Wszyscy kiedyś rozpaczliwie szukaliśmy pewnego cyfrowego dokumentu lub pliku. Mogło to być zeznanie podatkowe potrzebne jako zaświadczenie o dochodach, zdjęcie zrobione podczas podróży na Kretę lub plik PDF podpisanej umowy. Plik na pewno jest przechowywany bezpiecznie dzięki najwyższej klasy ochronie hasłem Dropbox i zabezpieczeniu przed awarią, ale się znajduje? Jaką ma nazwę?
Dzięki tagowaniu zlokalizowanie określonego pliku jest bardzo proste — wystarczy przesłać plik. W kilku prostych krokach możesz zapewnić, że Twój cyfrowy świat pozostanie uporządkowany i łatwy w przeszukiwaniu. Oto kilka najlepszych sposobów na uporządkowanie plików za pomocą tagów i usprawnienie procesu wyszukiwania (mniej lub bardziej) ważnych dokumentów, zdjęć i nie tylko.
Stwórz własny spersonalizowany system
Już pojedynczy tag daje dużo możliwości, natomiast przemyślany system tagowania praktycznie zapewnia supermoce. Zanim zaczniesz tagować pliki, zastanów się, co tagujesz i dlaczego. Być może jesteś w trakcie poszukiwania domu lub myślisz o rozpoczęciu takiego procesu, więc wszystko — sprawozdania finansowe, wyciągi bankowe, arkusze kalkulacyjne z obliczeniami płatności, dokumenty wstępnego zatwierdzenia kredytu hipotecznego i inne — może otrzymać tag „#dom”. Możesz oznaczyć swoje zeznania podatkowe tagiem „#zwrot_podatku, aby szybko znaleźć je wszystkie, a także według poszczególnych lat, gdy potrzebujesz szybko pobrać zeznania za 2018 rok. Możesz oznaczać poszczególne zdjęcia lokalizacją, rokiem i osobami, które się na nich znajdują. Folder albumu ze zdjęciami może mieć te same tagi, dzięki czemu można go szybko znaleźć. (I nie zapomnij o tagu „#wspaniałe_jedzenie” w przypadku fotografii pysznych posiłków).
Nie ma żadnych zasad tworzenia systemu tagowania. Pojedynczy plik może obsługiwać do 20 tagów, dzięki czemu możesz się wykazać kreatywnością w zakresie dodawanych tagów i tworzonego systemu. Pamiętaj jednak, że budując go, lepiej zachować konsekwencję i rozsądek niż działać nierozmyślnie oraz spontanicznie. W końcu system tagowania działa tylko wtedy, gdy jest prawidłowo używany.
Rozpocznij tagowanie
Rozpoczęcie procesu tagowania może wydawać się onieśmielające i nieporęczne, ale tak naprawdę jest proste. Po prostu zaloguj się na swoje konto Dropbox, a następnie kliknij pole wyboru po lewej stronie pliku lub folderu, który chcesz oznaczyć. Poszukaj pola „Dodaj tag” w panelu po prawej stronie, a następnie wprowadź tekst tagu. Jeśli jest to nowy tag, utwórz go. Jeśli jest to już utworzony tag, zostanie wyświetlony. Pamiętaj, że wszystkie tagi muszą mieć mniej niż 32 znaki i mogą zawierać tylko litery, cyfry oraz podkreślenia. Aby usunąć tag, wystarczy kliknąć pole wyboru, przejrzeć listę tagów widoczną pod podglądem pliku i kliknąć przycisk X przy dowolnych tagach.
Jeśli używasz usługi Dropbox Professional lub taryfy zespołowej, możesz tworzyć foldery, które automatycznie stosują tag lub tagi za każdym razem, gdy dodajesz plik do folderu. Zamiast oznaczać każde zdjęcie lub film z wakacji osobno, wystarczy utworzyć folder „#Wycieczka na Florydę 2022” i dodać do niego tagi „#Wycieczką_na_Florydę” i „#2022”, a otrzyma je każdy dodany plik.
Szybsze znajdowanie treści
Udało Ci się więc stworzyć elegancki i inteligentny system tagowania. Pliki i foldery, obrazy i dokumenty znajdują się w usłudze Dropbox, gotowe do udostępnienia w dowolnym momencie. Jak jednak można skorzystać z systemu tagowania, aby je znaleźć? To też jest proste: używaj tagów do wyszukiwania. Jeśli wpiszesz słowo lub frazę w pasku wyszukiwania u góry ekranu, zobaczysz listę odpowiednich tagów. Po kliknięciu pojedynczego tagu lista zostanie wypełniona wszystkimi plikami, które są nim oznaczone. Możesz też wyszukiwać wiele tagów jednocześnie, aby zawęzić wyszukiwanie. Jeśli tag „#2021” przyniesie zbyt wiele wyników, dodanie do wyszukiwania kolejnych tagów, takich jak „#skok_z_klifu” lub „#zwrot_podatku”, zawęzi wyniki.
Twój świat jest złożonym miejscem. Inteligentny i skuteczny system tagowania może jednak pomóc w zaprowadzeniu porządku, dzięki czemu Ty, Twoi znajomi oraz rodzina będziecie mogli szybko i łatwo znaleźć wszystko, czego potrzebujecie. Nie trać czasu na szukanie konkretnego filmu z Paryża lub formularza podatkowego sprzed pięciu lat. Oznacz plik raz, zlokalizuj go w dowolnym momencie i ciesz się swobodą.
