Vi har alle prøvet det: Vi har desperat søgt efter det bestemte digitale dokument eller netop dén digitale fil. Måske er det en selvangivelse , som du har brug for som bevis for din indkomst, et billede, du tog på din rejse til Kreta, eller en PDF-fil af en kontrakt, du har underskrevet. De er der, opbevaret sikkert og trygt med Dropbox' førsteklasses adgangskodebeskyttelse og katastrofesikring, men hvor, helt præcist, var det lige? Hvad kaldte du den?
Med tagging er det lige så nemt at finde en bestemt fil som at uploade den. Med nogle få nemme trin kan du sikre, at din digitale verden forbliver organiseret og let at finde. Her er nogle af de bedste måder at organisere dine filer på med tags og strømline søgeprocessen for vigtige (og mindre vigtige) dokumenter, billeder og meget andet i dit liv.
Gør det personligt
Et enkelt tag kan have stor kraft. Men et gennemtænkt tagging-system er en superkraft. Før du begynder at tagge her og der, bør du tænke over, hvad du tagger, og hvorfor du gør det. Måske er du på boligjagt eller overvejer at begynde at kigge, så alting – økonomiske papirer, kontoudtog, regneark med betalingsberegninger, dokumenter til forhåndsgodkendelse af realkreditlån og meget mere – får et "#hus"-tag. Du kan tagge dine selvangivelser med "#selvangivelse", så du hurtigt kan finde dem alle sammen, og du kan også tagge dem efter årstal, hvis du skal finde 2018-selvangivelserne i en fart. Måske tagger du de enkelte billeder med sted, årstal og de personer, der er med på billederne. Mappen Fotoalbum kan få de samme tags, så du også kan finde den hurtigt. (Og glem ikke at tilføje et "#lækker_mad"-tag til de billeder, du tager af maden.)
Der er ingen regler for opbygningen af dit tagging-system. En enkelt fil kan understøtte op til 20 tags, så du kan være kreativ med de tags, du tilføjer, og det system, du opretter. Men husk, at det er bedre at være konsekvent og velovervejet end useriøs og spredt, når du bygger det. Et tagging-system fungerer trods alt kun, hvis du bruger det korrekt.
Begynd at tagge
Det kan lyde skræmmende og uoverskueligt at komme i gang med tagging-processen, men det er ganske enkelt. Du skal blot logge på din Dropbox-konto og derefter klikke på afkrydsningsfeltet til venstre for den fil eller mappe, du vil tagge. Find boksen "Tilføj et tag" i højre side af panelet, og indtast derefter tagteksten. Hvis det er et nyt tag, skal du oprette det. Hvis det er et tag, du allerede har oprettet, kommer det frem. Husk, at alle tags skal være kortere end 32 tegn og kun må indeholde bogstaver, tal og understregninger. Fjernelse af et tag er lige så nemt som at klikke på afkrydsningsfeltet, notere listen over tags, der vises under forhåndsvisningen af filen, og klikke på X'et for at fjerne de relevante tags.
Og hvis du bruger Dropbox Professional eller teamplaner til dit arbejde, kan du oprette mapper, der automatisk anvender et eller flere tags, når en fil tilføjes til mappen. I stedet for at tagge hvert enkelt feriebillede eller hver enkelt video, skal du blot oprette "#Floridatur 2022"-mappe og tilføje "#Floridatur"- og "#2022"-tags til mappen, og så vil alle filer, du tilføjer, få disse to tags.
Find dit indhold hurtigere
Du opbygger et elegant og intelligent tagging-system. Filer og mapper, billeder og dokumenter ligger i din Dropbox og er klar til at blive åbnet, når du har brug for dem. Men hvordan kan du udnytte tagging-systemet og finde dem? Det er også nemt: Brug tags til at søge. Hvis du skriver et ord eller en sætning i søgelinjen øverst på skærmen, vises der en liste over de relevante tags. Klik på et enkelt tag, og din liste vil blive fyldt op med alt, der har det pågældende tag. Du kan også søge efter flere tags på én gang for at hjælpe dig med at præcisere din søgning. Hvis "#2021" giver for mange resultater, kan du indsnævre mulighederne ved at tilføje yderligere tag-søgninger såsom "#klippespring" eller "#selvangivelse".
Din verden er et komplekst sted. Men et smart og effektivt taggingsystem kan hjælpe med at skabe orden, så du og dine venner og familie hurtigt og nemt kan finde alt det, I har brug for. Slut med at gå i stå og lede efter den video fra Paris eller den W-2 fra et halvt årti siden. Tag det én gang, find det frem, når du har brug for det, og kom videre med dit liv.
