Perlindungan kata sandi bukanlah hal baru, tetapi banyak perusahaan yang tidak melakukannya dengan benar. Anda dapat mengenkripsi dokumen atau spreadsheet di office suite Anda—tetapi bagaimana dengan file atau folder asing?
Format file gambar, video, grafik, dan database tidak memiliki perlindungan yang sama. Namun, masukkan file tersebut ke akun Dropbox Anda dan atur file tersebut sebagai file yang dilindungi kata sandi—dan itu sudah selesai.
Ancaman ini sangat nyata terhadap hal-hal seperti data keuangan, dan juga informasi pribadi pelanggan. Pelajari lebih lanjut tentang cara melindungi informasi pribadi secara online dan mengelola data Anda tanpa rasa khawatir.
Mengapa saya harus melindungi file saya dengan kata sandi?
Alasannya mencakup segala hal mulai dari rasa malu dan harus melakukan panggilan yang canggung, hingga kehilangan keunggulan kompetitif bisnis Anda. Jika tidak, berikut beberapa masalah yang mungkin Anda alami:
- Kehilangan keuntungan: Jika rencana bisnis, ide produk, strategi pemasaran, atau data keuangan jatuh ke tangan yang salah, mereka dapat memanfaatkannya untuk merugikan Anda. Menambahkan kata sandi dapat memberi Anda keunggulan.
- Kehilangan kepercayaan: Apakah Anda akan memberikan detail Anda kepada perusahaan yang tidak melindungi informasi pribadi, meskipun hanya alamat sederhana? Kami juga tidak. Pelanggan Anda juga tidak.
- Kecelakaan: Kesalahan ketik pada alamat email, tautan yang salah dibagikan, dan kesalahan lainnya dapat terjadi tanpa disengaja—tetapi jika Anda melindungi file dengan kata sandi, sebagian besar kesalahan dapat diperdebatkan.
- Kompromi perangkat: Anda tidak bisa hanya mengandalkan kata sandi perangkat untuk menjaga keamanan data Anda. Namun, ketika Anda melindungi file Dropbox dengan kata sandi, Anda menambahkan lapisan keamanan di seluruh bisnis.
- Kegagalan kepatuhan: Sangat mudah untuk melanggar peraturan melalui keamanan yang lemah, yang dapat menimbulkan konsekuensi bagi bisnis Anda seperti denda, atau bahkan tindakan hukum. Kata sandi melindungi terhadap hal ini.
Dropbox memungkinkan Anda melindungi file dan folder dengan kata sandi di semua perangkat. Hal ini mempermudah berbagi data dan berkolaborasi dalam proyek. Pilih paket dan mulai lindungi file Anda dengan kata sandi.
Sebuah laporan di Harvard Business Review mengatakan bahwa perusahaan yang dibobol memiliki kinerja buruk di NASDAQ sebesar 11,9% setelah 2 tahun—sehingga dorongan ekonomi untuk keamanan data dan perlindungan kata sandi sudah jelas.
Ada banyak sekali alasan untuk melindungi file Anda dengan kata sandi—tetapi alasan bisnis yang penting adalah kata sandi juga dapat membantu melindungi keuangan dan reputasi Anda.
Cara melindungi file atau folder dengan kata sandi di Windows
Anda dapat melindungi dokumen dengan kata sandi di office suite Anda pada mesin Windows. Ada beberapa instruksi dari Microsoft sebagai berikut:
- Buka dokumen, pilih File, Info, Lindungi Dokumen, lalu Enkripsi dengan Kata Sandi
- Masukkan kata sandi, lalu masukkan lagi untuk mengonfirmasi
- Simpan file Anda untuk memastikan kata sandi telah diatur
Anda juga dapat mengatur kata sandi untuk folder di Windows menggunakan langkah-langkah berikut:
- Klik kanan pada folder di Windows Explorer
- Pilih Properti
- Buka Umum, lalu klik tombol Lanjutan di bawah bagian Atribut
- Centang Enkripsi Konten untuk Mengamankan Data
- Kembali ke folder Anda dan Anda akan melihat kunci kuning kecil di setiap ikon file
Folder Anda sekarang akan dilindungi kata sandi. Ini berfungsi pada tingkat akun, jadi saat menggunakan Windows, file Anda secara otomatis didekripsi.
Penting untuk dicatat bahwa menggunakan Windows untuk melindungi file atau folder dengan kata sandi mungkin memiliki beberapa kelemahan dibandingkan menggunakan Dropbox. Perlindungan kata sandi terbatas pada mesin dan akun Windows tertentu, sehingga kurang efektif untuk mengakses file dari perangkat berbeda atau membagikannya. Akses tidak sah ke akun Windows Anda juga dapat melewati perlindungan kata sandi, sehingga membahayakan keamanan file.
