Charakter pracy się zmienia. Praca hybrydowa i wirtualna są popularniejsze niż kiedykolwiek, a tradycyjne godziny pracy odchodzą do lamusa. Te bardziej elastyczne metody realizowania obowiązków służbowych niosą wiele korzyści: od skrócenia czasu dojazdu do biura po możliwość zatrudniania talentów bez zważania na granice geograficzne.
Ale co z wpływem tego stylu pracy na równowagę między życiem zawodowym a prywatnym? W miarę jak pogłębiamy naszą wiedzę o tym, jak praca zmienia się pod wpływem zachodzących zmian kulturowych, wielu z nas zaczyna dostrzegać konflikty, które prowadzą do braku równowagi między życiem zawodowym i osobistym.
Jeśli czujesz presję, aby poświęcać więcej czasu na pracę, gdy wykonujesz ją w domu, lub jeśli Twój służbowy grafik zaczyna powoli przejmować czas na sprawy osobiste, to znajdujesz się we właściwym miejscu. Zanim przejdziemy do praktycznych wskazówek dotyczących poprawy równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, przypomnijmy sobie, co tak naprawdę oznacza ten termin.
Czym jest równowaga między życiem zawodowym a prywatnym?
Ostatnimi czasy hasło „work-life balance”, czyli „równowaga między życiem zawodowym a prywatnym” można usłyszeć w wielu miejscach, wypowiadane zarówno przez osoby prywatne, jak i w imieniu firm. Ale co to właściwie znaczy?
Według słownika Cambridge Dictionary „work-life balance” to „ilość czasu poświęcanego na pracę zawodową w porównaniu z ilością czasu spędzanego z rodziną i na wykonywaniu czynności, które sprawiają przyjemność”.
Dla każdego z nas będzie to oznaczało coś innego. Dla pracującego rodzica może to oznaczać elastyczność, która pozwala na codzienne odprowadzanie dziecka do szkoły i uczestniczenie w ważnych dla niego wydarzeniach, a jednocześnie umożliwia rozwój kariery.
Dla prowadzącego jednoosobową działalność, freelancera lub właściciela małej firmy „work-life balance” może po prostu oznaczać znalezienie czasu na posiłki i wysypianie się każdego dnia.
Mimo to możemy wyróżnić pewne nadrzędne aspekty, które definiują dobrą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym:
- możliwość robienia rzeczy, które trzeba robić – takich jak jedzenie, spanie czy wizyty u lekarza;
- możliwość robienia rzeczy, które chce się robić – takich jak udział w zajęciach rekreacyjnych i oddawanie się hobby;
- możliwość spędzania czasu z przyjaciółmi i rodziną bez odbiegania myślami do pracy;
- niemartwienie się o pracę, kiedy się nie pracuje.
Dlaczego jest to tak istotne?
Większość z nas zgodzi się z pewnością ze stwierdzeniem, że utrzymanie podziału na życie osobiste i zawodowe jest ważne. Ale przy całym tym nacisku na „work-life balance” czasami zrozumienie, dlaczego jest ono tak ważne, ginie wśród ogromnej ilości wskazówek, porad i materiałów.
Niektórym może być trudno wyobrazić sobie równowagę między pracą a życiem osobistym, ponieważ nigdy jeszcze w pełni jej nie doświadczyli. Właśnie dlatego równowaga między życiem zawodowym a prywatnym jest tak ważna – po prostu w życiu liczy się coś więcej niż praca!
Każdy pracujący zawodowo – czy to osoba prowadząca własną działalność, freelancer, czy pracownik kontraktowy – potrzebuje zdrowej równowagi między pracą a życiem prywatnym. Powodów jest wiele, między innymi:
- zmniejszenie stresu i uniknięcie wypalenia zawodowego;
- lepsza kondycja fizyczna i psychiczna;
- większa produktywność i umiejętność kreatywnego myślenia.
Gdy masz czas na to, aby skupić się tylko na jednej rzeczy – czy to na zadaniu służbowym, hobby, czy po prostu na spotkaniu z rodziną i przyjaciółmi – pielęgnujesz w sobie zdolność do bycia bardziej „obecnym” w tym, co robisz.
Wyzwania związane z równowagą między życiem zawodowym a prywatnym i sposoby sprostania im
Wyjaśniliśmy, co oznacza „work-life balance” i dlaczego ma tak ogromne znaczenie. Przejdźmy zatem do pytania, jak rozpoznać, że równowaga między życiem zawodowym a prywatnym pozostawia nieco do życzenia.
