Contratti, moduli fiscali, estratti conti bancari, file, cartelle, video e molto altro. Che siano fisici o digitali, la gestione dei documenti e delle risorse è una parte importante della conduzione di un'azienda.
Le soluzioni di archiviazione cloud permettono di salvare facilmente tutti i contenuti in un unico spazio sicuro e di conservarli senza intasare l'ufficio. Salvare tutti i file nel cloud consente inoltre di accedere ai file da diversi dispositivi, ovunque e in qualsiasi momento. Tuttavia, è importante tenere presente che archiviare e organizzare i file sono due concetti distinti.
Perché è importante organizzare i file digitali
Per gestire al meglio una piccola impresa, è necessario essere agili e sempre pronti ad agire. Se hai organizzato il matrimonio dei sogni di un cliente e all'ultimo minuto quest'ultimo perde il file con la disposizione dei tavoli, devi essere in grado di trovarlo velocemente. Hai lavorato a una serie di riprese video in un solo giorno, con diverse parti interessate, e ora devi modificarle? Sapere sempre quale clip appartiene a quale progetto semplificherà notevolmente il processo di editing del video.
Prendersi il tempo per gestire i file e organizzarli può fare una grande differenza, sia per te sia per i tuoi clienti.
Quanto tempo ci vuole per organizzare i file digitali?
Il tempo necessario per organizzare i tuoi file digitali dipende da quanti ne hai. Se si tratta solo di qualche progetto (o sei all'inizio della tua attività), un pomeriggio può bastare. Ma se hai accumulato mesi o anni di file, cartelle e risorse, prenditi qualche giorno per riordinarli, oppure distribuisci questo lavoro nell'arco di una settimana.
È vero, organizzare i file digitali può sembrare un compito gravoso, ma vale decisamente la pena creare quell'unica fonte di verità su cui puoi fare affidamento. Pensa a quanto sarà più facile andare a riguardare vecchi progetti creativi che hanno una denominazione chiara e tutte le risorse correlate salvate in un'unica cartella. O, meglio ancora, immagina la gioia (spesso sottovalutata) di condividere una cartella "Dichiarazione dei redditi 2021/22" perfettamente organizzata con il tuo commercialista e di rilassarti aspettando che lui faccia il resto.
È un po' come quando devi gestire la tua casella di posta in entrata: è faticoso all'inizio, ma una volta che l'hai sistemata, puoi trovare ciò che cerchi in modo più rapido ed efficiente.
Come organizzare i file digitali
Ci sono molti modi per organizzare i file digitali; devi solo assicurarti di trovare il metodo adatto a te. Non ha senso adottare un sistema di organizzazione chiaro e dettagliato se questo ti rallenta o ti impedisce di trovare facilmente i file nel momento in cui ne hai bisogno.
Per aiutarti a iniziare, abbiamo raccolto 10 consigli per la gestione dei file:
- Scegli uno spazio in cui archiviare file e cartelle
- Elimina o archivia i file duplicati
- Crea cartelle e sottocartelle con una gerarchia chiara
- Garantisci chiarezza e precisione
- Scegli delle convenzioni di denominazione e rispettale
- Organizza periodicamente i file
- Archivia i documenti più importanti in modo sicuro
- Crea copie digitali dei documenti fisici
- Non avere paura di eliminare i file inutilizzati
- Esegui regolarmente il backup dei file… e del computer
1. Scegli uno spazio in cui archiviare file e cartelle
In qualità di titolare di una piccola impresa, il tuo computer è probabilmente il centro della tua attività, perciò sembra il posto più ovvio in cui salvare tutti i file, le cartelle e le risorse. C'è un solo problema: cosa succede nel momento in cui, inevitabilmente, il computer si rompe, viene rubato o smarrito? In men che non si dica, tutti i file che hai organizzato con tanto impegno sono persi per sempre.
L'archiviazione su cloud è un'opzione sicura e affidabile per archiviare tutte le tue risorse. Poiché tutti i file e le cartelle sono archiviati online nel cloud, non dovrai più preoccuparti dei guasti all'hardware. Inoltre, puoi accedere a tutti i tuoi file su qualsiasi dispositivo, ovunque tu ne abbia bisogno. In questo modo, se dovesse accadere il peggio e il tuo fidato computer ti abbandonasse, puoi accedere da un altro dispositivo e tornare subito al lavoro.
