วิธีปกป้องทุกๆ ไฟล์ด้วยรหัสผ่าน

การปกป้องด้วยรหัสผ่านนั้นไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่บริษัทหลายแห่งกลับทำได้ไม่ถูกต้อง คุณสามารถเข้ารหัสเอกสารหรือสเปรดชีตในชุดโปรแกรมสำนักงานของคุณได้ แต่ไฟล์หรือโฟลเดอร์ที่ไม่คุ้นเคยล่ะ

ไฟล์รูปภาพ วิดีโอ กราฟิก และรูปแบบไฟล์ฐานข้อมูลนั้นไม่ได้มีการปกป้องเช่นนี้ แต่เพียงแค่คุณใส่ไฟล์เหล่านั้นไว้ในบัญชี Dropbox ของคุณและตั้งค่าไฟล์เป็นแบบปกป้องด้วยรหัสผ่าน แค่นี้ก็เรียบร้อย

ภัยคุกคามนั้นมีโอกาสอย่างมากที่จะเกิดขึ้นได้จริงกับข้อมูลต่างๆ เช่น ข้อมูลทางการเงิน และยังรวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าด้วย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลทางออนไลน์ และจัดการข้อมูลของคุณอย่างไร้กังวล

เหตุใดฉันจึงควรปกป้องไฟล์ของฉันด้วยรหัสผ่าน

เหตุผลนั้นเป็นได้ทุกอย่างตั้งแต่คุณแค่รู้สึกอายและการต้องตัดสินใจเรื่องน่าลำบากใจ ไปจนถึงการสูญเสียความได้เปรียบทางการแข่งขันของธุรกิจของคุณ หากคุณไม่ใช้วิธีนี้ ก็อาจจะเจอปัญหาบางประการต่อไปนี้ได้

• การสูญเสียความได้เปรียบ: หากแผนธุรกิจ ไอเดียเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ กลยุทธ์ทางการตลาด หรือข้อมูลทางการเงินตกไปอยู่ในมือของผู้ไม่หวังดี พวกเขาสามารถใช้ข้อมูลเหล่านี้โจมตีคุณได้ การเพิ่มรหัสผ่านจะช่วยให้คุณถือไพ่เหนือกว่าได้
• การสูญเสียความไว้วางใจ: คุณจะให้รายละเอียดของคุณแก่บริษัทที่ไม่ได้ปกป้องข้อมูลส่วนบุคคล แม้กระทั่งข้อมูลที่อยู่ธรรมดาๆ หรือไม่ เราก็คงจะไม่ให้เช่นกัน ลูกค้าของคุณก็คงจะเป็นเช่นนั้นด้วย
• อุบัติเหตุ: การพิมพ์ที่อยู่อีเมลผิด ลิงก์ที่เผลอแบ่งปันผิด และข้อผิดพลาดอื่นๆ สามารถเกิดขึ้นได้โดยไม่ได้ตั้งใจ แต่หากคุณปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่านแล้วล่ะก็ ข้อผิดพลาดส่วนใหญ่ก็ไม่ใช่เรื่องน่ากังวล
• การบุกรุกเข้าอุปกรณ์: คุณไม่สามารถพึ่งพาเพียงแค่รหัสผ่านของอุปกรณ์เพื่อรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยได้ แต่เมื่อคุณปกป้องไฟล์ Dropbox ด้วยรหัสผ่าน คุณจะเพิ่มระดับการรักษาความปลอดภัยให้ธุรกิจได้ทั่วทั้งหมด
• ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนด: การละเมิดข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลสามารถเกิดขึ้นได้ง่ายๆ เมื่อคุณมีการรักษาความปลอดภัยที่หละหลวม ซึ่งอาจมีผลกระทบต่อธุรกิจของคุณ เช่น ค่าปรับ หรือแม้แต่การดำเนินการทางกฎหมาย รหัสผ่านจะช่วยป้องกันความเสี่ยงนี้

Dropbox ช่วยให้คุณใช้การปกป้องด้วยรหัสผ่านกับไฟล์และโฟลเดอร์ได้จากทุกอุปกรณ์ ซึ่งช่วยทำให้แบ่งปันข้อมูลและทำงานโปรเจ็กต์ร่วมกันได้ง่ายยิ่งขึ้น เลือกแผนบริการและเริ่มปกป้องไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่านเลย

รายงานในนิตยสาร Harvard Business Review ระบุว่าบริษัทที่ถูกละเมิดข้อมูลนั้นมีผลตอบแทนน้อยกว่าดัชนีชี้วัดในตลาดหลักทรัพย์ NASDAQ ถึง 11.9% หลังจาก 2 ปี สิ่งนี้ชี้ให้เห็นอย่างชัดเจนถึงแรงผลักดันทางเศรษฐกิจสำหรับความปลอดภัยของข้อมูลและการปกป้องด้วยรหัสผ่าน

มีเหตุผลมากมายที่คุณควรปกป้องไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่าน แต่เหตุผลทางธุรกิจที่สำคัญคือสิ่งนี้จะช่วยปกป้องทั้งการเงินและชื่อเสียงของคุณด้วย