Poniżej przedstawiamy 10 częstych przeszkód na drodze do osiągnięcia „work-life balance” oraz proponowane przez nas rozwiązania, które pomogą Tobie, Twoim współpracownikom i firmie je pokonać.
1. Kultura firmy
Często myślimy o kulturze firmy jako o społecznym i fizycznym środowisku pracy – na przykład o tym, czy w biurze są przestrzenie do wspólnej pracy czy indywidualne boksy.
Ale odnosi się ona również do wartości, które napędzają firmę. Zasady, którymi kieruje się firma – zarówno wewnętrzne wśród pracowników, jak i zewnętrzne, w stosunku do klientów – wyznaczają pewne standardy czy też oczekiwania, które przenikają do kultury pracy.
Poczucie kultury, które tworzy firma, powinno być kultywowane, aby wspierać rozwój. Jednak osiąganie wyznaczonych celów nigdy nie powinno odbywać się ze szkodą dla satysfakcji pracowników. Nikt nie będzie chciał pozostać w firmie na tyle długo, aby zobaczyć, jak te cele zostaną osiągnięte, jeśli będzie miał wrażenie, że jego wysiłki są niedoceniane, a opinie ignorowane.
Kultura nigdy nie powinna wywierać presji na nikogo – na wyższym czy niższym stanowisku – aby stał się kimś, kim nie jest. Świeżo upieczonym absolwentom może odpowiadać nastawienie na aktywną integrację, ale dla bardziej doświadczonych pracowników, którzy mają inne priorytety (takie jak rodzina), czucie się zmuszonym do cotygodniowego uczestnictwa w spotkaniach przy drinku po pracy (na przykład) może być uciążliwe.
Rozwiązanie: pracodawcy powinni pamiętać, że obowiązkowa zabawa rzadko jest zabawą dla wszystkich. Warto wykorzystywać narzędzia do współpracy, aby umożliwić pracownikom omówienie kwestii związanych z zajęciami zespołowymi.
Pracownicy mogą zacząć pokonywanie tej przeszkody już na etapie rozmowy kwalifikacyjnej i wdrażania do pracy. Zapytanie obecnych pracowników o zdanie na temat kultury firmy pomoże ocenić, czy dane miejsce pracy jest dopasowane do naszych potrzeb.
2. Zasady obowiązujące w firmie
To, jak dana firma kształtuje swoją kulturę pracy, często sprowadza się do polityki. Obejmuje to wiele kwestii, w tym godziny pracy, płatny urlop chorobowy, świadczenia i dostęp do wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego.
Jeśli te czynniki nie są regularnie weryfikowane, polityka firmy może stać się przestarzała – wystarczy spojrzeć na to, jak szybko pandemia COVID-19 doprowadziła do zmian w priorytetach i schematach pracy.
Zasady obowiązujące w firmie naruszają równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, gdy zaczynają być odczuwane jako restrykcyjne. Może to być na przykład brak możliwości pracy elastycznej, czyli opcji realizowania obowiązków służbowych w godzinach innych niż tradycyjne.
Rozwiązanie: szefowie powinni zachęcać swoich pracowników do otwartości w kwestii tego, jaka organizacja pracy nie wpływałaby negatywnie na ich życie osobiste. Może warto zwiększyć wsparcie dla rodziców i opiekunów lub wprowadzić dłuższe przerwy na lunch, aby umożliwić pracownikom korzystanie z poradnictwa, usług wsparcia zdrowia psychicznego lub wizyt lekarskich?
3. Zarządzanie
Menedżerowie są integralną częścią procesu zapewniania równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, zwłaszcza gdy chodzi o obciążenie pracą i zarządzanie zadaniami. Nie tylko przypisują oni zadania poszczególnym członkom zespołu, ale zazwyczaj są także pierwszymi osobami do kontaktu, jeśli coś jest nie tak.
Problemy w pracy wydają się większe, jeśli czujesz, że nie możesz zwrócić się do menedżera ze swoimi rozterkami – tym bardziej, jeśli kierownictwo jako całość nie jest odpowiednio przeszkolone, aby radzić sobie z tak złożonymi sprawami jak „work-life balance”.
Menedżerowie również mogą być przyczyną zaburzonej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Jeśli naciskają na pracowników, aby nadmiernie angażowali swój czas i zasoby, lub zmuszają ich do pracy w niepłatnych nadgodzinach, aby osiągnąć określone cele lub wskaźniki KPI, mogą doprowadzić do ich wypalenia zawodowego.
