Kita semua pernah mengalaminya: mati-matian mencari dokumen atau file digital tertentu. Mungkin dokumen pengembalian pajak yang Anda perlukan sebagai bukti penghasilan, foto yang Anda ambil dalam perjalanan ke Kreta, atau PDF kontrak yang Anda tanda tangani. File tersebut ada, disimpan secara aman dan terjamin dengan perlindungan kata sandi dan antibencana terbaik dari Dropbox, tetapi di mana persisnya? Anda beri nama apa?
Dengan pemberian tag, mencari file sama mudahnya dengan mengunggahnya. Dalam beberapa langkah mudah, Anda dapat memastikan bahwa dunia digital Anda tetap rapi dan mudah ditemukan. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk mengatur file Anda dengan tag dan menyederhanakan proses pencarian untuk dokumen, foto, dan berkas penting (dan tidak begitu penting) lainnya dalam hidup Anda.
Menjalin kedekatan
Dampak pemberian satu tag sangat luar biasa. Namun, sistem pemberian tag yang tepat akan sangat bermanfaat. Sebelum mulai memberikan tag, mau tidak mau, Anda harus mempertimbangkan apa yang Anda beri tag dan apa alasannya. Mungkin Anda sedang berburu rumah atau sedang memikirkan agar semuanya—entah itu laporan keuangan, laporan bank, spreadsheet dengan perhitungan pembayaran, dokumen pra-persetujuan hipotek, dan lainnya—memiliki tag "#rumah". Anda dapat menjadikan "#pengembalian_pajak" sebagai tag pengembalian pajak agar dapat mencari semuanya dengan cepat, dan juga berdasarkan tahun individu saat ingin melihat pengembalian tahun 2018 dengan cepat. Mungkin, Anda memberi tag pada setiap foto dengan lokasi, tahun, dan orang-orang di dalamnya. Folder album foto bisa mendapatkan tag yang sama sehingga Anda juga bisa menemukannya dengan cepat. (Dan jangan lupa beri tag “#makanan_lezat” untuk gambar makanan.)
Tidak ada aturan untuk membuat sistem pemberian tag. Satu file dapat mendukung hingga 20 tag, sehingga Anda dapat berkreasi dengan tag yang Anda tambahkan dan sistem yang Anda buat. Namun, yang perlu diingat adalah lebih baik konsisten dan teratur daripada sembrono dan berantakan. Lagi pula, sistem pemberian tag hanya berfungsi jika Anda menggunakannya dengan benar.
Memulai pemberian tag
Memulai pemberian tag mungkin terdengar sulit dan tidak menyenangkan, tetapi sebenarnya mudah saja. Cukup masuk ke akun Dropbox Anda, lalu klik kotak centang di sebelah kiri file atau folder yang ingin Anda beri tag. Cari kotak "Tambahkan tag" di panel sisi kanan, lalu masukkan teks tag. Jika tag tersebut baru, Anda harus membuatnya. Jika tag tersebut sudah pernah Anda buat, tag akan muncul. Perlu diingat bahwa semua tag harus kurang dari 32 karakter dan hanya boleh berisi huruf, angka, dan garis bawah. Menghapus tag dapat dilakukan secara cepat dengan mengeklik kotak centang, mencatat daftar tag yang muncul di bawah pratinjau file, dan mengeklik X untuk menghapus tag yang sesuai.
Selanjutnya, jika Anda menggunakan Dropbox Professional atau paket tim untuk bekerja, Anda dapat membuat folder yang menerapkan pemberian tag secara otomatis atau pemberian tag setiap kali file ditambahkan ke folder. Daripada menandai setiap foto atau video liburan satu per satu, cukup buat folder “#Trip Florida 2022” dan tambahkan tag “#Trip_Florida” dan “#2022” ke folder. Dengan begitu, setiap file yang Anda tambahkan akan menerima kedua tag tersebut.
Mencari konten lebih cepat
Jadi, Anda membuat sistem pemberian tag yang elegan dan cerdas. File dan folder, gambar, dan dokumen ada di Dropbox Anda dan siap diakses kapan pun Anda membutuhkannya. Namun, bagaimana cara memanfaatkan sistem pemberian tag dan mencarinya? Sederhana saja: gunakan tag untuk mencari. Jika Anda mengetik kata atau frasa di bilah pencarian di bagian atas layar, Anda akan melihat daftar tag yang berlaku. Klik pada satu tag, dan daftar Anda akan diisi dengan semua yang mengandung tag tersebut. Selain itu, Anda dapat mencari beberapa tag sekaligus untuk membantu mempersempit pencarian Anda. Jika “#2021” menampilkan terlalu banyak hasil, menambahkan pencarian tag tambahan seperti “#lompat_tebing“ atau “#pengembalian_pajak” akan mempersempit opsi.
Dunia Anda adalah tempat yang kompleks. Namun, sistem pemberian tag yang cerdas dan efektif dapat membantu keteraturan agar Anda, teman, dan keluarga dapat menemukan apa pun yang dibutuhkan dengan cepat dan mudah. Jangan terjebak mencari video di Paris atau W-2 yang diambil setengah dekade yang lalu. Beri tag sekali, cari kapan pun Anda membutuhkannya, dan lanjutkan kembali aktivitas Anda.
