Contratos, impuestos, extractos bancarios, archivos, carpetas, videos y mucho más. La administración de tus documentos y activos, ya sean físicos o digitales, es esencial para llevar adelante tu negocio.
Las soluciones de almacenamiento en la nube han hecho que sea mucho más fácil almacenar todo en un lugar seguro y protegido, sin que se abarrote tu oficina. Si almacenas todo en la nube, también puedes tener acceso a ello desde varios dispositivos, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Sin embargo, no es lo mismo almacenar que organizar tus archivos.
Por qué es importante organizar tus archivos digitales
Para que tu pequeña empresa funcione sin problemas, debes ser ágil y estar listo para responder. Si has planeado una boda de ensueño para un cliente, pero en el último momento este pierde el plan de su mesa, necesitas encontrarlo, y rápidamente. ¿Has trabajado en grabaciones de video consecutivas en un día, con accionistas diferentes y ahora necesitas editarlas? Si sabes qué clip pertenece a cada proyecto, el proceso de edición de video será mucho más fluido.
Si te tomas el tiempo para administrar y organizar tus archivos, notarás una gran diferencia para ti y tus clientes.
¿Cuánto me llevará organizar los archivos digitales?
El tiempo que te lleve organizar tus archivos digitales dependerá de cuánto necesites organizar. Si se trata de solo algunos proyectos (o si recién estás comenzando), te llevará una tarde. Si se trata de meses o años de archivos, carpetas y activos, te llevará algunos días para ordenarlos. También puedes distribuir la carga de trabajo a lo largo de una semana.
Sí, organizar los archivos digitales puede parecer un gran esfuerzo. Pero vale la pena crear esa única fuente de verdad en la que puedes confiar. Imagina cuánto más fácil será consultar los antiguos proyectos creativos si tienen nombres claros y si todos los activos están almacenados en una sola carpeta. Mejor aún, imagina sentir esa alegría, que pocos comprenden, de poder compartir con tu contador la carpeta totalmente organizada "Declaraciones de impuestos 2021/22". Luego relájate y deja que él haga el resto.
Considéralo como administrar tu bandeja de entrada de correo electrónico: al principio es dificultoso, pero, si lo haces, logras encontrar lo que buscas de manera más rápida y eficiente.
Cómo organizar los archivos digitales
Existen muchas maneras de organizar los archivos digitales, pero debes asegurarte de encontrar un sistema que funcione para ti. No tiene sentido implementar un sistema organizativo realmente claro si te enlentece o te dificulta encontrar los archivos cuando los necesitas.
Para comenzar, hemos reunido nuestras 10 mejores sugerencias para la administración de archivos:
- Elige un lugar para almacenar los archivos y las carpetas
- Elimina o archiva los archivos duplicados
- Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara
- Sé claro y específico
- No te despegues de las convenciones que elijas para nombrar los archivos
- Siempre archiva a medida que avanzas
- Almacena tus documentos más importantes de manera segura
- Realiza copias digitales de los documentos físicos
- No temas deshacerte de los archivos que no utilizas
- Con frecuencia, realiza copias de seguridad de tus archivos... y de la computadora
1. Elije un lugar para almacenar los archivos y las carpetas
Como emprendedor independiente, tu computadora probablemente ya sea el centro de todo lo relacionado con tu empresa. Esto la convierte en el lugar natural para almacenar tus archivos, carpetas y activos. El único problema sería qué hacer si, inevitablemente, tu computadora se rompiera o se perdiera, o si la robaran. De un momento a otro, desaparecerían todos tus archivos y carpetas tan cuidadosamente organizados. Sí que dolería.
El almacenamiento en la nube es una opción segura y confiable para almacenar todos tus activos. Dado que implica que tus archivos y carpetas se almacenen online en la nube, no tendrías que preocuparte si tus equipos dejaran de funcionar. También puedes acceder a todos tus archivos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar en el que los necesites. Si sucediera lo peor y tu fiel computadora portátil finalmente decidiera abandonarte, podrías iniciar sesión en otro dispositivo y volver a ponerte al día rápidamente.
