это обычная практика. Связано это может быть со множеством факторов: от того, что счета доставляются не тем людям или отделам, до того, что у заказчиков просто уходит слишком много времени на их обработку.

Поэтому важно разработать план действий на случай неоплаты счетов. Такой план может включать:

• Указание штрафов или процентов за просрочку платежа в вашем контракте с заказчиком
• Запрос оплаты при получении, т. е. заказчики должны оплачивать вам счет сразу, как только они его получат.
• Установление приемлемого периода оплаты, чтобы заказчик мог не торопиться
• Планирование отправки напоминаний заказчикам по электронной почте — например, за семь дней до срока оплаты, в сам день оплаты и через семь дней после срока оплаты — на случай, если ваш счет случайно потерялся в почте заказчика.

Как управлять счетами с помощью Dropbox

Если вы не используете какую-либо программу для выставления счетов, а создаете их вручную в виде документов, Dropbox поможет вам с хранением, систематизацией и отправкой ваших счетов.

Загрузите счета в свой аккаунт Dropbox и моментально синхронизируйте их с вашим устройством. Отправляйте документы прямо из вашего облачного хранилища несколькими щелчками. Или, в случае использования расширенных функций отправки файлов, таких как отслеживание взаимодействия с файлами, отправляйте свои счета с помощью функции Отправка и отслеживание.

Управление счетами — это просто

Ускорьте процесс создания, настройки и отправки счетов с помощью Dropbox.

Dropbox — это ваша централизованная платформа для хранения, редактирования и отправки ваших счетов, которая поможет вам контролировать ваши финансы.