Nous sommes tous passés par là, à savoir chercher désespérément un fichier numérique. Il s'agissait peut-être d'une déclaration fiscale dont vous aviez besoin pour justifier vos revenus, d'une photo prise pendant votre voyage en Crète ou d'un fichier PDF pour un contrat que vous avez signé. Il est là, stocké en lieu sûr grâce aux fonctionnalités de pointe de protection par mot de passe et de protection contre les sinistres de Dropbox. Mais où exactement ? Quel nom lui avez-vous donné ?
Avec l'ajout de tags, localiser un fichier spécifique est aussi facile que de l'importer. En quelques étapes simples, vous pouvez vous assurer que vos contenus numériques restent organisés et localisables. Voici quelques-uns des meilleurs moyens d'organiser vos fichiers à l'aide de tags et de simplifier le processus de recherche des documents, photos et autres contenus importants (ou non) de votre vie numérique.
Ajoutez votre touche personnelle
Un seul tag peut faire la différence. Un système d'ajout de tags bien réfléchi changera votre vie. Avant de commencer à ajouter des tags à tout-va, réfléchissez au contenu que vous taguez et pourquoi. Vous êtes peut-être à la recherche d'une maison ou sur le point de commencer à monter un dossier. Par conséquent, tous vos documents financiers, relevés bancaires, feuilles de calcul, documents de pré-approbation du crédit immobilier et autres reçoivent le tag “#maison”. Vous pouvez ajouter le tag “#déclaration_d'impôts” à vos déclarations d'impôts pour toutes les retrouver rapidement. Vous pouvez également ajouter l'année, vous pourrez ainsi récupérer rapidement vos déclarations de 2018 en cas de besoin. Vous pouvez aussi taguer le lieu, l'année et les personnes présentes sur vos photos individuelles. Le dossier de l'album photo peut recevoir les mêmes tags : vous pourrez ainsi le trouver tout aussi facilement. (Et n'oubliez pas d'ajouter un tag “#bons_repas” à toutes ces photos de nourriture.)
Il n'y a pas de règles : construisez votre système d'ajout de tags comme vous l'entendez. Un seul fichier peut recevoir jusqu'à 20 tags. Vous pouvez donc laisser parler votre créativité. Mais n'oubliez pas : il est préférable de faire des choix cohérents et judicieux, que de vous éparpiller. Après tout, un système d'ajout de tags n'est efficace que si vous l'utilisez correctement.
Commencez à ajouter des tags
Le processus d'ajout de tags peut paraître effrayant et peu pratique, mais il est en fait très simple. Connectez-vous simplement à votre compte Dropbox, puis cochez la case à gauche du fichier ou du dossier à taguer. Recherchez le champ “Ajoutez un tag” dans le panneau de droite, puis saisissez le texte souhaité. S'il s'agit d'un nouveau tag, créez-le. S'il s'agit d'un tag existant, il s'affichera. Chaque tag doit contenir moins de 32 caractères : uniquement des lettres, des chiffres et des caractères de soulignement. La suppression d'un tag est très rapide : cliquez dans le champ, notez la liste des tags qui apparaît sous l'aperçu du fichier et cliquez sur le signe X pour supprimer les tags appropriés.
Et si vous utilisez Dropbox Professional ou des forfaits d'équipe pour le travail, vous pouvez créer des dossiers avec application automatique de tags dès l'ajout d'un fichier dans le dossier en question. Plutôt que d'ajouter un tag à chaque photo ou vidéo de vacances individuellement, créez simplement un dossier “#Voyage_Floride_2022” et ajoutez des tags “#Voyage_Floride” et “#2022” au dossier. Chaque fichier que vous y ajouterez recevra alors ces deux tags.
Retrouvez vos contenus plus rapidement
Vous créez donc un système d'ajout de tags sophistiqué et intelligent. Les fichiers, dossiers, images et documents se trouvent dans votre Dropbox, à portée de clic. Mais comment utiliser le système d'ajout de tags pour les retrouver ? C'est simple : effectuez une recherche à l'aide des tags. Si vous saisissez un mot ou une expression dans la barre de recherche en haut de l'écran, vous verrez la liste des tags qui s'appliquent. Cliquez sur un tag, et votre liste vous présentera tous les contenus portant ce tag. Vous pouvez rechercher plusieurs tags à la fois pour vous aider à affiner les résultats. Si le tag “#2021” affiche trop de résultats, vous pouvez les affiner en ajoutant des tags supplémentaires comme “#saut_élastique” ou “#remboursement_impôt”.
Votre univers est complexe. Un système d'ajout de tags intelligent et efficace peut toutefois vous aider à apporter de l'ordre pour que vos amis et votre famille puissent trouver ce qu'ils recherchent rapidement et facilement. Ne soyez pas ralenti dans la recherche de cette vidéo filmée à Paris ou de ce formulaire fiscal datant d'il y a cinq ans. Taguez-le une fois, localisez-le dès que vous en avez besoin, et passez à autre chose.
