We kennen het allemaal wel: je bent wanhopig op zoek naar dat digitale document of bestand. Misschien gaat het om een belastingaangifte die je nodig hebt als bewijs van inkomen, een foto die je hebt gemaakt tijdens je reis naar Kreta, of een PDF van een contact dat je hebt ondertekend. Het is daar, veilig opgeslagen met de eersteklas wachtwoordbeveiliging en bescherming tegen rampen van Dropbox, maar waar precies ook alweer? Hoe heb je het genoemd?
Met tags is het vinden van een bepaald bestand net zo eenvoudig als het uploaden. In een paar eenvoudige stappen kun je ervoor zorgen dat je digitale wereld georganiseerd en vindbaar blijft. Hier zijn enkele van de beste manieren om je bestanden te organiseren met tags en het zoekproces naar de belangrijke (en minder belangrijke) documenten, foto's en meer in je leven te stroomlijnen.
Maak het persoonlijk
Een enkele tag is krachtig. Een doordacht systeem voor tags biedt echter ongekende mogelijkheden. Voor dat je van alles en nog wat gaat taggen, moet je ervoor nadenken wat je gaat taggen en waarom. Misschien ben je op zoek naar een huis of ben je van plan een huis te gaan zoeken en krijgt echt alles—financiële verklaringen, bankafschriften, spreadsheets met betalingsberekeningen, documenten met voorafgaande goedkeuring van de hypotheek en meer— een '#huis'-tag. Je kunt je belastingaangiften taggen met '#belastingaangifte' zodat je die allemaal snel kunt vinden, en ook per jaar voor wanneer je de aangifte van 2018 snel moet kunnen vinden. Misschien tag je individuele foto's met de locatie, het jaar en de mensen op de foto. De fotoalbummap kan dezelfde tags krijgen zodat je die ook snel kunt vinden. (En vergeet de '#geweldige_maaltijden'-tag niet voor al die foto's van eten.)
Er zijn geen regels voor je tagsysteem. Een enkel bestand kan maximaal 20 tags ondersteunen, dus je kunt creatief met de tags omgaan die je toevoegt en het systeem dat je daarvoor maakt. Maar onthoud dat het beter is om consistent en doordacht te zijn dan onbezonnen en slordig. Een tagsysteem werkt alleen als je dat correct gebruikt.
Begin met taggen
Met taggen aan de slag gaan klinkt misschien overweldigend en omslachtig, maar het is eenvoudig. Meld je aan bij je Dropbox-account, klik op het selectievakje links van het bestand of de map dat/die je wil taggen. Zoek het vakje 'Een tag toevoegen' in het rechterdeelvenster en voer dan de tekst van de tag in. Als het een nieuwe tag is, maak je die. Als het een tag is die je al hebt gemaakt, dan zal deze worden weergegeven. Tags mogen uit maximaal 32 tekens bestaan en mogen alleen letters, cijfers en onderstrepingstekens bevatten. Het verwijderen van een tag gaat net zo snel als op het selectievakje klikken. De tags worden in een lijst weergegeven onder de voorbeeldweergave van bestanden en als je op de X klikt, dan verwijder je de tag.
En als je Dropbox Professional of teamabonnementen voor werk gebruikt, dan kun je mappen maken die automatisch een tag of tags toepassen wanneer een bestand aan de map wordt toegevoegd. In plaats van dat je elke vakantiefoto of -video afzonderlijk moet taggen, kun je een '#Vakantie Spanje 2022'-map maken en de tags '#Vakantie_Spanje' en '#2022' aan de map toevoegen zodat elk bestand dat je toevoegt, die twee tags krijgt.
Je materiaal sneller vinden
Op die manier bouw je een elegant en slim tagsysteem. De bestanden en mappen, afbeeldingen en documenten staan in je Dropbox en kunnen op elk gewenst moment worden geopend. Maar hoe kun je profiteren van het tagsysteem en ze vinden? Dat is ook eenvoudig: gebruik tags om te zoeken. Als je een woord of woordgroep in de zoekbalk bovenaan het scherm typt, zie je een lijst met tags die van toepassing zijn. Klik op de individuele tag. Je lijst wordt vervolgens gevuld met alles dat die tag bevat. En je kunt naar meerdere tags tegelijk zoeken zodat je je zoekopdracht kunt verfijnen. Als je te veel resultaten krijgt met '#2021', dan kan het helpen om extra tagzoekopdrachten zoals '#klifsprong' of '#belastingteruggave' toe te voegen om de resultaten te beperken.
Jouw wereld is een complexe plek. Een slim en effectief tagsysteem kan je echter helpen om orde te scheppen zodat jij en je vrienden en familie alles snel en eenvoudig kunnen vinden. Raak niet ontmoedigd wanneer je naar die video van Parijs of die belastingaangifte van 10 jaar geleden zoekt. Voeg één keer een tag toe om bestanden te vinden wanneer je die nodig hebt en ga verder met je leven.
