Passordbeskyttelse er ikke noe nytt, men mange bedrifter gjør det feil. Du kan gjemme dokumenter eller regneark med Office-pakken, men hva med andre filtyper eller mapper?
Formater som bilder, video, grafikkfiler og databasefiler, har ikke samme beskyttelse. Ved å laste dem opp i Dropbox-kontoen og sette et passord på filene, har du gjort jobben.
Dokumenter som økonomisk data og personlig informasjon om kundene, står i fare. Finn ut mer om hvordan du kan beskytte personlig informasjon på nettet og administrer dataene uten bekymring.
Hvorfor skal jeg passordbeskytte filene mine?
Det finnes ulike grunner, og det kan være alt fra flauhet og å måtte ha en klein telefonsamtale, til å miste bedriftens konkurransefortrinn. Hvis du ikke beskytter filene dine, er det noen problemer du kan støte på:
- Tap av fordel: Hvis bedriftsplaner, produktideer, markedsføringsstrategier og økonomisk data faller i gale hender, kan de bli brukt mot deg. Å sette et passord kan gi deg en fordel.
- Tap av tillit: Vil du gi opplysningene dine til en bedrift som ikke beskytter personlig informasjon, selv hvis det bare er en adresse? Det ville ikke vi heller! Det ville heller ikke kundene dine.
- Uhell: En skrivefeil i en e-postadresse, lenke delt på feil måte og andre tabber kan skje – men hvis du beskytter filene dine med passord, kan du enkelt unngå slike feil.
- Kompromittert enhet: Du kan ikke stole på at passordet på enheten din beskytter dataene dine. Ved å passordbeskytte Dropbox-filer, legger du til et ekstra lag med beskyttelse over hele bedriften.
- Overholdelsessvikt: Det er enkelt å havne i konflikt med reguleringsmyndighetene som resultat av svak sikkerhet. Dette kan ha konsekvenser for bedriften din i form av, for eksempel, bøter eller søksmål. Passord beskytter mot dette.
Dropbox gjør det mulig å passordbeskytte filer og mapper på tvers av alle enheter. På den måten er det enklere å dele data og samarbeide om prosjekter. Velg et abonnement og start med å passordbeskytte filene.
En rapport fra Hardvard Business Review forteller at selskap som opplevde brudd, underpresterer på NASDAQ med 11,9 % etter to år – det økonomiske behovet for datasikkerhet og passordbeskyttelse er tydelig.
Det er mange grunner til å passordbeskytte filene, men den viktigste forretningsmessige grunnen er at det kan hjelpe deg med å beskytte økonomien og omdømmet.
Slik passordbeskytter du filer eller mapper på Windows
Du kan passordbeskytte dokumenter med Office-pakken på en Windows-maskin. Dette kan du gjøre ved å følge instruksjoner fra Microsoft nedenfor:
- Åpne dokumentet, velg Fil, Informasjon, Beskytt dokument og deretter Krypter med passord.
- Skriv inn et passord, og deretter skriv det inn igjen for å bekrefte.
- Lagre filen for å sørge for at passordet er opprettet.
Du kan også sette passord på mapper på Windows ved å gjøre følgende:
- Høyreklikk på mappen i Windows Explorer.
- Velg Egenskaper.
- Gå til Generelt, og deretter klikk Avansert-knappen under Attributter-delen.
- Merk av Krypter innhold for å sikre data.
- Gå tilbake til mappen og du vil se en liten gul lås på hvert filikon.
Mappen beskyttes nå med passord. Dette fungerer på kontonivå, så filene dine er automatisk kryptert når du bruker Windows.
Det er viktig å merke seg at å bruke Windows til å passordbeskytte filer og mapper, kan ha noen ulemper sammenlignet med å bruke Dropbox. Passordbeskyttelse er begrenset bare til Windows-maskiner og -kontoer, som gjør det mindre effektivt å få tilgang til filer fra andre enheter eller dele dem. Uautorisert tilgang til Windows-kontoen kan omgå passordbeskyttelse og kompromittere filsikkerheten.