วิธีปกป้องไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านบน Windows

คุณสามารถใช้รหัสผ่านปกป้องเอกสารในชุดโปรแกรมสำนักงานบนเครื่อง Windows ได้ โดยมีคำแนะนำจาก Microsoft อยู่บางประการ ซึ่งระบุไว้ดังต่อไปนี้

1. เปิดเอกสารของคุณขึ้นมา เลือก File (ไฟล์), Info (ข้อมูล) และ Protect Document (ป้องกันเอกสาร) จากนั้นเลือก Encrypt with Password (เข้ารหัสลับด้วยรหัสผ่าน)
2. ใส่รหัสผ่าน จากนั้นใส่รหัสอีกครั้งเพื่อยืนยัน
3. บันทึกไฟล์ของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าได้ตั้งรหัสผ่านแล้ว

นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้งรหัสผ่านสำหรับโฟลเดอร์บน Windows ได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้

1. คลิกขวาที่โฟลเดอร์ใน Windows Explorer
2. เลือก Properties (คุณสมบัติ)
3. ไปที่ General (ทั่วไป) จากนั้นคลิกปุ่ม Advanced (ขั้นสูง) ที่อยู่ใต้ส่วน Attributes (แอตทริบิวต์)
4. ทำเครื่องหมายถูกตรง Encrypt Contents to Secure Data (เข้ารหัสลับเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูล)
5. กลับไปที่โฟลเดอร์ของคุณแล้วคุณจะเห็นแม่กุญแจสีเหลืองเล็กๆ บนแต่ละไอคอนไฟล์

ตอนนี้โฟลเดอร์ของคุณจะได้รับการปกป้องด้วยรหัสผ่านแล้ว ซึ่งวิธีนี้จะใช้ได้ในระดับบัญชี ดังนั้นในขณะที่ใช้ Windows ไฟล์ของคุณจะถูกถอดรหัสโดยอัตโนมัติ

โปรดทราบว่าการใช้ Windows เพื่อปกป้องไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านอาจมีข้อเสียบางประการเมื่อเทียบกับการใช้ Dropbox การปกป้องด้วยรหัสผ่านนั้นจะจำกัดอยู่เฉพาะกับเครื่องและบัญชี Windows ที่กำหนด ทำให้การเข้าถึงไฟล์จากอุปกรณ์ต่างๆ หรือการแบ่งปันไฟล์เหล่านั้นมีประสิทธิภาพน้อยลง นอกจากนี้ การเข้าถึงบัญชี Windows ของคุณโดยไม่ได้รับอนุญาตยังสามารถเลี่ยงการปกป้องด้วยรหัสผ่านได้ ซึ่งทำให้ความปลอดภัยของไฟล์ลดลง

อย่างไรก็ตาม แม้ว่าจะมีข้อเสียเหล่านี้ แต่การปกป้องด้วยรหัสผ่านของ Windows ก็ยังคงเพียงพอสำหรับงานง่ายๆ ที่ไม่ซับซ้อน

วิธีปกป้องไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านบน Mac

คุณสามารถปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่านได้บนแอปมากมาย เช่น Notes, Pages และ Numbers หากต้องการปกป้องไฟล์ด้วยรหัสผ่านบน Mac ให้เปิดไฟล์ของคุณขึ้นมา จากนั้นลองทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ภายในแอป

1. เลือกเมนู File (ไฟล์) ที่มุมซ้ายบนของหน้าจอ
2. เลือก Set Password (ตั้งรหัสผ่าน)
3. กรอกข้อมูล แล้วคลิก Set Password (ตั้งรหัสผ่าน)

นอกจากนี้ คุณยังสามารถปกป้องโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านบน Mac ได้ โดยให้ทำตามคำแนะนำต่อไปนี้

1. เปิด Disk Utility (ยูทิลิตี้ดิสก์) จากโฟลเดอร์ Applications (แอปพลิเคชัน) ของคุณ
2. ไปที่ File (ไฟล์) แล้วคลิก New Image (ภาพดิสก์ใหม่) จากนั้นคลิก Image from Folder (ภาพดิสก์จากโฟลเดอร์)
3. เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการปกป้องด้วยรหัสผ่าน จากนั้นคลิก Choose (เลือก)
4. พิมพ์ชื่อไฟล์และเลือกตำแหน่งสำหรับไฟล์ .dmg จากนั้นเลือก 128-bit AES encryption (การเข้ารหัส AES 128 บิต) หรือ 256-bit AES encryption (การเข้ารหัส AES 256 บิต) แล้วคลิก Save (บันทึก)
5. ใส่รหัสผ่านและยืนยัน จากนั้นคลิก Choose (เลือก)
   อีกทั้งคุณยังสามารถคลิกที่ไอคอนรูปกุญแจเพื่อให้ macOS สร้างรหัสผ่านที่รัดกุมให้กับคุณได้
6. ในดร็อปดาวน์ Image Format (รูปแบบภาพดิสก์) ให้เลือก read/write (อ่าน/เขียน) ซึ่งจะช่วยให้คุณเพิ่มหรือลบไฟล์ได้ในภายหลัง
7. คลิก Save (บันทึก) และปล่อยให้ Disk Utility ทำการเข้ารหัสโฟลเดอร์

