เคล็ดลับบริหารจัดการไฟล์ดิจิทัลสำหรับเจ้าของธุรกิจ

สัญญา ภาษี ใบแจ้งยอดของธนาคาร ไฟล์ โฟลเดอร์ วิดีโอ และอื่นๆ อีกมากมาย ไม่ว่าจะเป็นเอกสารแบบกระดาษหรือแบบดิจิทัล การจัดการงานเอกสารและสินทรัพย์ของคุณล้วนเป็นสิ่งที่สำคัญต่อการดำเนินธุรกิจของคุณเอง

โซลูชันพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ทำให้สามารถเก็บทุกอย่างไว้อย่างปลอดภัยไร้กังวลในที่เดียวได้ง่ายขึ้นกว่าเดิมโดยไม่เกะกะออฟฟิศของคุณ และการเก็บทุกอย่างไว้ในที่เดียวยังทำให้คุณสามารถเข้าถึงได้จากหลายอุปกรณ์ในทุกที่ทุกเวลา แต่การเก็บไฟล์และการจัดระเบียบไฟล์นั้นไม่ใช่สิ่งเดียวกัน

การจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลสำคัญอย่างไร

เพื่อให้ธุรกิจขนาดเล็กของคุณสามารถดำเนินไปอย่างราบรื่นตลอดได้ คุณจำเป็นต้องมีความคล่องตัวและพร้อมตอบสนอง หากคุณรับหน้าที่วางแผนงานแต่งงานในฝันให้กับลูกค้า แต่ลูกค้าทำแผนที่นั่งหายไปในนาทีสุดท้าย คุณก็ต้องหาให้เจอโดยด่วน หรือหากได้ถ่ายงานวิดีโอติดต่อกันทั้งวันโดยมีผู้เกี่ยวข้องหลายคนแล้วจำเป็นต้องตัดต่อ การรู้ว่าคลิปไหนเป็นของโปรเจกต์ใดจะทำให้ขั้นตอนการตัดต่อวิดีโอราบรื่นขึ้นมาก

การใช้เวลาจัดการและจัดระเบียบไฟล์ของคุณจะสามารถสร้างความแตกต่างให้กับคุณและลูกค้าได้เป็นอย่างมาก

จะต้องใช้เวลานานเท่าใดในการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลของฉัน

ระยะเวลาของการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลของคุณจะขึ้นอยู่กับปริมาณสิ่งที่คุณต้องจัดระเบียบ หากมีเพียงไม่กี่โปรเจกต์ (หรือคุณเพิ่งเริ่มต้นธุรกิจ) อาจจะไม่ถึงวัน หากมีไฟล์ โฟลเดอร์ และสินทรัพย์ที่เก็บสะสมมานับเดือนหรือนับปี ก็จะใช้เวลาจัดสองสามวัน หรือแบ่งจัดตลอดทั้งสัปดาห์ก็ได้

จริงอยู่ที่การจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลฟังดูวุ่นวาย แต่คุ้มที่จะสร้างแหล่งข้อมูลจริงเพียงแห่งเดียว (Single Source of Truth) ที่คุณสามารถพึ่งพาได้ ลองนึกดูว่างานจะง่ายขึ้นเพียงใดหากสามารถกลับไปดูโปรเจกต์งานสร้างสรรค์เก่าๆ ที่มีชื่อกำกับไว้ชัดเจน และมีสินทรัพย์ทั้งหมดเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียว ที่ดียิ่งกว่านั้นคือการรอรับความสุขที่ถูกมองข้ามจากการได้แบ่งปันโฟลเดอร์ “ขอคืนภาษี 2021/22” ที่มีการจัดระเบียบเรียบร้อยให้กับนักบัญชีของคุณ จากนั้นไม่ต้องทำอะไรและปล่อยให้พวกเขาทำส่วนที่เหลือ

ให้คิดว่าเป็นการจัดการกล่องจดหมายอีเมลของคุณ ซึ่งแรกๆ อาจยุ่งยาก แต่หากจัดการเรียบร้อยก็จะทำให้คุณหาสิ่งต่างๆ ได้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

วิธีการจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลของคุณ

วิธีจัดระเบียบไฟล์ดิจิทัลมีอยู่มากมาย แต่คุณต้องพยายามค้นหาระบบที่เหมาะสำหรับคุณ ไม่มีเหตุผลที่ต้องนำระบบการจัดระเบียบที่ชัดเจนมาใช้หากระบบดังกล่าวทำให้งานช้าลง หรือทำให้คุณหาไฟล์ได้ยากขึ้นในตอนที่จำเป็น 

เพื่อให้คุณมีความพร้อม เราได้รวบรวมเคล็ดลับบริหารจัดการไฟล์ 10 อันดับแรกของเราไว้ให้

1. เลือกพื้นที่สำหรับเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ไว้เพียงที่เดียว
2. ลบหรือเก็บบันทึกไฟล์ซ้ำ
3. สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยโดยมีลำดับชั้นที่ชัดเจน
4. มีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจง
5. ปฏิบัติตามแบบแผนในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ
6. จัดเก็บไฟล์ขณะทำงานเสมอ
7. เก็บเอกสารที่สำคัญที่สุดไว้อย่างปลอดภัย
8. ทำสำเนาดิจิทัลให้กับเอกสารแบบกระดาษ
9. อย่ากลัวที่จะลบไฟล์ที่ไม่ได้ใช้
10. สำรองไฟล์และคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ

1. เลือกพื้นที่สำหรับเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ไว้เพียงที่เดียว

ในฐานะเจ้าของธุรกิจแบบคนเดียว คอมพิวเตอร์ของคุณคงจะเป็นศูนย์รวมสิ่งต่างๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจของคุณอยู่แล้ว จึงเป็นธรรมดาที่คุณจะเก็บไฟล์ โฟลเดอร์ และสินทรัพย์ทั้งหมดของคุณไว้ในนั้น ปัญหาอย่างเดียวก็คือจะเกิดอะไรขึ้นหากคอมพิวเตอร์ของคุณเสียหาย ถูกขโมย หรือสูญหายโดยไม่สามารถเลี่ยงได้ แค่ชั่วพริบตาไฟล์และโฟลเดอร์ที่คุณอุตส่าห์จัดระเบียบก็หายไป คงจะเจ็บปวดน่าดู

บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เป็นตัวเลือกที่มีความปลอดภัยและไว้วางใจได้สำหรับเก็บสินทรัพย์ทั้งหมด เนื่องจากจะเก็บไฟล์และโฟลเดอร์ไว้แบบออนไลน์บนคลาวด์ คุณจึงไม่ต้องกังวลว่าฮาร์ดแวร์ของคุณจะทำให้คุณผิดหวัง และคุณยังสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกอุปกรณ์ในทุกที่ที่คุณต้องการ ดังนั้นหากเกิดเหตุการณ์เลวร้ายขึ้นและแล็ปท็อปของคุณเกิดพังขึ้นมา คุณก็สามารถล็อกอินจากอุปกรณ์อื่นได้และดำเนินงานต่อให้ทันได้

ในทางปฏิบัติ การใช้บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ก็จะทำให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ได้ทุกที่ทุกเวลาที่คุณต้องการ บริการส่วนใหญ่จะเอื้อให้คุณสามารถกู้คืนไฟล์ของคุณได้หากคุณลบไฟล์โดยไม่ได้ตั้งใจ หรือสร้างการสำรองข้อมูลเผื่อไว้

2. ลบหรือเก็บบันทึกไฟล์ซ้ำ

ข้อนี้สั้นๆ ง่ายๆ เพราะการจัดการไฟล์ซ้ำก็เหมือนกับต้องทำงานเพิ่ม ให้ลบไฟล์ซ้ำออกก่อนที่คุณจะจัดเก็บไฟล์ คุณสามารถแยกไฟล์ดังกล่าวไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์เก็บถาวรถ้าไม่แน่ใจว่าจะต้องใช้ไฟล์อีกครั้งหรือไม่

ถ้าคุณตัดสินใจว่าคุณไม่อยากเก็บไฟล์ซ้ำไว้ Dropbox ก็ให้คุณสามารถเก็บไฟล์ไว้แบบออนไลน์และตั้งค่าให้เป็นแบบออนไลน์เท่านั้นได้ ทำให้ไฟล์ยังปลอดภัยรอเวลาที่คุณต้องใช้ แต่ไม่เปลืองพื้นที่ที่มีค่าในอุปกรณ์ของคุณ ไม่จำเป็นต้องเก็บพอร์ตโฟลิโอผลงานทั้งหมดของคุณไว้ใน MacBook Air คู่ใจ เพียงแค่เก็บไว้ในคลาวด์และเข้าถึงงานในตอนที่ต้องการจะงัดออกมานำเสนอ!