Desde una perspectiva práctica, si usas el almacenamiento en la nube, también puedes acceder a tus archivos y carpetas donde y cuando los necesites. La mayoría de los servicios te permiten recuperar tus archivos si los eliminas accidentalmente. También puedes crear una copia de seguridad, por si acaso.
2. Elimina o archiva los archivos duplicados
Esta parte es bastante sencilla. Si administras archivos duplicados, duplicas tu trabajo. Antes de comenzar a archivar, elimina los duplicados. También puedes apartarlos en una carpeta denominada Archivos si no estás seguro de que los necesitarás nuevamente.
Si decides que deseas conservarlos, Dropbox te permite almacenar archivos online y configurarlos como solo online. Esto significa que se mantienen seguros y protegidos en la nube para cuando los necesites, pero no ocuparán espacio valioso en tu dispositivo. No es necesario que almacenes toda tu cartera creativa en tu confiable MacBook Air. Simplemente almacénala en la nube y luego accede a tu trabajo cuando quieras presumirlo.
3. Crea carpetas y subcarpetas con una jerarquía clara
No tienes tiempo para buscar entre las carpetas para encontrar el archivo “Campaign_Asset_016.jpg” correcto. Crea una estructura de carpetas que sea fácil de entender y navegar, y luego almacena los archivos, documentos y activos relacionados juntos, sea cual sea el tipo de archivo. Para ello, deberás establecer una jerarquía clara de carpetas y subcarpetas.
Como práctica recomendada, es una buena idea estructurar la jerarquía de carpetas de la siguiente forma:
Por nombre
Clientes > Nombre del cliente > Creativo > Otoño 2022 > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg
Por proyecto
Todos los proyectos > Campañas creativas > Anuncios de Facebook > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ 1080x1080.jpg
o Por fecha
2022 > Septiembre > Creativo > Nombre del cliente > The Great Indoors > Camping_Great_Indoors_ FB_1080x1080.jpg
Sea cual sea tu elección, recuerda no sobrecargar las carpetas con archivos. En cambio, divídelas en subcarpetas. De esta manera, será mucho más fácil para ti o tus colaboradores encontrar los archivos que necesitan.
4. Sé claro y específico
Los nombres de los archivos y de las carpetas deben ser claros y fáciles de entender. Si eres fotógrafo y estás trabajando en plena temporada de bodas, tendrás semanas en las que asistas a 3 o 4 bodas. Seamos honestos: no vas a tener tiempo de renombrar todas las fotos al cargarlas. Pero puedes ordenarlas en carpetas con detalles como la fecha, el nombre del lugar de celebración y, tal vez, los nombres de la feliz pareja. Luego te lo agradecerás.
Es aún más importante ser claro y específico en la administración de los archivos cuando compartes archivos y carpetas. En la cuarta ronda, el cliente no tiene tiempo para la vista previa de todos y cada uno de los 30 activos de la campaña. Solo quiere verificar que hayas hecho comentarios sobre JB_22_de_Marzo_Banner_de_la_Campaña.png.
5. No te despegues de las convenciones que elijas para nombrar los archivos
Una vez que te hayas decidido por ciertas convenciones sobre cómo nombrar tus archivos y carpetas, no te despegues de ellas. Tanto si trabajas solo como si colaboras con otros, mantén una coherencia para evitar todo tipo de problemas.
Además, si nombras tus archivos y carpetas con claridad, será mucho más fácil buscarlos por nombre.
6. Siempre archiva a medida que avanzas
Es fácil acumular un atraso de archivos que se deben archivar. No seas esa persona. En cambio, archiva a medida que avanzas o crea los activos en la carpeta a la que pertenecen. Si por error guardas un archivo en la carpeta equivocada, las convenciones claras sobre cómo nombrar archivos y carpetas también te permitirán solucionarlo fácilmente. Saldrás ileso.
7. Almacena tus documentos más importantes de manera segura
La protección con contraseña de los archivos es una forma habitual de mantener protegidos los documentos importantes. Algunas soluciones de almacenamiento en la nube incluso te permiten otorgar y quitar el acceso a los documentos con tan solo unos clics. Ambas son estrategias de ciberseguridad inteligentes que debes poner en marcha para proteger tu trabajo.