ดิสก์อิมเมจที่ได้รับการปกป้องจะอยู่ในตำแหน่งที่คุณเลือก เปิดไฟล์ .dmg ขึ้นมา จากนั้นใส่รหัสผ่านเพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์ ซึ่งคุณสามารถจัดการเนื้อหาที่อยู่ในนั้นได้ โดยคุณสามารถลบโฟลเดอร์เริ่มต้นได้หากคุณต้องการ

เช่นเดียวกับ Windows การปกป้องด้วยรหัสผ่านบน Mac ก็มีข้อเสียที่คล้ายคลึงกัน คุณสมบัติการรักษาความปลอดภัยที่แข็งแกร่งใน Dropbox ทำให้โซลูชันนี้เป็นตัวเลือกที่สมบูรณ์แบบหากคุณไม่แน่ใจว่าจะปกป้องไฟล์ โฟลเดอร์ หรือข้อมูลอย่างไร อีกทั้งยังทำได้ง่ายๆ โดยตรงจากบัญชีของคุณบนอุปกรณ์หรือระบบปฏิบัติการอื่น

การปกป้องด้วยรหัสผ่านที่รวดเร็ว ง่ายดาย และมีประสิทธิภาพจาก Dropbox

เคล็ดลับสำหรับอุปกรณ์ Mac หรือ Windows ข้างต้นนั้นมีประโยชน์มากหากคุณต้องการทราบวิธีปกป้องไฟล์หรือโฟลเดอร์ด้วยรหัสผ่านในเครื่องของคุณ แต่หากคุณต้องการจัดเก็บข้อมูลนั้นไว้ที่อื่นหรือแบ่งปันข้อมูลนั้นล่ะ จะทำอย่างไรดี คุณสามารถทำการปกป้องหรือแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้ทุกประเภทใน Dropbox ซึ่งเป็นอะไรที่ Windows และ Mac ไม่สามารถทำได้

ทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้นด้วย Dropbox ไม่ใช่แค่เพื่อให้มีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลหรือการซิงค์เท่านั้น แต่ยังเพื่อเก็บรักษาข้อมูลของคุณให้ปลอดภัยและอยู่ภายใต้การควบคุมของคุณ ไม่ว่าจะอยู่ที่ใดก็ตาม ต่อไปนี้เป็นวิธีที่ Dropbox จะช่วยคุณจัดการ/ดูแลข้อมูลที่ละเอียดอ่อนได้

• เพิ่มการปกป้องด้วยรหัสผ่านให้กับทุกๆ ไฟล์: คุณสามารถปกป้องข้อมูลโดยใช้การปกป้องด้วยรหัสผ่าน เพื่อควบคุมว่าใครบ้างที่จะดูข้อมูลของคุณได้ โดยก่อนที่ใครก็ตามจะสามารถดูหรือดาวน์โหลดไฟล์ได้ พวกเขาจะต้องใส่รหัสผ่านก่อน
• การยืนยันแบบสองขั้นตอน: การเพิ่มการยืนยันแบบสองขั้นตอนให้กับบัญชี Dropbox ของคุณนั้นทำได้โดยง่าย ซึ่งจะให้การปกป้องในระดับที่ดีที่สุดแก่ทุกๆ สิ่งที่คุณอาจจะจัดเก็บไว้ในบัญชี
• ตั้งค่าสิทธิ์บนลิงก์: ตั้งค่าสิทธิ์ เพิ่มรหัสผ่าน และตั้งค่าวันที่หมดอายุของลิงก์ได้อย่างง่ายดายด้วย Dropbox เพื่อให้คุณควบคุมการเข้าถึงไฟล์ทั่วทั้งองค์กรของคุณได้อย่างแม่นยำ

Dropbox นั้นให้การรักษาความปลอดภัยในหลายระดับแก่คุณ โดยที่รหัสผ่านเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการป้องกันแบบหลายชั้น เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการเข้ารหัสข้อมูลและวิธีที่ Dropbox ปกป้องเนื้อหาของคุณ

ควบคุมว่าใครจะดูอะไรได้บ้างด้วยการปกป้องด้วยรหัสผ่านสำหรับทุกๆ ไฟล์

ทุกสิ่งที่คุณจัดเก็บไว้ใน Dropbox มีการปกป้องหลายชั้นอยู่แล้ว และการเพิ่มการปกป้องด้วยรหัสผ่านจะช่วยให้คุณสร้างกำแพงป้องกันซ้อนกำแพงป้องกันอีกชั้นหนึ่ง เพื่อให้คุณควบคุมไฟล์ทั้งหมดของคุณได้อย่างแม่นยำ

เมื่อใดก็ตามที่คุณอัปโหลดหรือแบ่งปันไฟล์หรือโฟลเดอร์โดยใช้ Dropbox คุณจะมีตัวเลือกให้เพิ่มรหัสผ่าน โดยสามารถทำได้ง่ายดายบนทุกอุปกรณ์หรือระบบปฏิบัติการ เพียงไม่กี่คลิกจากภายในบัญชีของคุณ