Vi har alle vært der: i desperat søket etter et digitalt dokument eller en fil. Kanskje er det en selvangivelse du trenger for, et bilde du tok på reisen til Kreta, eller en PDF av en kontrakt du signerte. De finnes der, lagret trygt og sikkert med Dropbox sin ledende passordbeskyttelse og katastrofesikring, men hvor var det nøyaktig igjen? Hva kalte du filen?
Med merking er det like enkelt å finne en bestemt fil som å laste den opp. Med noen få enkle trinn kan du sørge for at den digitale verdenen din forblir organisert og tilgjengelig. Her er noen av de beste måtene å organisere filene dine med koder og strømlinjeforme søkeprosessen for de viktige (og ikke så viktige) dokumentene, bildene og mer i livet ditt.
Bli personlig
Én enkelt kode er kraftig. Et gjennomtenkt kodesystem med superkrefter. Før du begynner å merke i vilden sky, bør du tenke nøye gjennom hva du merker og hvorfor. Kanskje du leter etter bolig eller tenker på å begynne å lete, og da er det alt som hører med – regnskap, kontoutskrifter, regneark med betalingsberegninger, finansieringsbevis for boliglån og mer – som får en «#hus»-kode. Du kan merke selvangivelsen med «#selvangivelse», slik at du lett kan finne den igjen. Du kan også merke med hvert enkelt år, til når du for eksempel raskt trenger å finne selvangivelsen fra 2018. Kanskje du merker enkeltbilder med sted, år og personene som er på dem. Mappen med fotoalbumet kan få de samme kodene, slik at du også raskt finner den. (Og glem ikke koden «#fantastiske_måltider» for bildene av mat.)
Det er ingen regler for å bygge ut kodesystemet ditt. Én enkelt fil kan støtte opptil 20 koder, slik at du kan være kreativ med kodene du legger til og systemet du skaper. Men når du bygger ut systemet bør du huske at det er bedre å være konsekvent og fornuftig enn useriøs og ha uorden. Tross alt fungerer et kodesystem bare hvis du bruker det riktig.
Begynn merkingen
Å komme i gang med merkingsprosessen kan høres skremmende og uhåndterlig ut, men det er enkelt. Bare logg på Dropbox-kontoen din, og klikk deretter på avmerkingsboksen til venstre for filen eller mappen du vil merke. Se etter boksen «Legg til en kode» i panelet til høyre, og skriv deretter inn teksten til koden. Du kan opprette den hvis det er en ny kode. Hvis det er en kode du allerede har laget, vil den dukke opp. Husk at alle koder må være mindre enn 32 tegn og kan bare inneholde bokstaver, tall og understrekinger. Å fjerne en kode er like raskt som å klikke på avmerkingsboksen, merke seg listen over koder som vises under forhåndsvisningen av filen, og klikke på X-en for å fjerne eventuelle koder.
Og hvis du bruker Dropbox Professional eller teamabonnement for jobben, kan du opprette mapper som automatisk bruker en kode eller koder når en fil legges til i mappen. I stedet for å merke hvert feriebilde eller hver video individuelt, kan du ganske enkelt lage en «#Florida-tur 2022»-mappe og legge til kodene «Florida_reise» og "#2022» i mappen, og hver fil du legger til vil få disse to kodene.
Finn innholdet ditt raskere
»Så du bygger et elegant og intelligent merkingssystem. Filene og mappene, bildene og dokumentene ligger i Dropbox-en din, slik at du finner dem når du trenger dem. Men hvordan kan du dra nytte av merkingssystemet og finne dem? Det er også enkelt: bruk koder for å søke. Hvis du skriver inn et ord eller en setning i søkefeltet øverst på skjermen, vil du se en liste over koder som gjelder. Klikk på en individuell kode, og listen din fylles med alt som har den koden. Du kan også søke etter flere koder samtidig for å hjelpe deg med å avgrense søket. Hvis «#2021» gir for mange resultater, vil alternativene begrenses ved å legge til flere kodesøk som «#klippestup» eller «#selvangivelse».
Din verden er et komplekst sted. Et smart og effektivt merkingssystem kan imidlertid bidra til å bringe orden slik at du og dine venner og familie kan finne alt du trenger raskt og enkelt. Ikke bruk tid på å lete etter den videoen fra Paris eller selvangivelsen fra et halvt tiår siden. Merk den én gang, finn den når du trenger det, og fortsett med livet ditt.