3. สร้างโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยโดยมีลำดับชั้นที่ชัดเจน

คุณไม่มีเวลามานั่งค้นโฟลเดอร์แล้วโฟลเดอร์เล่าเพื่อหาไฟล์ “Campaign_Asset_016.jpg” ที่ต้องการ สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่เข้าใจง่ายและใช้งานสะดวกแล้วเก็บไฟล์ เอกสาร และสินทรัพย์ที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันไม่ว่าจะเป็นไฟล์ประเภทใด สิ่งที่คุณต้องทำคือกำหนดลำดับชั้นโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อยให้ชัดเจน 

วิธีที่ดีที่สุดคือควรจัดโครงสร้างลำดับชั้นโฟลเดอร์ของคุณตามคุณสมบัติดังนี้

ตามชื่อ

ลูกค้า > ชื่อลูกค้า > ชิ้นงาน > ปลายปี 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg

ตามโครงการ

โปรเจกต์ทั้งหมด > แคมเปญโฆษณา > โฆษณา Facebook > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg

หรือตามวันที่

2022 > กันยายน > ชิ้นงาน > ชื่อลูกค้า > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg

ไม่ว่าคุณจะเลือกวิธีใด ขอให้จำไว้ว่าควรหลีกเลี่ยงการเก็บไฟล์ไว้เป็นจำนวนมากเกินไปในโฟลเดอร์เดียว และจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ย่อยแทน วิธีนี้จะทำให้คุณและผู้ร่วมมือสามารถค้นหาไฟล์ได้ง่ายขึ้นมาก

4. มีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจง

ไฟล์และชื่อโฟลเดอร์จะต้องมีความชัดเจนและเข้าใจได้ง่าย หากเป็นช่างภาพที่รับงานในช่วงคนนิยมจัดงานแต่งกันมากที่สุด จะมีช่วงหลายสัปดาห์ที่คุณได้เข้าร่วมงานแต่งถึง 3 หรือ 4 งาน ว่ากันตามจริงแล้ว คุณจะไม่มีเวลาเปลี่ยนชื่อรูปถ่ายทุกรูปตอนที่คุณอัพโหลด แต่คุณสามารถจัดไว้ในโฟลเดอร์ที่มีรายละเอียดต่างๆ ได้ เช่น วันที่ ชื่อสถานที่ หรืออาจจะเป็นชื่อของคู่บ่าวสาว แล้วคุณจะไม่เสียใจ

การมีความชัดเจนและเฉพาะเจาะจงในการบริหารจัดการไฟล์ของคุณยิ่งมีความสำคัญขึ้นไปอีกหากคุณต้องแบ่งปันไฟล์และโฟลเดอร์ ในการตรวจสอบรอบที่ 4 ลูกค้าคงไม่มีเวลามาไล่ดูแต่ละตัวอย่างของสินทรัพย์แคมเปญครบทั้ง 30 ชิ้น พวกเขาแค่ต้องการตรวจสอบว่าคุณได้ดำเนินการตามข้อคิดเห็นใน JB_March_22_Campaign_Banner.png แล้วหรือยัง

5. ปฏิบัติตามแบบแผนในการตั้งชื่อไฟล์ของคุณ

เมื่อคุณได้เลือกชุดแบบแผนในการตั้งชื่อแล้วให้ใช้ชุดนั้นไปตลอด การมีความสม่ำเสมอจะทำให้ชีวิตของทุกคนง่ายขึ้นไม่ว่าคุณจะทำงานคนเดียวหรือทำงานร่วมกับคนอื่น

ข้อดีอีกอย่างของการตั้งชื่อไฟล์และโฟลเดอร์ให้ชัดเจนคือทำให้ค้นหาด้วยชื่อได้ง่ายขึ้นมากๆ 

