Organiza tus fotos, archivos y videos con etiquetas

Todos hemos estado ahí: buscando desesperadamente ese documento o archivo digital. Tal vez sea una declaración impositiva que necesitas como prueba de ingresos, una foto que hiciste en el viaje a Creta o un PDF de un contrato que firmaste. Está allí, se almacena de forma segura con la mejor protección con contraseña y la mejor protección contra desastres de Dropbox, pero ¿dónde está exactamente otra vez? ¿Cómo lo llamaste? 

Con el etiquetado, localizar un archivo específico es tan fácil como cargarlo. En unos sencillos pasos, puedes asegurarte de poder hacer búsquedas en tu mundo digital y de mantenerlo organizado. Estas son algunas de las mejores formas de organizar tus archivos con etiquetas y optimizar el proceso de búsqueda de los documentos importantes (y no tan importantes), fotos y más en tu vida.

Personalízalo

Una sola etiqueta es poderosa. Sin embargo, un sistema de etiquetado bien pensado es un súperpoder. Antes de empezar a etiquetar al azar, piensa en lo que vas a etiquetar y por qué. Tal vez estés en proceso de búsqueda de casa o estés pensando en empezar a buscarla, así que todo y cualquier cosa, estados financieros, extractos bancarios, hojas de cálculo con los pagos, documentos de preaprobación de hipotecas y mucho más, lleva la etiqueta "#casa". Puedes etiquetar tus declaraciones de impuestos con "#declaraciones_impositivas" para que puedas encontrarlas a todas rápidamente, y también por año individual para cuando necesites obtener las devoluciones de 2018 rápidamente. Tal vez etiquetes fotos individuales con la ubicación, el año y las personas en ellas. La carpeta del álbum de fotos también puede tener las mismas etiquetas para que puedas encontrarla rápidamente. (Y no olvides la etiqueta "#comidas_extraordinarias" para las fotos de la comida). 

No hay reglas para construir tu sistema de etiquetado. Un solo archivo puede admitir hasta 20 etiquetas, por lo que puedes ser creativo con las etiquetas que añadas y el sistema que crees. Pero recuerda que, a la hora de construirlo, es mejor ser coherente y juicioso que frívolo y disperso. Después de todo, un sistema de etiquetado solo funciona si lo utiliza correctamente. 

Comienza con el etiquetado

Comenzar con el proceso de etiquetado puede parecer intimidante y poco manejable, pero es sencillo. Solo tienes que iniciar sesión en tu cuenta de Dropbox y, a continuación, hacer clic en la casilla de verificación situada a la izquierda del archivo o la carpeta que quieres etiquetar. Busca el cuadro "Añadir una etiqueta" en el panel derecho y, a continuación, introduce el texto de la etiqueta. Si es una etiqueta nueva, créala. Si es una etiqueta que ya has creado, aparecerá. Ten en cuenta que todas las etiquetas deben tener menos de 32 caracteres y solo pueden contener letras, números y guiones bajos. Eliminar una etiqueta es tan rápido como hacer clic en la casilla de verificación, observar la lista de etiquetas que aparece bajo la vista previa del archivo y hacer clic en la X para eliminar las etiquetas que correspondan. 

Y, si utilizas Dropbox Professional o planes de equipo para el trabajo, puedes crear carpetas que apliquen automáticamente una etiqueta o etiquetas cada vez que se añada un archivo a la carpeta. En lugar de etiquetar cada foto o video de las vacaciones de forma individual, basta con crear una carpeta "#Viaje a Florida 2022" y añadir las etiquetas "#Viaje_Florida" y "#2022" a la carpeta, y cada archivo que añadas recibirá esas dos etiquetas. 

Encuentra tu contenido más rápido

Así que construye un sistema de etiquetado elegante e inteligente. Los archivos y las carpetas, las imágenes y los documentos están en tu Dropbox, listos para acceder a ellos cuando los necesites. Pero ¿cómo puedes aprovechar el sistema de etiquetado y encontrarlos? Eso también es simple: utiliza etiquetas para buscar. Si escribes una palabra o frase en la barra de búsqueda en la parte superior de la pantalla, verás una lista de etiquetas que se aplican. Haz clic en una etiqueta individual y tu lista se completará con cualquier cosa que tenga esa etiqueta. Y puedes buscar varias etiquetas a la vez para ayudarte a afinar la búsqueda. Si “#2021" muestra demasiados resultados, agregar búsquedas de etiquetas adicionales como “#salto_acantilado" o “#reembolso_impuesto" reducirá las opciones.

Tu mundo es un lugar complejo. Sin embargo, un sistema de etiquetado inteligente y eficaz puede ayudar a dar un orden, para que tú y tus amigos y familiares puedan encontrar cualquier cosa que necesiten de forma rápida y sencilla. No te atasques buscando ese video de París o esa declaración de impuestos de hace media década. Etiquétalo una vez, búscalo cuando lo necesites y continúa con tu vida.