Захист паролем не є чимось новим, але багато компаній використовують цей спосіб неправильно. Можна зашифрувати документи чи електронні таблиці у власному офісному пакеті, але як бути з незнайомими файлами чи папками?
Зображення, відеозаписи, графічні файли та бази даних не мають однакового захисту. Але помістіть їх у свою Обліковку Dropbox і встановіть статус файлів, захищених паролем, — і ви досягнете цієї мети.
Загроза є дуже реальною для таких речей, як фінансові дані, а також особиста інформація клієнтів. Дізнайтеся більше про те, як захистити особисту інформацію в інтернеті та керувати даними без зайвих турбот.
Навіщо захищати свої файли паролем?
Причини можуть бути різні: від простого збентеження та необхідності виконувати незручний дзвінок до втрати конкурентної переваги вашого бізнесу. Інакше можливі, наприклад, такі проблеми:
- Утрата переваг: якщо бізнес-плани, ідеї щодо продуктів, маркетингові стратегії чи фінансові дані потраплять у чужі руки, вони можуть бути використані проти вас. Установлення пароля може забезпечити вам перевагу.
- Утрата довіри: чи надали б ви свої дані компанії, яка не захищає особисту інформацію, навіть просто звичайну адресу? І ми б не робили цього. Так само й клієнти.
- Позаштатні ситуації: друкарська помилка в адресі електронної пошти, необережність у написанні посилання та інші неточності можуть статися випадково, але якщо ви захистите файл паролем, більшість помилок стане спірною.
- Зламування пристрою: не можна просто покладатися на пароль свого пристрою, щоб захистити свої дані. Але, захистивши паролем файли Dropbox, ви підвищуєте рівень безпеки всього бізнесу.
- Порушення питань нормативного дотримання: через уразливості безпеки легко натрапити на санкції з боку регуляторних органів, що може мати такі наслідки для вашого бізнесу, як штрафи або навіть судові позови. Пароль дає змогу застрахуватися від цих випадків.
Dropbox дає змогу захищати паролем файли та папки від усіх пристроїв Це полегшує надання спільного доступу до даних та співпрацю в проєктах. Оберіть тарифний план і почніть захищати паролем свої файли.
У звіті Harvard Business Review ідеться, що компанії, дані яких було зламано, відстають за показниками NASDAQ на 11,9% за 2 роки, отже, економічний ефект від безпеки даних і захисту паролем є очевидним.
Існує безліч причин для захисту ваших файлів паролем, але головна причина бізнесу полягає в тому, що це також допомагає захистити ваші фінанси та репутацію.
Як захистити паролем файли та папки у Windows
Ви можете захищати паролем документи у своєму офісному пакеті на пристрої з Windows. Існують інструкції від Microsoft, що містять таку інформацію:
- Відкрийте документ, оберіть Файл, Інформація, Захистити документ, а потім Зашифрувати паролем.
- Уведіть пароль, після чого введіть його ще раз для підтвердження.
- Збережіть файл, щоб переконатися, що пароль установлено.
Також можна встановити пароль для папок у Windows, виконавши такі дії:
- Клацніть правою кнопкою миші на папці у Windows Explorer.
- Оберіть Властивості.
- Оберіть Загальні, потім натисніть кнопку Додаткові в розділі Атрибути.
- Установіть прапорець Зашифрувати вміст для захисту даних.
- Поверніться до папки і ви побачите маленький жовтий замок на піктограмі кожного файлу.
Тепер ваша папка буде захищена паролем. Це працює на рівні обліковки, тому під час використання Windows ваші файли автоматично розшифровуються.
Важливо зауважити, що використання Windows для захисту файлів або папок паролем може мати деякі недоліки порівняно з використанням Dropbox. Захист паролем обмежений окремим пристроєм Windows і обліковкою, що робить його менш ефективним для доступу до файлів з іншого пристрою або спільного використання. Неавторизований доступ до вашої обліковки Windows також може обійти захист паролем, ставлячи під загрозу безпеку файлів.