Da un punto di vista pratico, un sistema di archiviazione cloud ti consente di accedere a tutti i tuoi file e cartelle ovunque e in qualsiasi momento tu ne abbia bisogno. La maggior parte dei servizi ti permette di recuperare i file se li elimini per sbaglio o di creare un backup per tutelarti in caso di imprevisti.
2. Elimina o archivia i file duplicati
Questo punto è rapido e semplice. Gestire dei duplicati significa duplicare il lavoro. Prima di iniziare a organizzare i file, elimina i duplicati. In alternativa, puoi conservarli in una cartella Archivio, se pensi di poterne avere ancora bisogno.
Se decidi di conservarli, Dropbox ti consente di archiviare i file online e renderli disponibili solo online, in modo che rimangano al sicuro nel cloud per quando ne hai bisogno, senza occupare prezioso spazio sul dispositivo. Non è necessario conservare tutto il tuo portfolio di lavori creativi sul tuo fidato MacBook Air; ti basta archiviarlo nel cloud e accedervi quando devi mostrarlo.
3. Crea cartelle e sottocartelle con una gerarchia chiara
Non hai tempo di sfogliare decine di cartelle alla ricerca del file "Immagine_campagna_016.jpg". Crea una struttura di cartelle che sia facilmente comprensibile e navigabile, quindi archivia i file, le risorse e i documenti correlati, indipendentemente dal formato. Per farlo, dovrai definire una gerarchia chiara di cartelle e sottocartelle.
Come best practice, puoi strutturare la gerarchia delle cartelle:
per nome
Clienti > Nome del cliente > Progetto creativo > Autunno 2022 > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
per progetto
Tutti i progetti > Campagne creative > Annunci Facebook > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ 1080x1080.jpg
o per data
2022 > Settembre > Progetti creativi > Nome del cliente > The Great Indoors > Great_Indoors_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Qualunque opzione scegli, ricorda di non sovraccaricare le cartelle di file. Suddividi invece i file in sottocartelle, in modo che sia più semplice per te e per i tuoi collaboratori trovare i file di cui hai bisogno.
4. Garantisci chiarezza e precisione
I nomi dei file e delle cartelle devono essere chiari e facilmente comprensibili. Se sei un fotografo che lavora nel pieno della stagione dei matrimoni, ci saranno settimane in cui dovrai partecipare ad almeno 3 o 4 matrimoni. Siamo sinceri: non avrai il tempo di rinominare ogni foto nel momento in cui la carichi, tuttavia puoi ordinarle in cartelle con dettagli come data, location e magari i nomi della coppia di sposi. Potrai ringraziarti dopo.
Essere chiari e precisi nella gestione dei file è ancora più importante quando condividi file e cartelle. Al quarto giro di revisioni, il cliente non ha tempo di visualizzare in anteprima ogni singola risorsa delle 30 che compongono la campagna pubblicitaria. Vorrà semplicemente assicurarsi che il suo feedback sia stato implementato nel file JB_March_22_Campaign_Banner.png.
5. Scegli delle convenzioni di denominazione e rispettale
Una volta che hai scelto le convenzioni di denominazione, segui sempre quelle. Sia che lavori in solitario o che collabori con altri, mantenere un approccio coerente semplifica la vita a tutti.
Un ulteriore vantaggio: denominando i file e le cartelle in modo chiaro, sarà molto più semplice cercarli per nome.
6. Organizza periodicamente i file
È facile accumulare arretrati di file da archiviare. Evita di trovarti in questa situazione organizzando periodicamente i file o creando le risorse direttamente nella cartella a cui appartengono. Se salvi per errore un file nella cartella sbagliata, avere delle convenzioni di denominazione chiare ti consentirà di rimediare facilmente, senza alcun danno.
7. Archivia i documenti più importanti in modo sicuro
Proteggere i file con password è un modo comune per tenere al sicuro i documenti importanti. Alcune soluzioni di archiviazione cloud consentono persino di concedere o rimuovere l'accesso ai documenti in un paio di clic. Entrambe le opzioni sono efficaci strategie di cyber security da mettere in atto per tutelare il tuo lavoro.