Rozwiązanie: menedżerowie i przełożeni powinni być przeszkoleni w dostrzeganiu oznak stresu i zaburzonej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym wśród swoich podwładnych, a także w tym, jak pomóc im pokonać takie problemy.
4. Syndrom oszusta
Czy trudno Ci przyjąć do wiadomości, że Twój sukces jest zasłużony, i radzisz sobie z tym poczuciem, przepracowując się? A może myślisz, że nie masz takich kompetencji, jak wydaje się innym? Są to dwa objawy tego, co określa się mianem syndromu oszusta.
Dla wielu osób syndrom oszusta wiąże się nie tylko z wątpieniem w siebie. Może to być również brak pewności siebie w pracy, nadwrażliwość na drobne błędy lub krytykę, przesadny strach przed sprawieniem zawodu, a także wypalenie spowodowane przepracowaniem.
Według badań przeprowadzonych przez Asanę 62% pracowników wiedzy (takich jak programiści, redaktorzy, prawnicy i pracownicy akademiccy) na całym świecie zgłasza, że doświadcza syndromu oszusta. Co więcej, osoby zajmujące wysokie stanowiska są bardziej narażone na to zjawisko niż pracownicy niższego szczebla.
Rozwiązanie: istnieje szereg działań, które firmy mogą podjąć, aby zwalczać syndrom oszusta. Są to m.in. przejrzystość celów organizacyjnych, rozwój szkoleń i programów mentorskich lub typu „buddy” oraz zapewnienie wsparcia w zakresie zdrowia psychicznego.
Na poziomie indywidualnym, gdy zauważysz u siebie objawy syndromu oszusta, postaraj się skupić na faktach. Spójrz na siebie z większego dystansu – przypomnij sobie, jakie umiejętności i doświadczenia wnosisz do pełnionej przez siebie roli. Zamiast porównywać się z innymi, zastanów się, co udało Ci się osiągnąć w perspektywie ostatniego roku lub pięciu lat.
Postaraj się maksymalnie wykorzystać okazje do uczenia się od współpracowników. Umów się na spotkanie z mentorem lub przełożonym, zanotuj punkty, które wywarły na Tobie największe wrażenie, i zachowaj te informacje tak, aby mieć je w zasięgu ręki, gdy tylko zauważysz u siebie objawy syndromu oszusta.
Możesz też stworzyć dokument w Dropbox Paper, w którym będziesz przechowywać listę pochwał, miłych notatek od współpracowników i podsumowań swoich osiągnięć. Spójrz na tę listę, gdy syndrom oszusta da o sobie znać, aby przypomnieć sobie o wspaniałych rzeczach, które udało Ci się osiągnąć.
Menedżerowie powinni również świecić przykładem. Wśród zachowań, które powinni wykazywać skuteczni menedżerowie, można wymienić:
- branie wolnego i niepracowanie poza normalnymi godzinami pracy – takie postępowanie może sprawić, że zespół będzie miał poczucie, że nie pracuje wystarczająco ciężko, co jeszcze bardziej pogłębi syndrom oszusta;
- przyznawanie się do własnych odczuć związanych z wypaleniem lub syndromem oszusta;
- pytanie członków zespołu indywidualnie i zbiorowo o ich odczucia związane z tym problemem;
- częste i wczesne udzielanie członkom zespołu jasnych i przydatnych informacji zwrotnych;
- chwalenie członków zespołu za dobrze wykonaną pracę.
5. Ciągła komunikacja
Prowadzenie grupowego czatu ze współpracownikami i śledzenie się nawzajem w mediach społecznościowych może być przyjemne, jeśli wszyscy dobrze się dogadują. Ale czasami prowadzi to do tego, że zbyt łatwo jest wrócić do „trybu pracy” – lub nigdy całkowicie z niego nie wyjść.
Jeszcze trudniej jest oddzielić życie zawodowe od osobistego, jeśli na prywatnym telefonie masz aplikacje związane z pracą, takie jak Google Spaces czy Gmail. Mogą one być przydatne, jeśli często zdarza Ci się pracować w podróży. Stwarzają one jednak pokusę, aby zagłębiać się w służbowe e-maile poza godzinami pracy lub podczas urlopu, tylko po to, żeby nie mieć zaległych powiadomień.
Rozwiązanie: spróbuj wyrobić sobie nawyk wyłączania powiadomień związanych z pracą w telefonie od razu po zakończeniu dnia pracy.
Na poziomie całej firmy kierownictwo może też zachęcać do bardziej asynchronicznego podejścia do komunikacji. Jest to sytuacja, w której występuje opóźnienie między otrzymaniem informacji a udzieleniem odpowiedzi na nią – mówiąc wprost, nie ma wymogu, aby od razu odpowiadać na wiadomości i e-maile.
