Contrats, impôts, relevés bancaires, fichiers, dossiers, vidéos… Qu’ils soient analogiques ou numériques, vos documents et ressources font partie intégrante de la gestion de votre entreprise.
Les solutions de stockage cloud ont changé la donne en offrant un emplacement centralisé et sécurisé qui libère votre bureau. Et lorsque tous vos documents sont enregistrés dans le cloud, vous pouvez y accéder de partout, à tout moment. Cependant, ce n’est pas parce qu’ils sont stockés qu’ils sont forcément organisés.
Pourquoi adopter la gestion des documents numériques ?
Pour que votre TPE prospère, vous devez faire preuve d’agilité et d’une bonne capacité de réaction. Imaginons que vous ayez planifié un mariage incroyable pour l’une de vos clientes, mais qu’au dernier moment elle perde son plan de table : vous devez agir vite et le retrouver sans attendre. Ou vous avez peut‑être enchaîné les tournages pour différents clients sur une même journée et vous devez maintenant traiter les vidéos. Savoir à quel projet correspond chaque extrait facilitera grandement le processus de montage.
Prendre le temps de gérer et d’organiser vos fichiers vous sera bénéfique à vous‑même, mais aussi à votre clientèle.
Combien de temps prend la gestion des documents numériques ?
Le temps qu’il vous faudra pour organiser vos fichiers dépend de leur nombre. Si vous n’avez que quelques projets ou si votre activité est toute jeune, prévoyez une après‑midi. Mais si vous avez des mois ou des années de retard, il vous faudra plusieurs jours pour tout organiser, voire une bonne semaine.
Nous le savons bien, la tâche semble ardue, mais créer une source d’information unique et fiable vous simplifiera véritablement la vie. Imaginez un peu comme il sera facile de retrouver vos anciens projets lorsqu’ils auront des noms clairs et qu’ils seront organisés chacun dans leur propre dossier. Mieux encore : quel soulagement de pouvoir partager un seul dossier “Comptabilité 2022” avec votre comptable !
C’est un peu comme gérer votre boîte e‑mail : rébarbatif au début, mais une fois qu’on a pris le pli, tout est plus facile à trouver.
Comment organiser vos fichiers numériques ?
Il existe de nombreuses méthodes de gestion des documents numériques. À vous de trouver le système qui vous convient. Mettre en place un système vraiment clair ne sert à rien s’il vous ralentit ou vous empêche de trouver les fichiers pertinents en temps voulu.
Pour vous aider à vous lancer, voici dix conseils pour gérer vos fichiers :
- Choisissez un emplacement où stocker vos fichiers et dossiers
- Supprimez ou archivez les doublons
- Créez des dossiers et sous‑dossiers avec une hiérarchie claire
- Faites preuve de clarté et de précision
- Respectez vos conventions d’appellation
- Classez vos documents au fur et à mesure
- Stockez vos documents les plus importants de façon sécurisée
- Numérisez vos documents papier
- N’hésitez pas à supprimer les fichiers inutilisés
- Faites des sauvegardes régulières de vos fichiers et de votre ordinateur
1. Choisissez un emplacement où stocker vos fichiers et dossiers
Si vous êtes autoentrepreneur, votre ordinateur regroupe très certainement tout ce qui concerne votre entreprise. C’est donc l’endroit logique où stocker vos fichiers, dossiers et ressources. Malheureusement, il existe toujours un risque : votre ordinateur peut tomber en panne, vous pouvez l’égarer ou vous le faire voler. En un éclair, vous avez perdu tous vos fichiers et dossiers organisés avec soin. L’angoisse.
Le stockage cloud est une solution sûre et fiable pour sauvegarder toutes vos ressources. Comme vos fichiers et dossiers sont enregistrés en ligne, vous n’avez plus à craindre que votre matériel vous trahisse. Vous pouvez également accéder à tous vos fichiers où que vous soyez, sur n’importe quel appareil. Même en cas de scénario catastrophe, vous pouvez vous connecter sur un autre appareil et reprendre vos activités.
D’un point de vue pratique, le stockage cloud vous permet également d’accéder à vos fichiers et dossiers n’importe où, à tout moment. La plupart des services vous permettent en plus de récupérer vos fichiers en cas de suppression accidentelle ou de créer une sauvegarde en cas de besoin.