Til tross for ulempene kan Windows' passordbeskyttelse være tilstrekkelig for enkle små oppgaver.
Slik passordbeskytter du filer eller mapper på en Mac
Du kan passordbeskytte filer på mange apper som Notater, Pages og Numbers. Følg instruksjonene nedenfor for å finne ut hvordan du kan passordbeskytte en fil på en Mac.
- Åpne en fil og klikk på Fil-menyen på toppen til venstre.
- Velg Angi passord.
- Fyll inn informasjonen, og deretter klikk Angi passord.
Du kan også passordbeskytte mapper på en Mac ved å gjøre følgende:
- Åpne Diskverktøy fra Apper-mappen.
- Gå til Fil og klikk Ny fil, deretter Fil fra mappe.
- Velg mappen som du ønsker å passordbeskytte og klikk Velg.
- Skriv inn et filnavn og velg plassering for .dmg-filen, og deretter velg enten 128-bit AES-kryptering eller 256-bit AES-kryptering og klikk Lagre.
- Angi og bekreft et passord, deretter klikk Velg.
a. Du kan også klikke på nøkkel-ikonet for å la macOS opprette et sterkt passord for deg. - I Filformat-menyen velg les/skriv som lar deg legge til eller fjerne filer senere.
- Klikk Lagre og la Diskverktøyet kryptere mappen.
Den beskyttede diskfilen er på det lagringsstedet du valgte. Åpne .dmg-filen og skriv inn passordet for å få tilgang til mappen – her kan du administrere innholdet. Slett den opprinnelige mappen hvis ønsket.
Som med Windows, er det lignende ulemper med passordbeskyttelse på Mac. Solide sikkerhetsfunksjoner i Dropbox gjør det til det perfekte alternativet hvis du er usikker på hvordan du beskytter enhver fil, mappe eller informasjon – og det er enkelt å gjøre på en annen enhet eller OS, rett fra kontoen din.
Raske, enkle og kraftige passordbeskyttelser med Dropbox
Tipsene ovenfor for Mac og Windows er hjelpsomme hvis du ønsker å vite hvordan du passordbeskytter en fil eller mappe på maskinen din, men hva hvis du ønsker å lagre data et annet sted eller dele det? Hva gjør man? Du kan beskytte og dele alle fil- og mappetyper i Dropbox, på en måte som Windows og Mac ikke kan.
Det er enklere med Dropbox. Ikke bare når det gjelder lagring eller synkronisering, men for å holde data sikkert og under kontroll uansett hva det er. Slik hjelper Dropbox deg med å administrere/håndtere sensitive data:
- Beskytte enhver fil med passord: Du kan passordbeskytte data for å kontrollere hvem som ser informasjonen. Før noen kan se eller laste ned en fil, må de oppgi passordet.
- To-trinns verifisering: Det er enkelt å legge til to-trinns verifisering til Dropbox-kontoen, noe som gir deg den beste beskyttelsen for alt mulig som lagres.
- Sett tillatelser på lenker: Med Dropbox er det enkelt å sette tillatelser, legge til passord eller sette utløpsdatoer på lenker, noe som gjør at du kan kontrollere tilgang til filer på tvers av hele organisasjonen.
Dropbox tilbyr sikkerhet på flere nivåer, hvor passord er bare én del av et flertrinns forsvar. Finn ut mer om datakryptering og hvordan Dropbox beskytter innhold.
Kontroller hvem ser hva med passordbeskyttelse for filer
Alt du lagrer i Dropbox har allerede flere lag med beskyttelse, men å legge til passordbeskyttelse er som å bygge en vegg innenfor en vegg. Dette gir deg presis kontroll over alle filene.
Hver gang du laster opp eller deler en fil eller en mappe ved å bruke Dropbox, er det et alternativ å legge til et passord. Det er enkelt å gjøre på enhver enhet eller OS – alt på én konto med bare noen få klikk.