Można też włączyć do regularnych działań takie narzędzia jak Dropbox Capture. Spotkania i inne wiadomości w formacie wideo, np. filmy szkoleniowe, są nagrywane z wyprzedzeniem i udostępniane innym, dzięki czemu można je obejrzeć w późniejszym czasie.
Gdy pracownicy mają zapewnioną możliwość przyswajania informacji we własnym tempie, bez presji na udzielanie pospiesznych odpowiedzi, rzadziej doświadczają wypalenia z powodu konieczności rywalizowania i chętniej wykorzystują swój czas w sposób produktywny.
6. Niejasne priorytety pracy
W miarę jak praca staje się coraz bardziej cyfrowa, niektórzy pracownicy zauważają, że ich stanowisko to tak naprawdę kilka ról połączonych w jedną – dla przykładu, „twórcy treści” mogą zarządzać mediami społecznościowymi, treściami na stronie internetowej, marketingiem e-mailowym i szeregiem innych zadań.
Oznacza to, że może być trudno określić swoje priorytety na dany dzień. Może zacząć się wkradać syndrom oszusta, trudniej jest też definitywnie zamknąć swój dzień pracy.
Rozwiązanie: rozgranicz obowiązki z innymi pracownikami, aby nie być nadmiernie przeciążonym! Korzystaj z zasobów do zarządzania zadaniami w Dropbox Paper, aby tworzyć agendy zespołów oraz plany projektów, żeby wszyscy mieli jasność co do zakresu i czasu realizacji swoich obowiązków.
Jeśli lubisz działać rutynowo i kończyć pracę równo o 17:00, określ, które zadania są pilniejsze, i nadaj priorytet tym, które muszą koniecznie zostać wykonane w ciągu najbliższych 24 godzin. Dzięki temu lista rzeczy do zrobienia nie będzie zaprzątać Ci głowy, gdy wylogujesz się na koniec dnia.
7. Niepewność zatrudnienia
To istotny problem wśród prowadzących działalność jednoosobową, freelancerów i właścicieli małych firm. Wielu z nas łączy część swojej tożsamości z karierą zawodową i traktuje pracę jako potwierdzenie swoich osiągnięć. Poza tym dla większości ludzi praca oznacza bezpieczeństwo finansowe.
Niestabilność rynku pracy wpływa dziś na wielu pracowników – wyniki badań sugerują, że życie w strachu przed utratą pracy może być gorsze dla zdrowia niż faktyczna utrata pracy. Uczucia niepewności i niepokoju mogą popychać do podjęcia jeszcze większej ilości zadań w pracy – do tego stopnia, że życie zawodowe zaczyna przejmować obszar zwykle zarezerwowany na sprawy osobiste.
Rozwiązanie: po pierwsze, ważne jest, aby przyznać się do swoich odczuć i zaakceptować je. Dzięki samoświadomości możesz zastanowić się nad tym, które aspekty swojej sytuacji możesz kontrolować. To pomaga odzyskać pewną perspektywę i potwierdzić swoją wartość zarówno w pracy, jak i w domu.
Trzeba też być gotowym na zmiany i nie obawiać się ich. Zacznij postrzegać zmiany jako okazję i szansę na rozwój i naukę. Zachowaj proaktywną, a nie reaktywną postawę – korzystając z usługi Dropbox Paper, ustal osobisty plan rozwoju, w którym określisz swoje plany zawodowe oraz cele edukacyjne.
8. Kultura prac dodatkowych
Na popularności zyskuje tzw. kultura „side hustle” – czyli kultura prac dodatkowych, która zapewnia pracoholikom wymówkę do pracowania bez ustanku. Opiera się ona na idei zajmowania się dodatkowym do pełnoetatowego zatrudnienia projektem, który będzie stanowić uzupełnienie podstawowego wynagrodzenia.
Posiadanie dodatkowego zajęcia może być świetnym ujściem dla kreatywności i okazją do realizowania projektów, którymi dana osoba naprawdę się pasjonuje. Jeśli okaże się sukcesem, może nawet doprowadzić do rozwoju kariery freelancera. Taka praca musi być jednak dobrze zorganizowana. Spędzanie ośmiu godzin dziennie na pracy na etacie i dodatkowo poświęcanie każdej wolnej chwili wieczorami i w weekendy na dodatkową pracę nie jest najlepszym pomysłem.