Namun, terlepas dari kekurangan ini, perlindungan kata sandi Windows masih cukup untuk tugas-tugas sederhana yang tidak rumit.
Cara melindungi file atau folder dengan kata sandi di Mac
Anda dapat melindungi file dengan kata sandi di banyak aplikasi seperti Notes, Pages, dan Numbers. Untuk melindungi file dengan kata sandi di Mac, buka file Anda—lalu coba yang berikut dalam aplikasi:
- Pilih menu File, di sudut kiri atas layar Anda
- Pilih Atur Kata Sandi
- Isi informasi, lalu klik Atur Kata Sandi
Anda juga dapat melindungi folder dengan kata sandi di Mac dengan petunjuk berikut:
- Buka Utilitas Disk dari folder Aplikasi Anda
- Buka File lalu klik Gambar Baru, lalu Gambar dari Folder
- Pilih folder yang ingin Anda lindungi dengan kata sandi lalu klik Pilih
- Ketikkan nama file dan pilih lokasi untuk file .dmg, lalu pilih enkripsi 128-bit AES atau enkripsi 256-bit AES kemudian klik Simpan
- Masukkan kata sandi dan verifikasi, lalu klik Pilih
a. Anda juga dapat mengeklik ikon kunci agar MacOS dapat membuatkan kata sandi yang kuat untuk Anda - Di dropdown Format Gambar, pilih baca/tulis—ini memungkinkan Anda menambah atau menghapus file nanti
- Klik Simpan, dan biarkan Utilitas Disk mengenkripsi folder tersebut
Gambar disk yang dilindungi ada di lokasi yang Anda pilih. Buka file .dmg dan masukkan kata sandi untuk mengakses folder—tempat Anda dapat mengelola isinya. Hapus folder awal jika Anda mau.
Seperti halnya Windows, ada kelemahan serupa pada perlindungan kata sandi di Mac. Fitur keamanan yang kuat di Dropbox menjadikannya opsi sempurna jika Anda tidak yakin bagaimana cara melindungi file, folder, atau informasi apa pun—dan hal ini mudah dilakukan di perangkat atau OS lain, langsung dari akun Anda.
Perlindungan kata sandi yang cepat, sederhana, dan kuat dengan Dropbox
Kiat di atas untuk perangkat Mac atau Windows sangat bagus jika Anda perlu mengetahui cara melindungi file atau folder dengan kata sandi di komputer lokal Anda, tetapi bagaimana jika Anda ingin menyimpan data tersebut di tempat lain atau membagikannya, apa yang harus Anda lakukan? Ya, Anda bisa melindungi atau berbagi semua jenis file atau folder di Dropbox—dengan cara yang tidak bisa dilakukan Windows dan Mac.
Semuanya lebih mudah dengan Dropbox. Tidak hanya penyimpanan atau sinkronisasi, tetapi untuk menjaga data Anda tetap aman dan dalam kendali Anda—di mana pun berada. Berikut cara Dropbox membantu Anda mengelola/menangani data sensitif:
- Tambahkan perlindungan kata sandi ke file apa pun: Anda dapat melindungi data dengan kata sandi untuk mengontrol siapa yang melihat informasi Anda. Sebelum siapa pun dapat melihat atau mengunduh file, mereka harus memasukkan kata sandi.
- Verifikasi dua langkah: Sangat mudah untuk menambahkan verifikasi dua langkah untuk akun Dropbox Anda, yang memberi Anda tingkat perlindungan terbaik untuk apa pun yang Anda simpan di sana.
- Tetapkan izin pada tautan: Sangat mudah untuk mengatur izin, tambahkan kata sandi, dan tetapkan tanggal kedaluwarsa pada tautan dengan Dropbox—sehingga Anda dapat mengontrol akses file di seluruh organisasi Anda dengan tepat.
Dropbox memberi Anda tingkat keamanan, di mana kata sandi hanyalah salah satu bagian dari pertahanan multi-cabang. Pelajari lebih lanjut tentang enkripsi data dan bagaimana Dropbox melindungi konten Anda.
Kontrol siapa yang melihat apa dengan perlindungan kata sandi untuk file apa pun
Apa pun yang Anda simpan di Dropbox sudah memiliki beberapa lapisan perlindungan, dan menambahkan perlindungan kata sandi memungkinkan Anda membangun dinding di dalam dinding—untuk kontrol yang tepat atas semua file Anda.
Setiap kali Anda mengunggah atau berbagi file atau folder menggunakan Dropbox, ada opsi untuk menambahkan kata sandi. Sangat mudah untuk melakukannya di perangkat atau OS apa pun—semuanya dalam akun Anda, hanya dengan beberapa klik.