Kiat organisasi sesuai kepribadian Anda

Apakah Anda seorang Perfeksionis atau Hot Mess? Terlepas dari jenis kepribadian Anda, Dropbox memiliki alat dan trik untuk memastikan Anda tetap (khusus bagi Anda dengan segala keunikan Anda) tertata.

Sepasang orang membuat rencana di meja

Sistem penataan dan alat produktivitas belum tentu cocok untuk semua orang. Beberapa orang menyukai "sebagaimana adanya", sedangkan yang lain dapat berhasil di tengah kekacauan. Untuk menemukan solusi yang sesuai, kami telah menyusun strategi agar semua orang tetap tertata dan produktif berdasarkan enam jenis kepribadian. Selain itu, jangan merasa terkungkung dalam satu jenis kepribadian. Meskipun Anda termasuk Hot Mess, beberapa saran dari Minimalis bisa efektif bagi Anda juga!

 

Multitasker

Apakah Anda berpindah dari satu proyek ke proyek berikutnya? Apakah jendela browser Anda saat ini memiliki lebih dari 46 tab yang terbuka? Anda mungkin seorang Multitasker. Meskipun Anda mahir beralih proyek, selalu ada risiko saat melakukannya. 

Strategi:

Gunakan daftar tugas dalam Dropbox Paper untuk terus mengontrol berbagai alur kerja Anda. Daftar tugas sangat berguna saat bekerja dengan atau mengelola tim. 

Cara menyiapkan daftar tugas Paper:

Setelah membuat dokumen Paper, cari tombol daftar periksa di bilah alat pada bagian bawah layar. Untuk memulai daftar tugas di dokumen Paper baru Anda:

  • Tambahkan tugas Anda ke daftar periksa
  • Berikan tugas tersebut kepada Anda sendiri atau rekan tim Anda menggunakan fitur @mention
  • Atur tanggal jatuh tempo penyelesaiannya

 

Minimalis 

Satu kursi. Satu meja. Satu laptop. Itu saja. Seorang minimalis mengabaikan hal yang tidak penting untuk fokus menjadi produktif dan tenang.

Strategi:

Buat Dropbox sesuai dengan gaya hidup Anda. Arsipkan keruwetan dan siapkan hanya yang penting.

Cara menata arsip:

Mengerjakan proyek untuk klien, menyortir foto, atau menyimpan dokumen penting akan membuat banyak keruwetan digital. Daripada menyimpan semuanya di satu lokasi bersama, pisahkan Dropbox Anda menjadi folder "Dikerjakan" dan "Arsip" Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa Anda selalu memiliki akses ke file tanpa harus melihat semuanya. Simpan sejumlah besar foto atau video yang belum disortir di Arsip sebelum memilih file yang akan dipindahkan ke Dikerjakan. Atau, simpan versi proyek yang tidak digunakan dalam Arsip agar Anda dapat mengaksesnya nanti untuk dikerjakan ulang atau tujuan lainnya. 

 

Go Getter

YOLO. Saat Anda memiliki tujuan, tidak ada yang bisa menghentikan Anda untuk mencapainya. Menyelesaikannya dengan benar adalah tujuan utama Anda.

Strategi:

Karena Anda sudah menguasai semuanya, hemat lebih banyak waktu dengan membuat folder bersama kolaboratif agar semua orang tetap tertata.

Buat folder kolaboratif bersama:

Berbagi folder sama seperti berbagi ruang kerja, tetapi tanpa menghalangi satu sama lain. Pertama, atur semuanya sesuai keinginan Anda dengan semua file proyek berada di satu tempat terpusat. Kemudian, saat Anda membagikannya, anggota dari folder tersebut dapat melakukan perubahan secara langsung sehingga menghemat waktu semua orang dan mendorong kolaborasi.

Penunda

Kini sudah pukul 03.00 dan Anda baru saja membaca artikel ini yang dikirim teman sebulan yang lalu. Lebih baik terlambat daripada tidak sama sekali. Tugas selalu diselesaikan, tetapi biasanya tepat sebelum batas waktu. 

