Come gestire il lavoro distribuito con Dropbox Spaces

Un'anteprima di una proposta al cliente creata con Dropbox Spaces

Prima del COVID-19, la parte più stressante della tua giornata forse era il tragitto da pendolare attraverso la città per raggiungere il tuo ufficio. Ora hai a che fare con un tipo di caos meno prevedibile. Le notizie sono allarmanti e c'è l'ulteriore difficoltà di imparare a lavorare in un modo completamente nuovo, a casa e lontano dal team.

Forse hai già avuto esperienza nel lavoro da remoto e ti sentirai a tuo agio nel tenere il passo con le attività da casa. Tuttavia, quando l'intero team è fuori ufficio a tempo indeterminato, la situazione è diversa.

All'inizio di questo mese, Chris Marsh, Research Director presso 451 Research, un'unità di S&P Global Market Intelligence, ha discusso la differenza cruciale tra lavoro da remoto e lavoro distribuito. Sostiene che le nuove aziende distribuite tendono ad affidarsi troppo alla comunicazione in tempo reale, come la chat e le videoconferenze, perché non dispongono di sistemi migliori per organizzare il proprio lavoro.

Anche prima che la pandemia rivoluzionasse la nostra vita e cambiasse all'improvviso il nostro modo di lavorare, trascorrevamo molto tempo a destreggiarci tra e-mail, thread di chat, aggiornamenti di stato, documenti cloud e file, ed era difficile tenere traccia di tutti i dettagli. Inoltre, all'interno di ciascuno di questi canali, si ha solo una visione cronologica degli scambi con alcuni membri del team.

Questo finisce per creare un numero infinito di silo, rendendo difficile la visualizzazione del contesto all'interno della rete e dei progetti all'interno dell'organizzazione. Questi problemi non fanno altro che essere accentuati nella nostra nuova realtà di lavoro distribuito. Sono questi i problemi che stiamo cercando di risolvere creando un'area di lavoro intelligente.

Con Spaces, puoi disporre di un unico sistema di organizzazione anziché di più sistemi diversi. Inoltre, puoi effettuare ricerche tra i tipi di file per trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno.

Ora che i team di tutto il mondo devono adattarsi alla dislocazione e alla disconnessione del lavoro da casa, comunicare e collaborare diventa ancora più difficile. Oggi vedremo in che modo il tuo team distribuito può utilizzare Dropbox Spaces per ridurre il caos e ripristinare l'ordine creando un contesto e migliorando la visibilità.

Mantenere tutto il lavoro organizzato

Quando tutti i tuoi file, le tue cartelle e i tuoi documenti sono sparsi in più app, è facile dimenticare dove andare per trovare ciò di cui hai bisogno. Questo è particolarmente vero ora che documenti e memo si accumulano più rapidamente che mai. 

Quando tutti questi contenuti risiedono in diversi strumenti sincroni e asincroni, le cose diventano ancora più complicate. Potresti ricordare il nome di un file, o almeno il contenuto, ma se non ricordi se è stato inviato come allegato e-mail, messaggio Slack o link della chat di Zoom, devi eseguire la stessa ricerca in tutti questi programmi, finendo per passare troppo tempo a saltare da un flusso di lavoro all'altro solo per rintracciare un file.

Con Spaces, tuttavia, puoi mantenere tutti i diversi tipi di contenuto nello stesso posto, in modo da avere un unico sistema per organizzare tutto il tuo lavoro. I file PDF e Photoshop possono essere affiancati a documenti cloud come Google Docs o file Figma. In Spaces, i file locali e i documenti cloud non sono due mondi diversi, ma sono tutti accessibili nello stesso posto. Questo significa che puoi disporre di un unico sistema di organizzazione anziché di più sistemi diversi. Inoltre, puoi effettuare ricerche tra i tipi di file per trovare rapidamente ciò di cui hai bisogno.

La barra mostra i documenti recenti su cui stavi lavorando, assieme ai contenuti suggeriti di cui probabilmente avrai bisogno per le prossime riunioni, il tutto in un unico posto organizzato.

Mettere i contenuti nel giusto contesto

Quando ci abituiamo a utilizzare thread di chat, catene di e-mail e videochiamate per comunicare sul lavoro, si crea un problema di contesto. Gli obiettivi del progetto e il feedback sui progressi sono entrambi separati dal lavoro effettivo, creando confusione, fraintendimenti e disallineamento.

Ognuno ha il proprio modo di lavorare. Alcuni preferiscono le conversazioni via e-mail perché sono facili da cercare. Ad altri piace ricevere risposte rapide nelle chat su Slack. Tuttavia, più persone fanno parte del tuo team, più canali devi controllare e più lavoro devi fare per seguire decine di conversazioni sullo stesso progetto. 

