Så här hanterar du fakturering: Fem tips på fakturahantering för frilansare

Att frilansa är en dröm för många, men ärligt talat kan fakturorna ge mardrömmar. Det är som en oändlig omgång finansiell Tetris att försöka pussla ihop alla dessa siffror och förfallodatum. Och glöm inte bort nöjet i att jaga efter kunder som inte betalat i tid.

Men med rätt verktyg och strategier kan du effektivisera processen och få betalt snabbare. I den här artikeln delar vi med oss av fem tips på fakturahantering som hjälper dig att hålla ordning och kunna återgå till det du gör bäst – att imponera på kunder och få ditt företag att växa.

Varför är fakturahantering viktigt?

En effektiv process för hur du hanterar fakturor hjälper både dig och dina kunder att förebygga dyra misstag under behandlingen och betalningen av fakturor. På så sätt undviker du sena betalningar för dina produkter eller tjänster på grund av mänskliga fel vid inmatning av data. Resultatet blir en smidig och stressfri fakturaupplevelse som bygger positiva relationer med dina kunder.

Om fakturahanteringen är utrustad med lämpliga verktyg kan du även få hjälp med att hantera ditt kassaflöde och lager samt få tillgång till ekonomi- och tillväxtprognoser.

Så hanterar du fakturor effektivt

Här kommer fem tips på hur du hanterar dina fakturor på ett effektivt sätt:

1. Välj den programvara som passar dig bäst

Första steget mot en effektiv fakturahantering är att välja den bästa programvaran. Vissa kunder föredrar att fakturorna skickas till dem som ett Word-, Google Doc- eller PDF-dokument så att de kan ladda upp och hantera dem i sitt eget fakturahanteringssystem.

Men för att göra processen så enkel som möjligt för alla bör du hitta ett program som låter dig skapa, hantera och skicka dina fakturor från ett ställe.

Dropbox tillhandahåller en centraliserad plats där alla fakturor kan lagras, vilket gör det enklare att nå, hantera och dela dem från vilken enhet som helst, var som helst. Detta eliminerar behovet av fysisk lagring, som pappersfiler eller lokal lagring på datorn, där risken för förlust eller skada är påtagligare.

Om du letar efter ett sätt att koppla dina filer till ditt fakturerings- eller projekthanteringsprogram kan Dropbox integreras med flera sådana verktyg, som ActiveCollab och Xero Tax.

2. Gör det enkelt för dina kunder att betala dig

Det finns inget värre än en kund som överraskas av en faktura. Det är viktigt att prata med kunderna om betalningsvillkoren så tidigt som möjligt – helst innan du påbörjar jobbet. På så sätt kan du tydliggöra vilket betalningssätt du föredrar, så att det blir så enkelt som möjligt för kunden när det är dags att betala.

En enkel betalningsprocess gynnar alla. Kunderna kan minska några av sina tidskrävande uppgifter som ingår i att behandla fakturor, och du kan förbättra ditt kassaflöde genom att få betalt snabbare.

Elektroniska betalningsmetoder, som Stripe och PayPal, är säkrare än traditionella kontantbetalningar. Dessutom går det betydligt snabbare än att genomföra en banköverföring via internetbanken.

3. Automatisera processen

Med ett digitalt verktyg för fakturahantering kan du undvika många potentiella fel som är vanliga vid pappersfakturering. Dina fakturor kan skickas direkt till kunden från ditt faktureringsverktyg utan att försvinna i posten.

Om du behöver samla underskrifter till dina fakturor kan ett verktyg som Dropbox Sign skynda på detta genom att automatisera stora delar av processen. Du kan skapa återanvändbara mallar och förifyllda formulär som du kan anpassa och skicka till kunderna för en e-signatur. Du kommer att få ett e-postmeddelande när kunden har tittat på, öppnat eller signerat fakturan.

4. Spara tid med anpassade mallar

Om du behöver fakturera kunderna för återkommande betalningar eller regelbundna projektarbeten kan en mall spara dig mängder av tid och energi.

På så sätt är den information som du skulle ha matat in manuellt om och om igen redan ifylld. Om du lägger till din varumärkeslogo och anpassar utseendet på mallarna kommer kunderna lättare känna igen fakturorna.

Om du inte behöver underskrifter på dina fakturor kan du enkelt redigera PDF-dokument med Dropbox, så att du kan skapa nya fakturor från en mall med bara några klick. Med versionskontroll kan du spåra ändringar i fakturor, vilket kan vara användbart för revisionen. Då kan du dela filerna med en enkel länk, och kunder, leverantörer och andra intressenter kan få tillgång till filerna även om de inte har ett Dropbox-konto.

5. Ha en plan för obetalda fakturor

Tyvärr vittnar många frilansare om att försenade eller obetalda fakturor är mer regel än undantag. Det finns en mängd anledningar till detta, allt från fakturor som inte levererats till rätt person eller avdelning till kunder som helt enkelt är för upptagna för att behandla dem.

På grund av detta är det viktigt att ha en färdig process för uteblivna betalningar. Detta kan inkludera att:

• ange en förseningsavgift eller räntekostnad i kontraktet med kunden
• begära betalning vid mottagandet, vilket innebär att kunden ska betala dig så snart hen fått fakturan
• sätta en rimlig betalningsperiod så att kunden inte behöver känna sig stressad
• schemalägga påminnelser som skickas till kunden via e-post – till exempel sju dagar före förfallodatum, på själva förfallodatumet och sju dagar efter förfallodatum – om det skulle vara så att fakturan råkat försvinna i kundens inkorg.

Så hanterar du fakturor med Dropbox

Om du inte använder ett faktureringsprogram utan hellre skapar fakturorna manuellt som dokument kan Dropbox vara ett användbart sätt att lagra, organisera och dela dem.

Ladda upp fakturor till ditt Dropbox-konto och få dem synkade direkt till dina enheter. Dela dokument direkt från din molnlagring med några få klick. För mer avancerade filsändningsfunktioner som engagemangsspårning kan du skicka fakturorna med Skicka och spåra.

Enkel fakturahantering

Skynda på processen med att skapa, anpassa och skicka fakturor med Dropbox.

Dropbox fungerar som ett centralt nav där du kan lagra, redigera och dela fakturor för att hålla ordning och reda på din ekonomi.