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适合于您个性的整理技巧

您是完美主义者还是生活无序者?无论您是什么性格类型,Dropbox 都有一些工具和窍门来让您在保留所有癖好和个性的情况下保持井然有序。

一位男士和一位女士在餐桌上做计划

整理系统和生产力工具并非放之四海皆准的。有些人喜欢让事情“保持有序”,而另一些人喜欢在无序状态下完成工作。为帮助您轻松工作,我们根据六种性格类型总结了一些策略,使每个人都有条理、高效。此外,您不要觉得自己被归为某种性格类型。即使您的生活无序,一些极简主义的建议也可能对您有用!

 

多任务处理者

您是否“往返”于多个项目之间?当前浏览器窗口中打开的标签页数量是否超过 46 个?那您可能是一名多任务处理者。即使您尽力同时处理多个任务,但总会遗漏一些事情。

策略:

使用 Dropbox Paper 中的待办事项列表全面掌握各不同工作流的动态。在与团队合作或管理团队时,任务清单尤其有用。

如何建立 Dropbox Paper 待办事项清单:

创建 Paper 文档后,可在屏幕底部的工具栏中找到“清单”按钮。在新 Paper 文档中创建待办事项列表的步骤如下:

  • 将任务添加到清单
  • 使用 @mention 功能将其分配给您自己或您的团队成员
  • 设置截止日期以完成创建

 

极简主义

一把椅子、一张桌子、一台笔记本电脑,便没有其他了。极简主义会忽略不重要的事物,专注于高效和安心。

策略:

让 Dropbox 反映您的生活方式。将杂物存档,只在手边放置必需物品。

如何整理存档:

在处理客户项目、整理照片或存储重要文档时,会产生大量数字工作混乱。将 Dropbox 划分为“工作”和“存档”文件夹,而不是将所有内容都存放在一个共享的位置。通过这种方式,您可以确保随时能够访问自己的文件,而无需查看所有文件。将大量未排序的照片或视频存储在“存档”中,然后选择要移动到“工作”的内容。或者,在“存档”中存储项目的未使用版本,以便以后访问这些版本来出于其他目的而返工。

 

说做就做

人只活一次。一旦有了目标,就竭尽所能去实现它。尽管去做,且要尽善尽美,才是最重要的。

策略:

您已经掌控了一切,创建一些协作共享文件夹来节省更多时间,让所有人都保持井然有序。

创建共享的协作文件夹:

想象一下,共享文件夹就好像是共享您的工作场所,让人们不彼此妨碍。首先,根据的喜好将所有项目文件集中置于一个中心位置。然后,当您共享文件夹时,该文件夹的任何成员都可以直接在其中进行更改,从而节省每个人的时间,并促进协作。

迟交者

现在是凌晨 3 点,您正在看朋友一个月前发给您的这篇文章。迟做比不做要好。您总是会完成工作,只不过通常是在临到最后期限时才完成。

 

策略:

无论如何您都要等到最后一刻,试图改变这一点并没有意义。而应该通过精简工作来让最后一分钟都有意义。

使用生产力工具:

Dropbox 提供的一套生产力工具可以让您在更短时间内完成更多工作。使用 Dropbox Paper 创建和管理协作文档。根据您自己的时间执行编辑、分配任务、提供反馈以及实时更新。使用 Dropbox Sign,能够以合法且即时的方式处理所有文档签名需求。没有必要疯狂地跑到邮局去寄新员工入职文档。最后,使用 Dropbox 移动应用,还可以扫描文档、捕捉图像,以及在差旅途中留下反馈。当您在杂货店排队时,没有任何理由您不能评论某视频编辑。

一位男士正在看手机,腿上放着一台笔记本电脑

完美主义者

没有任何未读邮件。电脑桌面非常干净。一切都在应该在的地方,您喜欢这样的场景,完美。

策略:

当使用经过深思熟虑的结构整理所有资料后,当您需要这些资料时,可以更容易地找到。

精确的文件夹命名结构:

创建一致的、妥善的文件夹命名约定,并持之以恒。对于大多数工作流,建议先按年份创建核心文件夹,再按月份创建子文件夹。在这些子文件夹中,您可以先按客户名称再按具体工作的标题分门别类添加子文件夹。这样,即使是多年以后,您仍然能够快速有效地找到特定的内容。

 

生活无序者

36,789 封未读邮件。您的想法很好,工作也很努力,但是……有时可能需要一点帮助。类似于多任务处理者,但一切都是混乱的。

策略:

尽可能多地自动化操作。让 Dropbox 帮您处理重复事务,这样您就可以专注于大局。

自动化处理文件夹和本机相册:

凭借 Dropbox 自动化,您可以创建文件夹,以便对添加到其中的文件自动执行特定任务。文件夹将重命名、排序、标记或转换任何已添加的文件。Dropbox 可处理的另一项自动化任务是相机上传。启用此功能后,当您插入相机、SD 卡、智能手机或平板电脑时,照片就会自动添加到云端。您可以将“相机上传”设置为在向 Dropbox 复制内容时自动将文件重命名为 yyyy-mm-dd hh.mm.ss.jpg,这样,就不会在选择照片时面对一大堆杂乱无章的文件。

 

现在将变得井然有序吧!

我说的就是您,迟交者。了解 Dropbox 如何帮助您井然有序是一回事,但现在您需要开始行动了。首先,慢慢探索适合自己个性类型的策略,一次使用一个工具。一旦您看到该策略让您的生活变得多么轻松,您就可能会想看看其他策略。不要再想了,立即开始整理吧!

让您的井然有序更上一层楼。

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