6. จัดเก็บไฟล์ขณะทำงานเสมอ

มีโอกาสสูงมากที่คุณจะมีไฟล์ค้างไว้รอจัดเก็บเป็นดินพอกหางหมู อย่าทำอย่างนั้น ให้จัดเก็บไฟล์ขณะที่ทำงานหรือสร้างสินทรัพย์ไว้ในโฟลเดอร์ที่ควรอยู่ตั้งแต่แรก หากคุณบันทึกไฟล์ไว้ผิดโฟลเดอร์จนได้ แบบแผนในการตั้งชื่อที่ชัดเจนก็ทำให้คุณสามารถจัดไฟล์ได้ง่ายขึ้นเช่นกัน ไม่ใช่ปัญหาใหญ่เลย

7. เก็บเอกสารที่สำคัญที่สุดไว้อย่างปลอดภัย

การใช้รหัสผ่านปกป้องไฟล์เป็นวิธีทั่วไปในการปกป้องเอกสารสำคัญ บริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์บางโซลูชันทำให้คุณสามารถให้สิทธิ์และลบการเข้าถึงเอกสารได้เพียงไม่กี่คลิกเท่านั้น ทั้งสองวิธีเป็นกลยุทธ์ความปลอดภัยทางไซเบอร์ที่นำมาใช้เพื่อปกป้องงานของคุณได้ 

บางครั้งนอกเหนือจากรหัสผ่านแล้วก็ต้องเพิ่มการรักษาความปลอดภัยขึ้นอีกขั้นให้กับไฟล์ อาจเป็นเพราะว่าไฟล์ดังกล่าวมีข้อมูลที่สำคัญอยู่ เช่น ข้อมูลส่วนตัวของลูกค้า อาจเป็นเพราะว่าคุณกำลังสร้างต้นแบบผลงานใหม่ล่าสุดอยู่และคู่แข่งของคุณก็อยากได้ข้อมูลนี้ไป หรืออาจจะไม่เกี่ยวกับงานเลยก็ได้ คุณอาจจะอยากได้ที่ที่ปลอดภัยสำหรับช่วยเก็บเอกสารที่สำคัญของพ่อแม่คุณ

Dropbox Vault ช่วยให้คุณเก็บ จัดระเบียบ และรักษาความปลอดภัยข้อมูลที่สำคัญของคุณในคลาวด์ นอกจากมาตรการรักษาความปลอดภัยของ Dropbox ที่มีอยู่แล้ว ยังมี Vault ซึ่งเป็นโฟลเดอร์ในบัญชี Dropbox ของคุณที่มีการป้องกันด้วยรหัส PIN มีเพียงคุณเท่านั้นที่รู้รหัส PIN และสามารถเข้าถึงสิ่งที่อยู่ข้างในได้ 

8. ทำสำเนาดิจิทัลให้กับเอกสารแบบกระดาษ

แม้ว่าธุรกิจของคุณจะอยู่ในรูปแบบออนไลน์เกือบทั้งหมด คุณก็ยังต้องใช้เอกสารหรือสินทรัพย์แบบกระดาษอยู่ แต่ไม่จำเป็นต้องเก็บเอกสารเหล่านี้แยกกันไว้เมื่อจัดการไฟล์ของคุณ เพียงแค่แปลงเอกสารให้เป็นแบบดิจิทัลแล้วจัดเก็บไว้เหมือนกับไฟล์ดิจิทัลอื่นๆ

วิธีหนึ่งที่ทำได้คือใช้ตัวสแกนเอกสารเพื่อสแกนใบเสร็จ บัตรประจำตัว รูปภาพ และอื่นๆ เก็บไว้ในโทรศัพท์มือถือของคุณได้ทันที เพียงไม่กี่ขั้นตอนก็พร้อมจัดเก็บไฟล์เอกสารดังกล่าวได้ และหากบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์มีคุณสมบัติการอ่านอักขระด้วยแสง (OCR) ภายในตัว คุณก็สามารถเปลี่ยนภาพสแกนเหล่านี้ให้เป็นไฟล์ PDF ที่สามารถค้นหาข้อความได้ 

คุณพยายามจะค้นหาไฟล์สัญญาหนึ่งที่คุณลืมจัดเก็บแต่จำได้แค่ชื่อผู้ลงนามใช่ไหม ไม่มีปัญหา เพียงแค่ค้นหาชื่อผู้ลงนามในพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของคุณแล้ว OCR จะระบุสัญญา PDF เจ้าปัญหาตามชื่อที่ค้นหา