Rozwiązanie: planuj i organizuj swój czas za pomocą Dropbox Paper i innych narzędzi zwiększających produktywność. Wyznacz sobie osobiste oczekiwania, jak wygląda „dobry” dzień pracy – pamiętaj, że poza pracą potrzebujesz też czasu na jedzenie, odpoczynek i inne rzeczy!
9. „Prezenteizm” i poczucie winy pracowników
Czy zdarza Ci się spędzać w pracy więcej czasu niż jest to wymagane, nawet pomimo bycia chorym? Zjawisko to jest określane mianem „prezenteizmu” – pracownik jest obecny fizycznie (lub online, jeśli pracuje zdalnie), ale nie jest szczególnie produktywny, a nawet może częściej popełniać błędy.
Jest to poważny problem w kulturach firm, w których długie godziny pracy i pozostawanie w biurze do późna w nocy jest postrzegane jako norma – zachowanie to jest nawet często kultywowane przez kierownictwo. Może to prowadzić u pracownika do poczucia winy, jeśli kończy pracę o zwykłej godzinie lub prosi o wolne, albo wrażenia, że nigdy nie wykonuje wystarczająco dużo pracy.
Rozwiązanie: ten problem naprawdę zaczyna się od góry – od kierownictwa i pracowników wyższego szczebla, którzy dają przykład pozostałym.
Zachęcaj pracowników do kończenia dnia pracy we właściwym czasie. Nie wysyłaj e-maili dotyczących zadań pod koniec dnia pracy (zwłaszcza w piątek!) z oczekiwaniem, że zostaną one od razu wykonane. Okaż empatię i zrozumienie, gdy pracownik zgłasza, że jest na zwolnieniu chorobowym – nie pogarszaj jego samopoczucia grożeniem mu, ile będzie mieć pracy do zrobienia po powrocie.
10. Brak wydzielonego miejsca do pracy
Praca zdalna w ostatnich latach ogromnie zyskała na popularności. Taki styl pracy ma swoje zalety, ale dla wielu osób spowodował zatarcie się fizycznej granicy między życiem zawodowym a domowym.
Ograniczenia w zakresie dostępnej przestrzeni są wyzwaniem dla wielu pracowników realizujących zadania służbowe w domu. Nie każdy ma osobny gabinet lub wolny pokój, w którym może pracować. Osoby mieszkające i pracujące w tym samym miejscu mogą czasem czuć się wyczerpane, ponieważ tak naprawdę nigdy nie opuszczają swojego „biura”. W efekcie może się okazać, że w domu pracują dłużej niż w siedzibie firmy.
Problem braku wydzielonego miejsca do pracy nie dotyczy tylko przestrzeni fizycznej. Czy zdarza Ci się korzystać z osobistego laptopa do pracy? Wiesz więc z pewnością, jak łatwo pomieszać sprawy osobiste i zawodowe – zwłaszcza jeśli nie masz rygorystycznego systemu organizacji plików.
Rozwiązanie: jako menedżer lub przełożony nie obawiaj się pracy zdalnej. Pracodawcy muszą być gotowi na przejście na pracę hybrydową lub w pełni zdalną, zaczynając już od procesu wdrażania pracowników. Dotyczy to również szkoleń w tym zakresie i uzyskiwania informacji zwrotnych od pracowników zdalnych na temat ich samopoczucia i satysfakcji z pracy.
Na poziomie indywidualnym staraj się prowadzić dobrze zorganizowany system porządkowania plików, który pozwoli Ci oddzielić pliki związane z pracą od plików osobistych. Usługa przechowywania w chmurze Dropbox doskonale nadaje się do tego celu.
Pracuj, żeby żyć, a nie żyj, żeby pracować
Dążenie do lepszej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym jest procesem ciągłym – niestety nie da się jej osiągnąć z dnia na dzień. Twoja sytuacja może ulegać zmianie, przez co „równowaga” wymaga dostosowania do zmieniających się priorytetów.
Będziesz potrzebować odpowiednich zasobów, które pomogą Ci zrozumieć, czy te priorytety są zgodne z tym, jak spędzasz czas. Dropbox zapewnia bezpieczną i łatwą w użyciu przestrzeń, w której możesz odkrywać, czym dla Ciebie jest równowaga między życiem zawodowym a prywatnym.
Od możliwości posiadania odrębnego konta dla zespołu i konta osobistego, a tym samym oddzielenia plików służbowych i prywatnych, po innowacyjne funkcje i integracje umożliwiające elastyczną pracę – Dropbox oferuje narzędzia, które pomogą Ci podjąć kroki w kierunku bardziej zrównoważonego podziału na pracę zawodową i życie prywatne.