Однак, незважаючи на ці недоліки, захисту Windows паролем може бути достатньо для нескладних завдань.
Як захистити паролем файли та папки в Mac
Ви можете захистити файли паролем у багатьох програмах, як-от Notes, Pages і Numbers. Щоб захистити паролем файл на пристрої Mac, відкрийте файл, а потім спробуйте зробити в програмі таке:
- Оберіть меню Файл у верхньому лівому куті екрана.
- Оберіть Установити пароль.
- Заповніть інформацію, а потім натисніть Задати пароль.
Також можна встановити пароль для папок у Mac, виконавши такі дії:
- Відкрийте Дискову утиліту з папки Програми.
- Перейдіть до Файлу та натисніть Нове зображення, а потім Зображення з папки.
- Оберіть папки, які потрібно захистити паролем, і натисніть Обрати.
- Уведіть назву файлу та оберіть розташування для файлу .dmg, потім оберіть 128-розрядне шифрування AES або 256-розрядне шифрування AES і натисніть Зберегти.
- Уведіть пароль і підтвердьте його, потім клацніть Обрати
а. Також можна натиснути на піктограму ключа, щоб дозволити macOS самостійно створити міцний пароль. - У розкривному меню Формат зображення оберіть Читання/запис — це дасть змогу додавати або вилучати файли пізніше.
- Натисніть Зберегти, щоб дискова утиліта виконала шифрування папки.
Захищений образ диска знаходиться в обраному вами місці. Відкрийте файл .dmg і введіть пароль для доступу до папки, де ви можете керувати її вмістом. Видаліть початкові папки, якщо необхідно.
Як і у випадку з Windows, захист паролем на Mac має схожі недоліки. Надійні функції безпеки в Dropbox роблять його ідеальним вибором, якщо ви не впевнені, як захистити будь-який файл, папку чи інформацію, — і це все легко виконати на іншому пристрої чи ОС безпосередньо з вашої обліковки.
Швидкий, простий і потужний захист паролем у Dropbox
Вищенаведені поради для пристроїв Mac або Windows стануть чудовим рішенням, якщо вам потрібно знати, як захистити паролем файл або папки на вашому комп’ютері. Але що робити, якщо ви хочете зберегти ці дані будь-де в іншому просторі або надати спільний доступ до них? Що ж, захист або спільний доступ до будь-яких типів файлів чи папок наявний у Dropbox — у такий спосіб, як Windows і Mac просто не вміють.
Із Dropbox — це простіше. Не тільки для зберігання або синхронізації, але й для того, щоб зберегти ваші дані в безпеці та під вашим контролем незалежно від їхнього місцезнаходження. Дізнайтеся, як Dropbox допомагає в керуванні та обробці конфіденційних даних:
- Додайте захист паролем до будь-якого файлу: можна захистити дані паролем, щоб контролювати осіб, які зможуть переглядати вашу інформацію. Для перегляду чи завантаження файлу їм доведеться ввести пароль.
- Двохетапна перевірка: двохетапну перевірку легко додати до обліковки Dropbox, що забезпечить найкращий рівень захисту для всіх даних, які ви можете зберігати там.
- Установити дозволи на посилання: із Dropbox легко встановлювати дозволи та паролі чи визначати термін дії посилань — отже, ви зможете чітко контролювати доступ до файлів у всій вашій організації.
Dropbox гарантує такий рівень безпеки, де пароль є лише частиною багатоступеневого захисту. Докладніше про шифрування даних і те, як Dropbox захищає ваш уміст.
Керуйте доступом до ваших даних за допомогою захисту паролем від Dropbox
Усе, що ви зберігаєте в Dropbox, уже має кілька рівнів захисту, а захист із додаванням пароля дає змогу створити «стіну в стіні» — для чіткого контролю всіх ваших файлів.
Щоразу, коли ви передаєте файли чи папки або надаєте спільний доступ до них за допомогою Dropbox, ви можете додати до них пароль. Це просте завдання на будь-якому пристрої чи ОС— усе можна виконати у вашій обліковці лише за кілька кліків.