9. อย่ากลัวที่จะลบไฟล์ที่ไม่ได้ใช้

การลบและการเก็บถาวรไฟล์เก่าของคุณใช่ว่าจะเป็นงานที่ทำครั้งเดียวแล้วจบไป หากคุณต้องการจัดการไฟล์ดิจิทัลของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ คุณต้องหมั่นตรวจสอบคร่าวๆ เป็นครั้งคราว คุณอาจจะแปลกใจกับปริมาณไฟล์ที่คุณสามารถลบออกไปได้

วิธีที่ดีที่สุดคือตั้งการเตือนความจำตัวเองไว้ เมื่อจัดไฟล์ของคุณเป็นระเบียบแล้ว การแบ่งเวลามาดูแลและจัดการไฟล์ของคุณคือวิธีที่ยอดเยี่ยมในการประหยัดพื้นที่ทั้งในฮาร์ดไดรฟ์และในพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ใดๆ ก็ตามที่คุณใช้อยู่

10. สำรองไฟล์และคอมพิวเตอร์ของคุณอย่างสม่ำเสมอ

สุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุดคือสำรองข้อมูลไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดของคุณไว้เสมอ การจัดการและการจัดระเบียบไฟล์ที่ทำมาทั้งหมดจะเปล่าประโยชน์หากคุณไม่สำรองข้อมูลเผื่อไว้ หากคุณไม่มีการสำรองข้อมูล แล้วทำคอมพิวเตอร์ที่เป็นหัวใจของทั้งบริษัทสูญหายหรือเสียหาย คุณจะมีปัญหาใหญ่ทันที 

เรากล่าวถึงไปแล้วว่าฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกเป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับการสำรองข้อมูลไฟล์ของคุณ อย่างไรก็ตาม ฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกก็อาจสูญหาย ถูกขโมย หรือเสียหายได้ง่าย แล้วคุณก็จะต้องกลับไปนับหนึ่งใหม่เหมือนเดิม การสำรองข้อมูลบนคลาวด์เป็นทางออกที่ยอดเยี่ยมสำหรับปัญหานี้ เพราะคุณจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่สำรองไว้ได้ในทุกที่ทุกเวลา

Dropbox Backup ยังให้คุณสามารถสำรองข้อมูลทั้งหมดในคอมพิวเตอร์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกของคุณไว้บนคลาวด์ได้อีกด้วย หากคอมพิวเตอร์หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายนอกของคุณเสียหายหรือถูกขโมย คุณก็สามารถกู้คืนและเรียกคืนไฟล์และโฟลเดอร์ทั้งหมดไปยังอุปกรณ์อื่นได้อย่างง่ายดาย ยิ่งไปกว่านั้น ระบบจะกู้คืนไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณมาไว้ในที่เดิมพร้อมให้คุณทำงานต่อจากที่ค้างไว้ได้

สร้างพื้นที่หลักสำหรับไฟล์ของคุณ

หากเป็นเรื่องการจัดการไฟล์ดิจิทัลของคุณ การหาโซลูชันพื้นที่จัดเก็บข้อมูลที่เหมาะสมคือจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด Dropbox มีบริการพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภัยและใช้งานง่าย ทำให้สามารถจัดไฟล์และโฟลเดอร์ของคุณให้เป็นระเบียบได้อย่างง่ายดาย แต่เราเป็นได้มากกว่าพื้นที่จัดเก็บข้อมูล

ให้คิดว่า Dropbox คือพื้นที่ศูนย์กลางการทำงานร่วมกันของคุณ ซึ่งมีความปลอดภัย ช่วยให้สามารถเข้าถึงไฟล์และโฟลเดอร์ได้จากคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์มือถือ หรือแท็บเล็ตได้ในทุกเมื่อที่ต้องการ หากคุณต้องการแบ่งปันงานกับลูกค้าหรือผู้ร่วมมือ ก็ทำได้ง่ายเช่นกัน นอกจากนั้นหากคุณเกิดสูญเสียการเข้าถึงไฟล์ของคุณ Dropbox จะเก็บรักษาไฟล์ไว้ให้ปลอดภัยและเป็นระเบียบได้ แม้ว่าคุณจะทำคอมพิวเตอร์สูญหายหรือพังไป