Cómo gestionar la facturación: 5 consejos de gestión de facturas para autónomos

Trabajar como autónomo es un sueño para muchas personas, pero seamos realistas, gestionar las facturas puede ser una pesadilla. Es como un juego interminable de Tetris financiero cuyo objetivo es que todos esos números y fechas límite encajen. Por no hablar del placer que supone tener que perseguir a los clientes que van tarde con los pagos.

Pero, con las herramientas y estrategias adecuadas, puedes agilizar el proceso y conseguir que te paguen más rápido. En este artículo, compartiremos cinco consejos de gestión de facturas que te ayudarán a organizarte y dedicarte a lo que mejor se te da: impresionar a tus clientes y hacer crecer tu negocio.

¿Por qué es importante la gestión de las facturas?

Un proceso eficaz de gestión de facturas os ayuda a ti y a tus clientes a evitar errores costosos en el proceso y el pago de tus facturas . Así evitarás que los pagos de tus servicios o productos se retrasen por errores humanos en la entrada de datos. Como resultado, obtendrás una experiencia de facturación fluida y sin estrés que te permitirá crear relaciones más positivas con tus clientes.

Con las herramientas correctas, la gestión de facturas también puede ayudarte a administrar tu flujo de caja e inventario, y a pronosticar tus finanzas y tu crecimiento.

Cómo gestionar facturas de forma efectiva

Aquí tienes cinco consejos para gestionar tus facturas con eficiencia:

1. Elige el software que mejor se adapte a tus necesidades

El primer paso para una gestión efectiva de las facturas es elegir el mejor software. Algunos clientes prefieren que se les envíen las facturas en unos determinados formatos como, por ejemplo, Word, documentos de Google o PDF, para poder subirlas directamente a su propio sistema de gestión de facturas y poder procesarlas desde allí.

No obstante, para que el proceso sea sencillo para todos, busca un software que te permita crear, administrar y enviar facturas desde un mismo lugar.

Dropbox proporciona una ubicación centralizada para almacenar todas las facturas, lo que facilita el acceso a ellas, su gestión y el poder compartirlas desde cualquier dispositivo y lugar. De esta manera, se elimina la necesidad de almacenamiento físico, como documentos en papel o el almacenamiento del ordenador, que es más propenso a pérdidas o daños.

Además, si buscas una manera de conectar los archivos a tu software de facturación o de gestión de proyectos, ten en cuenta que Dropbox se integra con una gran variedad de herramientas, como ActiveCollab y Xero Tax.

2. Facilítales el pago a tus clientes

No hay nada peor que cuando un cliente se sorprende con una factura. Es importante negociar las condiciones de pago con tu cliente lo antes posible, idealmente antes de comenzar cualquier trabajo. Así podrás dejar claro cómo prefieres que te realice el pago, para facilitárselo al máximo.

Un proceso de pago sencillo es beneficioso para todos: el cliente podrá ahorrarse algunas de las tareas tediosas relacionadas con el procesamiento de facturas y tú podrás mejorar tu flujo de caja, ya que recibirás los pagos más rápido.

Los métodos de pago electrónico, como Stripe y PayPal son más seguros que los pagos en efectivo tradicionales. También son mucho más rápidos que enviar transferencias bancarias a través de la banca online.

3. Automatiza el proceso

Una herramienta de gestión de facturas digital puede ayudarte a evitar muchos de los posibles errores que son tan comunes en las facturas en papel. Podrás enviar las facturas directamente al cliente desde tu herramienta de facturación en lugar de enviarlas por correo y que acaben en el limbo.

Si necesitas que tus facturas se firmen, una herramienta como Dropbox Sign puede ayudarte a acelerar el proceso automatizando gran parte de él. Puedes crear plantillas reutilizables y formularios rellenados previamente para personalizarlos y enviárselos al cliente para que los firme electrónicamente. Recibirás notificaciones por correo electrónico cuando el cliente consulte, abra o firme la factura.

4. Ahorra tiempo con plantillas personalizadas

Si necesitas facturar pagos periódicos o proyectos recurrentes para tus clientes, usar plantillas te ahorrará mucho tiempo y esfuerzo.

De esta manera, se autocompletará la información que hubieras tenido que escribir manualmente una y otra vez si no usaras las plantilla. Añadir el logotipo de tu marca y personalizar el estilo de tus plantillas también garantiza que tus clientes reconozcan mejor tus facturas.

Si no necesitas que tus facturas se firmen, con Dropbox puedes editar fácilmente documentos PDF y crear facturas a partir de plantillas con unos pocos clics. El control de versiones te permite realizar un seguimiento de los cambios en las facturas, lo cual puede resultar útil para la auditoría. Puedes compartir los archivos con un sencillo enlace y los clientes, los proveedores y el resto de las partes interesadas podrán acceder a ellos incluso aunque no tengan una cuenta de Dropbox.

5. Ten un plan para los impagos

Muchos autónomos te dirán que, lamentablemente, las facturas vencidas e impagadas son bastante habituales. Hay una multitud de factores que pueden causar que una factura no se pague: desde un error de entrega a las personas o departamentos adecuados hasta la falta de tiempo de los clientes para procesarlas.

Por esta razón, es importante contar con un plan para impagos, que podría incluir lo siguiente:

• La estipulación de cualquier tarifa de mora o carga de intereses en el contrato con el cliente.
• La solicitud del pago en cuanto el cliente reciba la factura.
• El establecimiento de un periodo de pago razonable para que el cliente tenga algo más de margen.
• Programación de recordatorios para que se envíen al cliente por correo electrónico (por ejemplo, siete días antes de la fecha límite de pago, el mismo día que venza el pago y siete días después), por si la factura se ha perdido accidentalmente entre los correos del cliente.

Cómo gestionar facturas con Dropbox

Si no utilizas software de facturación, sino que creas las facturas manualmente como documentos, Dropbox puede ser una forma útil de almacenarlas, organizarlas y compartirlas.

Sube facturas a tu cuenta de Dropbox y sincronízalas instantáneamente en tus dispositivos. Comparte documentos directamente desde tu almacenamiento en la nube con unos pocos clics. Y, si necesitas funciones avanzadas para enviar archivos, como el seguimiento de la interacción con el contenido, envía tus facturas con Enviar y hacer seguimiento.

Gestión de facturas simplificada

Acelera el proceso de creación, personalización y envío de facturas con Dropbox.

Con Dropbox puedes almacenar, editar y compartir tus facturas de forma centralizada a fin de tenerlo todo organizado y estar al tanto de tus finanzas.