 

Strategi:

Bagaimanapun juga, Anda akan menunggu hingga detik terakhir. Hal itu tidak bisa diubah. Sebagai gantinya, gunakan detik terakhir itu sebaik mungkin dengan mengefisienkan produktivitas Anda. 

Gunakan alat produktivitas:

Rangkaian alat produktivitas Dropbox memungkinkan Anda untuk melakukan lebih banyak dalam waktu yang lebih sedikit. Gunakan Dropbox Paper untuk membuat dan mengelola dokumen kolaboratif. Lakukan pengeditan, tetapkan tugas, berikan umpan balik, dan lainnya secara real-time sesuai waktu Anda. Gunakan Dropbox Sign untuk menangani semua kebutuhan tanda tangan dokumen secara legal dan instan. Anda tidak perlu terburu-buru ke kantor pos untuk mengirim dokumen orientasi. Terakhir, gunakan aplikasi mobile Dropbox untuk memindai dokumen, menangkap gambar, dan memberikan umpan balik dari mana pun. Tidak ada alasan untuk tidak bisa mengomentari pengeditan video selagi mengantre di toserba.

Seorang pria melihat ponsel dengan laptop di pangkuannya

Perfeksionis

Tidak ada email yang belum terbaca. Desktop komputer rapi. Semuanya berada di tempat yang tepat dan Anda menyukainya demikian—sempurna.

Strategi:

Saat Anda menata semuanya dalam struktur yang baik, konten menjadi lebih mudah ditemukan saat Anda memerlukannya.

Struktur penamaan folder yang presisi:

Buat konvensi penamaan folder yang konsisten dan dipikirkan dengan matang, lalu ikuti dengan disiplin. Untuk sebagian besar alur kerja, tempat yang baik untuk memulai adalah folder inti yang dibagi berdasarkan tahun yang berisi subfolder berdasarkan bulan. Dalam subfolder ini, Anda dapat memakai nama klien yang diikuti dengan judul pekerjaan tertentu. Dengan cara ini, Anda masih dapat menemukan konten yang spesifik dengan cepat dan efisien beberapa tahun dari sekarang.

 

Hot Mess

36.789 email yang belum terbaca. Anda punya ide bagus dan merupakan pekerja keras, tetapi… mungkin terkadang butuh bantuan. Sama seperti multitasker, tetapi kekacauan sering kali membuat kewalahan. 

Strategi:

Otomatiskan sebanyak mungkin. Biarkan Dropbox menangani pekerjaan repetitif agar Anda bisa berfokus pada hal utama.

Otomatiskan folder dan rol kamera:

Automasi Dropbox memungkinkan Anda untuk membuat folder yang otomatis melakukan tugas tertentu terhadap file yang ditambahkan ke dalamnya. Folder akan mengganti nama, mengurutkan, memberi tag, atau mengonversi file yang ditambahkan. Tugas otomatis lain yang bisa Dropbox lakukan adalah unggahan kamera. Saat diaktifkan, foto Anda akan otomatis ditambahkan ke awan saat menghubungkan kamera, kartu SD, smartphone, atau tablet. Anda dapat mengatur unggahan kamera untuk mengganti nama menjadi tttt-bb-hh jj.mm.dd.jpg ketika menyalin ke Dropbox, sehingga file tidak kacau balau saat Anda membuat pilihan.

 

Sekarang, jadilah tertata rapi!

Saya berbicara pada Anda, Penunda. Membaca tentang cara Dropbox dapat membantu Anda menata diri adalah hal yang bagus, tetapi kini Anda harus memulai. Mulailah dengan menerapkan strategi untuk jenis kepribadian Anda secara perlahan. Gunakan alat satu per satu. Setelah merasakan bahwa hidup Anda menjadi jauh lebih mudah, Anda mungkin ingin mencoba strategi yang lain juga. Sekarang, berhenti berpikir dan mulai menata!

Tingkatkan penataan Anda.

Jelajahi Dropbox Professional