En algún momento, todos hemos buscado desesperadamente un documento o archivo digital. Tal vez fuera una declaración fiscal que necesitaras para demostrar unos ingresos, una foto del viaje que hiciste a Creta o el PDF de un contrato que firmaste. Recuerdas que el archivo estaba guardado a salvo con la protección con contraseña y la recuperación en caso de incidentes de Dropbox, ambas protecciones de alto nivel, pero no sabes dónde está exactamente. ¿Qué nombre le pusiste?
Con el etiquetado, encontrar un archivo en concreto es tan fácil como subirlo. En unos pocos pasos, podrás tener tu contenido digital organizado y a mano. A continuación, te contamos formas muy eficientes de organizar tus archivos con etiquetas y de agilizar el proceso de búsqueda para documentos, fotos y otros archivos, ya sean los más importantes o los que no lo son tanto.
Personaliza el sistema
Una etiqueta, por sí sola, ya es potente, pero un sistema de etiquetado bien diseñado lo es mucho más. Antes de empezar a etiquetar contenido sin control, piensa en qué estás etiquetando y por qué lo haces. Si, por ejemplo, estás buscando una casa para comprarla o empezando a plantearte hacerlo, muchos archivos, tus informes financieros, extractos bancarios, hojas de cálculo con previsiones de pagos, documentos de preaprobación de hipoteca y más tendrán la etiqueta “#casa”. Puedes etiquetar tus declaraciones fiscales con la etiqueta “#declaración_fiscal”. Así las encontrarás rápidamente, incluso si tienes que recuperar rápidamente las declaraciones de, por ejemplo, 2018, . Quizás etiquetes tus fotos con la ubicación, el año y las personas que salen en ellas. También puedes aplicar estas etiquetas a la carpeta en la que esté el álbum para encontrarlo rápidamente. ¡No olvides usar la etiqueta “#comida_espectacular” en las fotos gastronómicas!
No hay ninguna regla para crear tu sistema de etiquetado. Un único archivo puede tener hasta 20 etiquetas, así que no te cortes: añade y crea con libertad. Es mejor ser coherente y hacerlo con cabeza que no seguir ninguna lógica y tenerlo todo disperso. Al fin y al cabo, un sistema de etiquetado solo funcionará si se usa correctamente.
Empieza a etiquetar archivos
Ponerse con el proceso de etiquetado puede parecer abrumador y complicado, pero es sencillo. Solo tienes que iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox y hacer clic en la casilla de verificación que verás a la izquierda del archivo o la carpeta que quieras etiquetar. Busca el cuadro “Añadir una etiqueta” en la parte derecha del panel y escribe el texto de la etiqueta. Si es una etiqueta nueva, créala; si ya la has creado, aparecerá aquí. Ten en cuenta que las etiquetas no pueden ocupar más de 32 caracteres y que solo pueden contener letras, números y guiones bajos. Eliminar una etiqueta es muy rápido. Haz clic en la casilla de verificación, revisa la lista de etiquetas que se muestra debajo de la vista previa del archivo y haz clic en la X de una etiqueta para eliminarla.
Además, si usas Dropbox Professional o planes de equipo para trabajar, podrás crear carpetas que apliquen automáticamente una o varias etiquetas cada vez que se les añada un archivo. En lugar de etiquetar cada foto o vídeo de las vacaciones por separado, puedes, sencillamente, crear una carpeta llamada “#Viaje a Florida 2022” y añadir las etiquetas “#viaje_Florida” y “#2022” para que ambas se apliquen a todos los archivos que añadas a la carpeta.
Encuentra el contenido más rápido
Has creado un sistema de etiquetado que funciona muy bien. Tus archivos, carpetas, imágenes y documentos están guardados en Dropbox, y puedes acceder a ellos cuando lo necesites. Pero ¿cómo puedes aprovechar el sistema de etiquetado para encontrarlos? Es muy sencillo: usa etiquetas para buscarlos. Si escribes una palabra o frase en la barra de búsqueda de la parte superior de la pantalla, verás una lista de etiquetas que encajen con la búsqueda. Haz clic en una para que la lista se rellene con todo el contenido que incluya esa etiqueta. Además, podrás buscar varias etiquetas al mismo tiempo para acotar mejor la búsqueda. Si “#2021” da demasiados resultados, añadir más búsquedas de etiquetas, como “#salto_acantilado” o “#declaración_fiscal”, te ayudará a definir mejor la búsqueda.
Tu mundo es complejo, pero un sistema de etiquetado inteligente y eficaz puede ayudarte a poner orden para que tanto tú como tus amigos y familiares encontréis el contenido de forma rápida y sencilla. No te atasques buscando aquel vídeo de París o formulario de IRPF de hace cinco años. Si los etiquetas cuando toque, podrás encontrarlos en cualquier momento y seguir con lo que estabas haciendo.
