Alla organisationssystem och produktivitetsverktyg passar inte alla användare lika bra. Vissa människor gillar var sak på rätt plats medan andra trivs i kaos. För att hitta den lösning som passar dig har vi satt samman strategier för att hålla alla organiserade och produktiva baserat på sex personlighetstyper. Du ska inte heller känna att du måste inordna dig helt och hållet under en specifik personlighetstyp. Även om du mestadels är den kaosiga typen kommer vissa minimalistiska rekommendationer sannolikt att fungera för dig också!
Multitaskaren
Studsar du från ett projekt till nästa? Har ditt webbläsarfönster mer än 46 flikar öppna just nu? Då kanske du är en multitaskare. Även om du gillar att jonglera finns det alltid en risk att något hamnar mellan stolarna.
Strategi:
Använd att göra-listor i Dropbox Paper för att hålla koll på dina olika arbetsflöden. Uppgiftslistor är särskilt praktiska om du arbetar med eller hanterar ett team.
Så skapar du en att-göra-lista i Paper:
När du har skapat ett Paper-dokument letar du upp knappen checklista i verktygsfältet längst ned på skärmen. Så här startar du din att-göra-lista i ditt nya Paper-dokument:
- Lägg till din uppgift i checklistan
- Tilldela den till dig själv eller din teamkamrat med hjälp av funktionen @mention
- Ange ett förfallodatum för slutförande
Minimalisten
En stol. Ett skrivbord. En bärbar dator. Inget annat. Minimalisten ignorerar allt oväsentligt för att fokusera på att få jobba produktivt i fred.
Strategi:
Få Dropbox att spegla din livsstil. Arkivera röran och håll bara det väsentliga nära till hands.
Så organiserar du ett arkiv:
Att arbeta med kundprojekt, sortera igenom foton eller lagra viktiga dokument skapar mycket digital röra. Istället för att ha allt på en delad plats kan du separera din Dropbox i mapparna ”Arbete”och”Arkiv”. På så vis kan du se till att du alltid har tillgång till rätt filer utan att behöva titta igenom alla. Lagra stora mängder osorterade foton eller videor i Arkiv innan du väljer vad du vill flytta till Arbete. Eller lagra oanvända versioner av projekt i Arkiv som du kan komma åt senare för att använda i ett annat syfte.
Go Gettern
YOLO. Om du har ett mål kommer ingenting att kunna stoppa dig från att nå dit. Att få saker gjorda och få dem gjorda rätt är det som räknas.
Strategi:
Eftersom du redan har koll på allt kan du spara tid genom att skapa delade samarbetsmappar som håller alla andra organiserade.
Skapa delade samarbetsmappar:
Att dela en mapp är som att dela din arbetsyta, men utan att vara i vägen för varandra. Organisera först allt som du vill ha det, med alla dina projektfiler på en central plats. När du sedan delar kan alla medlemmar i mappen göra ändringar direkt, vilket sparar tid för alla och uppmuntrar till samarbete.
Perfektionisten
Noll olästa e-postmeddelanden. Datorns skrivbord är rent. Allt är på sin rätta plats, och det är så du vill ha det – perfekt.
Strategi:
När du organiserar allt med en genomtänkt struktur är innehållet lättare att hitta när du behöver det.
Exakt mappnamngivningsstruktur:
Skapa ett enhetligt och genomtänkt mappnamngivningssystem och håll dig till det. För de flesta arbetsflöden är en bra startpunkt kärnmappar uppdelade efter år som innehåller undermappar per månad. I dessa undermappar kan du ha mappar med klientnamn och sedan namn på specifika jobb. På så vis kan du om flera år fortfarande hitta specifikt innehåll snabbt och effektivt.
Kaosaren
36 789 olästa e-postmeddelanden. Du har bra idéer och arbetar hårt men... kan behöva lite hjälp ibland. Du liknar multitaskaren, men kaoset har en förmåga att ta över.
Strategi:
Automatisera så mycket som möjligt. Låt Dropbox hantera allt det repetitiva så att du kan fokusera på helheten.
Automatiserade mappar och kamerarulle:
Med Dropbox-automatisering kan du skapa mappar som automatiskt utför specifika uppgifter för de filer du lägger till i dem. Mappen byter namn på, sorterar, taggar eller konverterar alla filer som läggs till. En annan automatiserad uppgift som du kan låta Dropbox hantera är kamerauppladdningar. När denna lösning är aktiverad kopieras dina foton automatiskt till i molnet när du kopplar in din kamera, ditt SD-kort, din smarttelefon eller din surfplatta. Du kan konfigurera kamerauppladdningar så att filer automatiskt byter namn till åååå-mm-dd hh.mm.ss.jpg när de kopieras till Dropbox, så att du slipper en gigantisk, överväldigande röra när du ska försöka hitta rätt fil.
Organisera dig!
Jag pratar med dig, Prokrastineraren. Att läsa om hur Dropbox kan hjälpa till med organisationen är en sak, men nu måste du sätta igång. Börja med att långsamt introducera strategin för din personlighetstyp, ett verktyg i taget. När du väl ser hur mycket enklare ditt liv blir vill du förmodligen också kolla in de andra strategierna. Sluta fundera och börja organisera!