A veces, los archivos necesitan una capa de seguridad adicional, además de las contraseñas. Esto podría deberse a que contienen información confidencial, como los datos personales de tus clientes. Puede ser porque estás trabajando en un nuevo prototipo y no deseas que caiga en manos de tus competidores. O tal vez no esté relacionado con el trabajo. Tal vez solo necesitas un sitio seguro para ayudar a almacenar la documentación importante de tus padres.
Dropbox Vault te ayuda a almacenar, organizar y proteger tu información más confidencial en la nube. Vault es una carpeta protegida con PIN de tu cuenta de Dropbox que se encuentra a la cabeza de las medidas de seguridad con las que cuenta Dropbox. Solo tú debes conocer el PIN, y solo tú puedes acceder a lo que hay dentro.
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8. Realiza copias digitales de los documentos físicos
Incluso si tu empresa está basada en Internet casi completamente, seguirá teniendo documentos y activos físicos. Pero no es necesario mantenerlos por separado al administrar tus archivos. En cambio, simplemente digitalízalos y envíalos como lo harías con cualquier otro archivo digital.
Una manera de hacerlo es usando un escáner de documentos para escanear recibos, identificaciones, fotos y más, directamente desde tu teléfono. En cuestión de momentos, puedes tenerlos listos para archivar también. Y, si tu almacenamiento en la nube tiene Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) incorporado, puedes convertir esas imágenes escaneadas en archivos PDF con capacidad de búsqueda de texto.
¿Estás buscando ese contrato específico que olvidaste archivar, pero solo recuerdas el nombre del firmante? No hay problema: simplemente busca en tu almacenamiento el nombre del firmante y el OCR identificará rápidamente ese contrato en PDF en el que se menciona.
9. No temas deshacerte de los archivos que no utilizas
Eliminar y archivar tus archivos antiguos no es una simple acción individual. Si quieres administrar tus archivos digitales de forma eficaz, debes realizar una revisión rápida de tanto en tanto. Puede que te sorprenda todo lo que puedes eliminar entre lo que encuentras.
La mejor manera de hacerlo es fijándote un recordatorio. Una vez que tus archivos estén organizados, es importante reservar este tiempo para mantener y administrar tus archivos para ahorrar espacio, tanto en tu disco duro, como en cualquier almacenamiento en la nube que estés utilizando.
10. Con frecuencia, realiza copias de seguridad de tus archivos... y de la computadora
Por último, pero no menos importante: guarda siempre copias de seguridad de todos tus archivos y carpetas. Toda esta administración y organización de archivos es inútil si no les haces una copia de seguridad, por si acaso. Si no tienes una copia de seguridad y se pierde o daña tu computadora en la que se basa toda tu empresa, de repente tendrás un gran problema.
Ya hemos mencionado que los discos duros externos son una buena opción para hacer copias de seguridad de tus archivos. Sin embargo, pueden perderse, robarse o corromperse con la misma facilidad. Y entonces volverás al punto de partida. Las copias de seguridad en la nube son una gran solución a este problema, ya que te permiten acceder a tus copias de seguridad en cualquier momento y lugar.
Dropbox Backup incluso te permite crear copias de seguridad de varias computadoras y discos duros externos en la nube. Si alguna vez se rompe tu computadora o disco duro o te los roban, puedes recuperar y restaurar fácilmente todos tus archivos y carpetas en otro dispositivo. Lo mejor de todo es que tus archivos y carpetas se restaurarán en su lugar original y estarán listos para que puedas continuar desde donde te quedaste.
Encuentra un sitio para alojar todos tus archivos
Cuando se trata de administrar tus archivos digitales, un buen punto de partida es encontrar la solución de almacenamiento adecuada. Dropbox ofrece almacenamiento en la nube seguro y fácil de usar que permite mantener tus archivos y carpetas organizados de manera sencilla. Pero no solo ofrecemos almacenamiento.
Puedes considerar a Dropbox como tu centro de colaboración. Tus archivos y carpetas están seguros y protegidos y puedes acceder a estos desde tu computadora, teléfono o tablet, siempre que los necesites. Si quieres compartir tu trabajo con clientes o colaboradores, también es sencillo. Además, si alguna vez pierdes el acceso a tus archivos, Dropbox los mantendrá seguros y organizados, incluso si pierdes tu computadora, o si finalmente se rompe.