Такое случалось со всеми: вы лихорадочно пытались найти цифровой документ или файл. Возможно, это была налоговая декларация, необходимая вам для подтверждения дохода, фотография, сделанная во время поездки на Крит, или PDF-файл контракта, который вы подписали. Вы точно знаете, что этот файл есть, хранится надежно и безопасно благодаря эффективной защите паролем Dropbox и мерам противодействия непредвиденным ситуациям. Но где именно? Как вы его назвали?
С помощью тегов найти конкретный файл так же просто, как и загрузить его. Всего нескольких простых шагов, и вы сможете систематизировать свой цифровой контент и сделать его доступным для поиска. Вот лучшие способы организовать файлы с помощью тегов и упростить процесс поиска важных (и не очень) документов, фотографий и прочей личной информации.
Создайте свою систему
Один тег — это уже эффективно. А продуманная система добавления тегов — эффективна вдвойне. Прежде чем начать беспорядочно их добавлять, подумайте, что вы помечаете и зачем. Если вы ищите жилье или только предполагаете начать поиски, вы можете добавить ко всем документам — финансовым отчетам, банковским выпискам, электронным таблицам с расчетами платежей, документам о предварительном одобрении ипотеки и т. п. — тег «#дом». К своим налоговым декларациям для быстрого их обнаружения подойдет тег «#налог_декларация». А если вам нужно быстро найти, например, декларации за 2018 год, то уместны теги по годам. Можно добавить теги к отдельным фотографиям, указав место съемки, год и присутствующих на них людей. Те же теги должны принадлежать и папке фотоальбома, чтобы ее можно было быстро найти. (И не забудьте тег «#супер_вкусно» для фотографий еды).
Определенных правил формирования системы тегов нет. К одному файлу можно добавить до 20 тегов — тут есть простор для творчества. Но помните, что создавать систему следует последовательно и вдумчиво, и легкомыслию и рассеянности здесь не место. В конце концов, система тегов работает только в том случае, если вы правильно ее используете.
С чего начать добавление тегов
Сначала процесс добавления тегов может вас испугать и показаться неудобным, но на самом деле все легко. Просто войдите в свой аккаунт Dropbox, затем нажмите на флажок слева от файла или папки, к которым хотите добавить тег. Найдите на правой боковой панели поле «Добавить тег», затем введите текст тега. Если это новый тег, создайте его. Если вы такой тег уже создали, он появится на экране. Обращаем внимание, что все теги должны содержать не более 32 символов и могут включать только буквы, цифры и знаки подчеркивания. Удалить тег так же быстро, как щелкнуть по флажку. Просмотрите список тегов, который появляется под предварительным просмотром файла, и нажмите на знак X для удаления любого тега, если это необходимо.
Если вы используете для работы Dropbox Professional или бизнес-аккаунт Dropbox, вы можете создавать папки, которые автоматически применяют теги при добавлении в них файлов. Вместо того чтобы добавлять тег к каждой фотографии или видеозаписи из отпуска по отдельности, просто создайте папку «#Поездка во Флориду 2022» и добавьте в нее теги «#Флорида_поездка» и «#2022», и они будут вставлены в каждый добавленный вами файл.
Быстрее находите контент
Итак, вы создали интеллектуальную и оригинальную систему добавления тегов. Файлы и папки, изображения и документы находятся в вашем Dropbox, где вы сможете получить к ним доступ в любой момент, когда они вам понадобятся. Но как воспользоваться системой добавления тегов и найти их? Это тоже просто: используйте теги для поиска. Если вы введете слово или фразу в строку поиска в верхней части экрана, вы увидите список подходящих тегов. Щелкните на любой, и в вашем списке появится все, что он может в себя включать. А чтобы сузить поиск, вы можете искать сразу по нескольким тегам. Если «#2021» дает слишком много результатов, добавьте дополнительные теги для поиска, например «#прыжок_скала» или «#налог_декларация», чтобы сузить круг возможных вариантов.
Ваш цифровой мир, наверняка, сложно устроен. Однако умная и эффективная система добавления тегов может помочь навести порядок, чтобы вы, ваши друзья и семья могли быстро и легко найти все, что вам нужно. Не тратьте время на поиски видео из Парижа или формы W-2 пятилетней давности. Добавьте тег всего один раз, найдите то, что вам нужно, в любой момент. И живите спокойно дальше.