2. Supprimez ou archivez les doublons
Il n’y a pas plus simple : des fichiers en double, c’est du travail en double pour vous. Avant de commencer le rangement, supprimez les doublons. Vous pouvez aussi les placer dans un dossier Archive si vous pensez que vous pourriez en avoir besoin plus tard.
Si vous décidez de les conserver, Dropbox vous permet de stocker des fichiers en ligne uniquement. Cela signifie qu’ils sont enregistrés en sécurité dans le cloud, mais qu’ils n’occupent pas de place sur votre disque dur. Pas besoin de stocker votre portfolio complet sur votre fidèle MacBook Air, enregistrez‑le dans le cloud et accédez‑y lorsque vous avez besoin de montrer votre travail !
3. Créez des dossiers et sous‑dossiers avec une hiérarchie claire
Vous n’avez pas le temps de fouiller tous vos dossiers à la recherche d’un fichier “Ressource_Campagne_016.jpg”. Créez une structure de dossiers facile à comprendre et à parcourir, puis stockez ensemble les fichiers, documents et ressources associés, quel que soit leur format. Pour cela, vous devrez tout d’abord établir une hiérarchie claire de dossiers et sous‑dossiers.
Les bonnes pratiques veulent que vos dossiers soient hiérarchisés :
Par nom
Clients > Nom du client > Fichiers créa > Automne 2022 > Campagne nature > Campagne_Nature_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Par projet
Tous les projets > Campagnes créatives > Pubs Facebook > Campagne nature > Campagne_Nature_Camping_ 1080x1080.jpg
Par date
2022 > Septembre > Fichiers créa > Nom du client > Campagne nature > Campagne_Nature_Camping_ FB_1080x1080.jpg
Quel que soit le système choisi, évitez de surcharger vos dossiers en y enregistrant trop de fichiers. Pensez plutôt à créer des sous‑dossiers qui vous permettront, à vos collaborateurs et vous, de retrouver plus facilement les fichiers voulus.
4. Faites preuve de clarté et de précision
Vos noms de fichiers et de dossiers doivent être clairs et faciles à comprendre. Si vous êtes photographe de mariage, vous avez sûrement trois ou quatre cérémonies à immortaliser par semaine durant la haute saison. Soyons réalistes : vous n’avez pas le temps de renommer chaque photo lors de leur mise en ligne. Mais vous pouvez les classer dans des dossiers indiquant la date, le nom du lieu et peut‑être les prénoms des jeunes mariés. Croyez‑nous, vous vous remercierez plus tard.
Mettre en place une gestion claire et précise est encore plus important lorsque vous partagez des fichiers et dossiers. Lorsque vous en arrivez à la quatrième série de modifications, le client n’a pas le temps de parcourir les 30 supports de la campagne, il veut juste vérifier que vous avez bien pris en compte ses commentaires pour JB_Mars_22_Campagne_Bannière.png.
5. Respectez vos conventions d’appellation
Lorsque vous avez adopté telle ou telle convention d’appellation, respectez‑la. Que vous travailliez en solo ou que vous collaboriez avec d’autres personnes, faire preuve de cohérence facilitera la vie de chacun.
En prime, donner un nom clair à vos fichiers et dossiers simplifie considérablement la recherche par nom.
6. Classez vos documents au fur et à mesure
Il est facile d’oublier de classer ses fichiers et de les laisser s’empiler… Mais il est aussi facile de prendre de bonnes habitudes ! Classez vos documents au fur et à mesure ou créez directement les ressources dans le dossier auquel elles appartiennent. Si vous enregistrez par erreur un fichier dans le mauvais dossier, une convention d’appellation claire devrait vous faciliter le tri. Rien de compliqué.
7. Stockez vos documents les plus importants de façon sécurisée
Utiliser un mot de passe pour protéger l’accès à certains fichiers est un moyen courant de protéger les documents importants. Certaines solutions de stockage cloud vous permettent également d’octroyer et de supprimer l’accès aux documents voulus en quelques clics. Ce sont deux bonnes stratégies de cybersécurité à adopter pour protéger votre travail.