A volte, i file hanno bisogno di un ulteriore livello di protezione al di là delle password, in quanto, ad esempio, contengono informazioni sensibili, come i dati personali del cliente. Magari stai lavorando su un nuovissimo prototipo su cui la concorrenza vorrebbe tanto mettere le mani, oppure vuoi proteggere delle informazioni personali che non riguardano strettamente il lavoro o hai semplicemente bisogno di uno spazio sicuro in cui salvare i documenti importanti dei tuoi familiari.
Dropbox Vault consente di archiviare, organizzare e proteggere le informazioni più sensibili nel cloud. Oltre alle misure di sicurezza che già ti offre, Dropbox mette a disposizione anche su Vault, una cartella protetta da PIN nel tuo account Dropbox. Solo tu sei a conoscenza del PIN e solo tu puoi accedere ai contenuti protetti.
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8. Crea copie digitali dei documenti fisici
Anche se la tua attività si svolge quasi interamente online, avrai comunque delle risorse e dei documenti fisici. Tuttavia, non è necessario tenerli separati quando gestisci i file; al contrario, puoi digitalizzarli e archiviarli esattamente come faresti con qualsiasi altro file digitale.
Un modo per farlo è utilizzare uno scanner di documenti per scansionare ricevute, documenti di identità, foto e altro ancora, direttamente dal tuo telefono: in pochi istanti saranno pronti da archiviare. Inoltre, se la tua soluzione di archiviazione cloud ha il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) integrato, puoi trasformare le immagini scansionate in PDF in cui ricercare porzioni di testo.
Stai cercando quel contratto che hai dimenticato di sistemare nell'apposita cartella, ma di cui ricordi solo il nome del firmatario? Nessun problema: cerca il nome del firmatario nella tua soluzione di archiviazione e l'OCR identificherà immediatamente il contratto in formato PDF in cui è presente.
9. Non avere paura di eliminare i file inutilizzati
Eliminare e archiviare i vecchi file non è un'azione che si può fare una volta sola. Se vuoi gestire i file digitali in maniera efficace, devi fare un controllo rapido di tanto in tanto; ti sorprenderà scoprire quanti dei file che possiedi puoi eliminare.
Il miglior modo per farlo è metterti promemoria. Una volta che i file sono organizzati, prendersi un po' di tempo per gestirli è un ottimo modo per risparmiare spazio, sia sull'hard disk sia nella soluzione cloud che utilizzi.
10. Esegui regolarmente il backup dei file… e del computer
Ultimo punto, ma non per ordine di importanza: conserva sempre un backup di tutti i tuoi file e cartelle. Tutto il processo di gestione e organizzazione dei file risulterà perfettamente inutile se non esegui il backup dei file in caso di imprevisti. Se non hai un backup e smarrisci o si guasta il computer su cui si basa la tua attività, hai un grande problema.
Come già detto, le unità di archiviazione esterne sono una buona opzione per eseguire il backup dei file, tuttavia è facile che vengano smarrite, rubate o danneggiate e che quindi tu sia di nuovo punto e a capo. I backup su cloud sono un'ottima soluzione a questo problema, poiché ti consentono di accedere ai tuoi backup ovunque e in qualsiasi momento.
Con Dropbox Backup puoi persino eseguire il backup dell'intero computer o hard disk esterno su cloud. Se il computer o l'hard disk si rompe o viene rubato, puoi facilmente recuperare e ripristinare tutti i file e le cartelle da un altro dispositivo. La parte migliore è che tutti i tuoi file e cartelle vengono ripristinati nella loro posizione originale, in modo che tu possa riprendere il lavoro da dove l'avevi interrotto.
Trova uno spazio per tutti i tuoi file
Quando si tratta di gestire i tuoi file digitali, trovare la soluzione di archiviazione giusta è il modo migliore per iniziare. Dropbox offre un archivio cloud sicuro e intuitivo che semplifica l'organizzazione dei tuoi file e delle tue cartelle. Ma la nostra soluzione è molto più di un semplice archivio.
Immagina Dropbox come uno spazio centralizzato in cui avviene la collaborazione. I tuoi file e le tue cartelle sono al sicuro e accessibili da computer, telefono o tablet ogni volta che ne hai bisogno. Se vuoi condividere il tuo lavoro con clienti o collaboratori, puoi farlo in tutta semplicità. Inoltre, se dovessi perdere l'accesso ai tuoi file, Dropbox ti aiuta a mantenerli al sicuro e organizzati, anche se perdi il computer o si guasta.