Immagina di disporre di un solo spazio che funga da sede centrale per il progetto. Invece di avere interazioni isolate basate sulla comunicazione di progetto, le interazioni avvengono nel contesto. Accanto al contenuto è possibile visualizzare le panoramiche e le tempistiche del progetto, in modo da poter comprendere meglio l'ambito del progetto e assegnare priorità alle attività.

È questa l'idea alla base di Spaces. Mettendo in contatto persone e contenuti nello stesso posto, potrai assicurarti che ad essere aggiornate sui progetti siano sempre le persone giuste e che tutti dispongano del contesto di cui hanno bisogno per contribuire in modo efficace.  

Quando operi in uno spazio che delinea la strategia del progetto e le scadenze dei risultati finali, è facile assegnare attività ai membri del team, monitorare i progressi e visualizzare commenti sui contenuti, il tutto in un unico posto.

Gestisci il tempo in modo più efficace

Il lavoro di squadra distribuito può facilmente portare a un sovraccarico di notifiche. Quando il tuo team si affida a strumenti che agiscono in tempo reale come le chat, ricevi continue notifiche e, per non sembrare maleducato, senti l'esigenza di rispondere subito. In questo modo, però ti risulta difficile concentrarti sulle tue priorità. 

Può anche ridurre l'efficacia dell'intero team e rallentare i progressi. Non hai mai partecipato a una riunione su Zoom e hai dimenticato di disattivare le notifiche di Slack? Nel bel mezzo della riunione, senti arrivare una notifica e dai una sbirciatina di riflesso. Il badge rosso scompare perché hai visto il messaggio, ma dopo aver ripreso la testa nella riunione, ti dimentichi completamente del messaggio Slack. Due giorni dopo, il tuo compagno di team ti ricorda che è ancora in attesa di una decisione su quel progetto. Moltiplica questa dinamica per tutte le persone con cui lavori e otterrai enormi ingorghi nell'organizzazione semplicemente dovuti a domande dimenticate. 

Dropbox è progettato in base al lavoro, non alla conversazione sul lavoro. Puoi rispondere ai commenti secondo i tuoi tempi, quando sei pronto. Ciò consente a te e al tuo team di disporre dello spazio per lavorare e formulare pensieri invece di impegnarti per organizzare un'altra riunione sul calendario. 

Come sottolinea Daniel Kahneman in Thinking Fast and Slow, molti danno il meglio attivando una modalità di pensiero volutamente lenta piuttosto che in tempo reale. Quando sarai in grado di commentare i contenuti all'interno della panoramica del progetto, potrai risparmiare il tempo prima dedicato alle conversazioni e alle riunioni cercando di chiarire il contesto. Ciò ti consentirà di utilizzare l'orario di lavoro in modo più efficace e fruttuoso.

Ridurre l'attrito

Quando il nostro team è passato al lavoro distribuito, la maggior parte di noi ha lasciato i monitor più grandi in ufficio e ha portato a casa i propri laptop. Questo compromesso aveva senso quando ancora non sapevamo che il WFH sarebbe divenuto la nostra nuova normalità. Ora che lavoriamo in questo modo da settimane, è facile vedere l'attrito cognitivo che si verifica quando devi continuare a passare da un'app all'altra su uno schermo da 13'.

Se passare dalla creazione di contenuti alla comunicazione era già difficile, lo è anche di più dovendo utilizzare una finestra più piccola. Tuttavia, l'integrazione di tutti gli strumenti in un unico posto può essere d'aiuto. Spaces riunisce Slack, Zoom, Google Cloud, Microsoft, Salesforce, Adobe, HelloSign e molti altri strumenti su cui fai affidamento in un'unica area di lavoro. Questo ti consente di fare di più in un unico posto invece di dover saltare avanti e indietro tra strumenti diversi.

Animazione di allegati di file suggeriti per calendari in Dropbox

Quattro modi per ridurre l'attrito utilizzando Dropbox Spaces:

  • Allegare i file per le successive riunioni in Zoom in modo che siano già disponibili quando ti unisci
  • Chattare su un documento tramite Slack direttamente dal documento 
  • Allegare un file a una bacheca di Trello
  • Inviare un contratto o un documento per la firma utilizzando HelloSign

Anche dopo la fine della pandemia di COVID-19, il modo in cui lavoriamo continuerà ad evolversi per diventare sempre più fluido e dinamico. Inoltre, con sempre più persone che lavorano attraverso più canali e su più dispositivi, avere uno spazio di lavoro unificato sarà fondamentale per mantenere i team sincronizzati.

Per saperne di più, leggi la Presentazione di Dropbox Spaces o visita il nostro centro assistenza per una rapida panoramica.

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