Kita semua pernah menghadapinya: terdesak mencari dokumen atau fail digital tersebut. Mungkin anda memerlukan pulangan cukai sebagai bukti pendapatan, foto yang anda ambil semasa percutian di Crete, atau PDF kontrak yang anda tandatangani. Semuanya ada di sana, disimpan dengan selamat dan terjamin melalui perlindungan kata laluan terbaik Dropbox dan kalis bencana, tetapi di mana sebenarnya lokasi fail tersebut? Apakah nama yang anda berikan kepada fail itu?
Dengan pengetagan, mencari fail tertentu semudah memuat naik fail. Melalui beberapa langkah mudah, anda boleh memastikan bahawa dunia digital anda kekal teratur dan boleh dicari. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk mengatur fail anda dengan tag dan menyelaraskan proses carian untuk dokumen, foto dan banyak lagi yang penting (dan tidak begitu penting) dalam kehidupan anda.
Jadikan peribadi
Satu tag sangat berkuasa. Namun, sistem pengetagan yang teliti adalah kuasa besar. Sebelum anda mula mengetag secara mahu tidak mahu, fikirkan perkara yang anda tag dan sebab anda mengetag perkara itu. Mungkin anda sedang dalam proses mencari rumah atau berfikir untuk mula mencari apa-apa sahaja dan segala-galanya—penyata kewangan, penyata bank, hamparan dengan pengiraan pembayaran, dokumen prakelulusan gadai janji, dan banyak lagi—dapatkan tag “#house”. Anda boleh mengetag pulangan cukai anda dengan “#tax_return” supaya anda boleh menemukan kesemuanya dengan cepat, dan juga mengikut tahun individu apabila anda perlu menarik pulangan tahun 2018 dengan pantas. Mungkin anda mengetag foto individu dengan lokasi, tahun, dan orang yang ada dalam foto. Folder album foto boleh mendapat tag yang sama, jadi anda juga boleh menemukan foto tersebut dengan cepat. (Dan jangan lupa tag “#great_meals” untuk syot makanan tersebut.)
Tidak ada peraturan untuk membina sistem pengetagan anda. Satu fail boleh menyokong hingga 20 tag, jadi anda boleh menjadi kreatif dengan tag yang anda tambah dan sistem yang anda cipta. Tetapi ingat, apabila membina sistem, lebih baik menjadi konsisten dan bijak daripada remeh dan berselerak. Lagipun, sistem pengetagan hanya berfungsi jika anda menggunakan sistem tersebut dengan betul.
Mula mengetag
Untuk bermula dengan proses pengetagan mungkin kedengaran menakutkan dan sukar dilakukan, tetapi proses ini adalah mudah. Hanya daftar masuk ke akaun Dropbox anda, kemudian klik kotak rait di sebelah kiri fail atau folder yang ingin anda tag. Cari kotak “Tambah tag” pada panel sebelah kanan, kemudian masukkan teks tag. Jika tag itu ialah tag baru, cipta tag tersebut. Jika tag itu ialah tag yang telah anda cipta, tag tersebut akan muncul. Perlu diingat bahawa semua tag perlu kurang daripada 32 aksara dan hanya boleh mengandungi huruf, nombor, dan garis bawah. Membuang tag adalah sepantas mengklik pada kotak rait, mencatat senarai tag yang muncul di bawah pratonton fail, dan mengklik pada X untuk membuang sebarang tag yang sesuai.
Dan jika anda menggunakan Dropbox Professional atau pelan pasukan untuk kerja, anda boleh mencipta folder yang menggunakan tag secara automatik atau mengetag fail yang ditambahkan pada folder pada bila-bila masa. Daripada mengetag setiap foto atau video percutian secara berasingan, hanya cipta folder “#Florida Trip 2022” dan tambahkan tag “#Florida_Trip” dan “#2022” pada folder, dan setiap fail yang anda tambah akan menerima kedua-dua tag tersebut.
Cari kandungan anda dengan lebih pantas
Jadi, anda membina sistem pengetagan yang elegan dan pintar. Fail dan folder, imej dan dokumen berada dalam Dropbox anda, sedia untuk diakses pada bila-bila masa apabila diperlukan. Tetapi bagaimanakah anda boleh memanfaatkan sistem pengetagan dan mencari sistem tersebut? Itu juga mudah: gunakan tag untuk mencari. Jika anda menaip perkataan atau frasa ke dalam bar carian di bahagian atas skrin, anda akan melihat senarai tag yang digunakan. Klik pada tag individu, dan senarai anda akan diisi dengan apa-apa sahaja yang mempunyai tag tersebut. Dan anda boleh mencari berbilang tag serentak untuk membantu anda memperhalusi carian anda. Jika “#2021” memaparkan terlalu banyak hasil, menambah carian tag tambahan seperti “#cliff_jump“ atau “#tax_refund” akan mengecilkan pilihan.
Dunia anda ialah tempat yang kompleks. Walau bagaimanapun, sistem pengetagan yang bijak dan berkesan boleh membantu anda memberikan penyusunan supaya anda, rakan dan keluarga anda boleh mencari apa-apa sahaja yang diperlukan dengan cepat dan mudah. Jangan buntu semasa mencari video tersebut dari Paris atau W-2 itu dari setengah dekad yang lalu. Tag sekali, cari pada bila-bila masa anda perlukan, dan teruskan dengan kehidupan anda.