Il arrive parfois que certains fichiers aient besoin d’un niveau de sécurité supplémentaire, en plus des mots de passe, parce qu’ils contiennent des informations sensibles, telles que les données personnelles de vos clients, par exemple. Ou vous travaillez peut-être sur un tout nouveau prototype à mettre à l’abri de vos concurrents. Et parfois, cette volonté de sécurité n’a rien à voir avec le travail : vous avez peut‑être juste besoin d’un endroit sûr où stocker les documents importants de vos parents.
Avec Dropbox Vault, vous pouvez stocker, organiser et protéger vos informations les plus sensibles dans le cloud. Ce dossier complète les autres mesures de sécurité de votre compte Dropbox : il est protégé par un code d’accès que vous seul connaissez, et son contenu vous est réservé.
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8. Numérisez vos documents papier
Même si votre entreprise est entièrement numérique ou presque, vous avez tout de même des documents papier à gérer. Pas d’inquiétude : vous pouvez les regrouper avec vos fichiers numériques en les numérisant et en les ajoutant à vos dossiers cloud et sur ordinateur.
Vous pouvez par exemple utiliser une fonctionnalité de numérisation pour scanner vos reçus, papiers d’identité, photos et plus, directement depuis votre téléphone. Il suffit de quelques minutes pour pouvoir les organiser de façon numérique. Et si la reconnaissance optique de caractères (OCR) est intégrée à votre solution de stockage cloud, vous pouvez même convertir vos images numérisées en fichiers PDF dans lesquels vous pouvez faire des recherches textuelles.
Vous cherchez un contrat précis que vous avez oublié de ranger, mais dont vous connaissez le nom ? Pas de problème : cherchez dans votre solution de stockage le nom du signataire, et l’OCR va rapidement trouver dans quel fichier PDF il apparaît.
9. N’hésitez pas à supprimer les fichiers inutilisés
La suppression et l’archivage de vos anciens fichiers ne sont pas des actions ponctuelles. Pour gérer vos fichiers numériques de façon efficace, vous devez régulièrement faire un peu de ménage. Le nombre de documents inutiles a de quoi surprendre !
Le meilleur moyen d’y penser est de définir un rappel. Une fois tous vos documents organisés, passer un peu de temps à les gérer vous permet d’économiser de l’espace sur votre disque dur et dans votre cloud.
10. Faites des sauvegardes régulières de vos fichiers et de votre ordinateur
Enfin, le point le plus crucial : faites toujours des sauvegardes de vos fichiers et dossiers. Toute la gestion du monde ne sert à rien si vous ne prévoyez pas de sauvegarde de vos fichiers. Si par malheur vous perdez l’ordinateur dont dépend votre entreprise ou qu’il tombe en panne, c’est la catastrophe.
Vous savez déjà que les disques durs externes sont une bonne solution pour la sauvegarde de vos fichiers, mais eux aussi peuvent être égarés, volés ou corrompus. Et vous vous retrouverez devant le même problème. La sauvegarde dans le cloud est la solution idéale, puisque vous avez accès à vos sauvegardes n’importe où, à tout moment.
Dropbox Backup vous permet même de sauvegarder plusieurs ordinateurs et disques durs externes dans le cloud. Ainsi, en cas de panne ou de vol de votre ordinateur ou disque dur, vous pouvez facilement récupérer et restaurer tous vos fichiers et dossiers sur un autre appareil. Mieux encore, vos fichiers et dossiers seront restaurés à leur emplacement d’origine pour vous permettre de reprendre là où vous en étiez.
Centralisez tous vos fichiers
Lorsqu’il s’agit de gérer vos fichiers numériques, il faut déjà commencer par trouver la bonne solution de stockage. Dropbox offre un stockage cloud sécurisé et intuitif qui facilite la gestion de vos fichiers et dossiers. Mais ce n’est pas tout ce que nous proposons.
Voyez Dropbox comme votre solution de collaboration centralisée. Vos fichiers et dossiers sont stockés dans un espace sécurisé, accessible depuis votre ordinateur, téléphone ou tablette, à tout moment. Si vous souhaitez partager votre travail avec des clients ou des collaborateurs, rien de plus simple. De plus, si jamais vous perdez l’accès à vos fichiers, Dropbox les gardera en sécurité, même si vous perdez votre ordinateur ou qu’il tombe en panne.