我們都有類似的經驗：拚命搜尋某份數位文件或檔案。有可能是用來當作收入證明的退稅資料、在克里特島旅行時拍攝的相片，或是已簽署的合約 PDF 檔。您心裡很清楚檔案安全無虞地儲存在 Dropbox 中，不僅受到頂尖密碼保護，更能確保檔案不受意外威脅，但為什麼怎麼找也找不到？您之前又是怎麼命名檔案呢？
運用標註功能，尋找特定檔案就跟上傳時一樣輕鬆無比。只需幾個簡單步驟，就能確保您的數位世界保持井井有條且易於尋找。以下提供您使用標籤的最佳方法，針對生活中重要 (和不太重要) 的文件、相片及更多內容，都能運用標籤歸納檔案並簡化搜尋流程。
建立個人化標籤
單一標籤的功能強大，而一個完善的標籤系統更是所向無敵。在亂無章法地著手製作標籤之前，請仔細考慮新增標籤的內容及理由。也許您剛好在尋找房子或正打算著手開始搜尋，那麼財務報表、銀行對帳單、提供付款計算的試算表、貸款預批信等所有相關文件，就可以全部加上「#house」標籤。您可以為退稅資料新增「#tax_return」標籤，如此便能迅速找到所有相關資料，也可以標註個別年份，當您需要立即找到 2018 年的退稅資料時，就能輕鬆按年份搜尋。您還可以根據位置、年份和人物為相片新增標籤，並為相簿資料夾加上相同標籤，這樣就能快速找到所需相片(同時，也別忘記了為食物相片新增「#great_meals」標籤)。
建立標籤系統沒有任何制式規則。一個檔案最多可支援 20 個標籤，因此您在新增標籤及建立標籤系統時大可盡情發揮創意。但請銘記在心，建立系統時，保持一致並謹慎應對，絕對比輕率和丟三落四來得好。畢竟，只有在使用得當的情況下，標籤系統才能發揮作用。
開始新增標籤
開始使用標註流程時，可能會令人心生恐懼又覺得太沒效率，但這件事其實出乎意料地簡單。只須登入 Dropbox 帳戶，找到您要新增標籤的檔案或資料夾，然後按一下左側的核取方塊即可。在右側面板中尋找 [新增標籤] 方塊，然後輸入標籤文字。如果先前不曾使用過，請建立新標籤。如果是已經建立的標籤，則會自動跳出來。請注意，所有標籤都必須少於 32 個字元，並且只能包含字母、數字和底線。至於移除標籤的步驟，也跟點選核取方塊一樣迅速，鎖定顯示在檔案預覽下方的標籤清單，然後按一下 [X] 便能根據需求移除任何標籤。
如果您在工作時使用的是 Dropbox Professional 或團隊方案，則可善用建立資料夾的功能，只要將檔案新增至資料夾，就可自動為資料夾內的所有檔案新增標籤。您不必辛苦地標註每一張度假相片或每一部影片，只須建立一個「#Florida Trip 2022」資料夾，並為該資料夾新增「#Florida_Trip」和「#2022」標籤，您新增至資料夾中的每個檔案都會自動套用這兩個標籤。
更快找到所需內容
您已經建立一個巧妙且智能的標註系統。檔案和資料夾、圖片和文件都存放在 Dropbox 中，您可以隨時隨地存取所需資料。但是該如何利用標註系統找到資料呢？這也很簡單：只須使用標籤進行搜尋即可。如果您在畫面頂端的搜尋列中輸入字詞，就能看到已套用的標籤清單。按一下個別標籤，清單中會顯示任何套用該標籤的內容。您也可以一次搜尋多個標籤，讓搜尋範圍更精準。假設搜尋「#2021」出現太多結果，請新增其他標籤搜尋條件，如「#cliff_jump」或「#tax_refund」，協助您縮小查詢範圍。
我們身在一個錯綜複雜的世界。然而，智能且有效的標註系統可以協助您將生活變得井然有序，方便您和親朋好友迅速找到任何所需內容，不費吹灰之力。您不必耗費無數時間尋找在巴黎拍攝的影片，或是五年前填寫的 W-2 表格。只要建立一次標籤，就能在需要時找到相關資料，然後繼續專心處理您該做的事情。
