Organiseringssystemer og produktivitetsværktøjer bruges ikke ens af alle. Nogle mennesker kan lide, at tingene står "snorlige", mens andre fungerer bedst i kaos. For at give dig mulighed for at finde netop din måde har vi udviklet nogle strategier, der kan holde enhver organiseret og produktiv, baseret på seks personlighedstyper. Men du behøver ikke kun at høre til én bestemt personlighedstype. Selvom du for det meste er et rodehoved, vil nogle af de mere minimalistiske anbefalinger sikkert også fungere for dig.
Multitaskeren
Hopper du fra det ene projekt til det næste? Har dit browservindue mere end 46 faner åbne lige nu? Du er måske en multitasker. Selvom du elsker at jonglere mange ting på én gang, er der altid fare for, at noget bliver glemt.
Strategi:
Brug opgavelister i Dropbox Paper til at holde styr på dine forskellige arbejdsforløb. Opgavelister er især nyttige, når du leder eller er del et team.
Sådan opretter du en opgaveliste med Paper:
Når du har oprettet et Paper-dokument, skal du finde tjeklisteknappen på værktøjslinjen nederst på skærmen. Start du din opgaveliste i det nye Paper-dokument på denne måde:
- Føj din opgave til tjeklisten
- Tildel den til dig selv eller dit holdmedlem ved hjælp af @omtal-funktionen
- Angive en forfaldsdato for færdiggørelse
Den minimalistiske
Én stol. Ét skrivebord. Én bærbar computer. Intet andet. Minimalisten ignorerer det uvæsentlige for at kunne fokusere på at være produktiv og rolig.
Strategi:
Få din Dropbox til at afspejle din livsstil. Arkivér rodet, og hav kun det væsentlige ved hånden.
Sådan organiserer du arkiver:
Når du arbejder på et projekt for kunder, sortere billeder eller gemmer vigtige dokumenter, opstår der en masse digitalt rod. I stedet for at have alt o én delt mappe skal du opdele din Dropbox i en to særskilte mapper "Arbejde" og "Arkiv". På denne måde kan du sikre, at du altid har adgang til dine filer, uden at behøver at se dem allesammen. Gem store mængder usorterede fotos eller videoer i Arkiv før du vælger, hvad du vil flytte til Arbejde. Eller gem ubrugte versioner af projekter i Arkiv, som du kan få adgang til senere for at omarbejde til et andet formål.
Den ambitiøse
YOLO. Når du har et mål, vil intet forhindre dig i at nå det. Det handler om at få tingene gjort og få dem gjort rigtigt.
Strategi:
Da du allerede har styr på alt, kan du spare mere tid ved at oprette delte samarbejdsmapper, så alle andre også kan holde sig organiseret.
Opret delte samarbejdsmapper:
Tænk på det at dele en mappe som at dele arbejdsplads, men uden at I går i vejen for hinanden. Organiser først alt, som det passer dig, med alle dine projektfiler samlet ét centralt sted. Når du efterfølgende deler den, kan alle mappens medlemmer foretage ændringer direkte, og det sparer tid for alle og motiverer til at samarbejde.
Perfektionisten
Nul ulæste e-mails. Ingen filer på computerens skrivebord. Alt er på sin rette plads, og du kan lide det på den måde – perfekt.
Strategi:
Når du organiserer alt i en velovervejet struktur, er dit indhold lettere at finde, når du har brug for det.
Nøjagtig struktur til navngivning af mapper
Opret en ensartet og gennemtænkt navngivningskonvention for mapper, og hold dig til den. For de fleste arbejdsprocesser er det t godt udgangspunkt at have centrale mapper opdelt efter år, og herefter i undermapper for hver måned. I disse undermapper kan du lave kundenavne efterfulgt af titlerne på specifikke job. På denne måde vil du i mange år fremover stadig kunne finde specifikt indhold hurtigt og effektivt.
Rodehovedet
36.789 ulæste e-mails. Du har gode idéer og arbejder flittigt, men... måske har du brug for lidt hjælp en gang imellem. Du minder om en multitasker, men ofte tager kaos over.
Strategi:
Automatiser så meget som muligt. Lad Dropbox håndtere de gentagne ting, så du kan fokusere på de overordnede linjer.
Automatiserede mapper og kamerarulle:
Dropbox-automatisering giver dig mulighed for at oprette mapper, der automatisk udfører specifikke opgaver med de filer, du føjer til dem. Mappen omdøber, sorterer, mærker eller konverterer enhver fil, der tilføjes. En anden automatiseret opgave, du kan lade Dropbox håndtere, er kameraoverførsler. Når funktionen er aktiveret, sendes dine billeder automatisk til skyen, når du tilslutter dit kamera, dit SD-kort, din smartphone eller din tablet. Du kan indstille kameraoverførsler, så filer automatisk omdøbes til åååå-mm-dd tt.mm.ss.jpg, når du kopierer til Dropbox. Så er det ikke et helt så gigantisk rod, når du udvælger billeder.
Kom i gang med at blive organiseret!
Jeg taler til dig, Overspringer! Én ting er at læse om, hvordan Dropbox kan hjælpe dig med at blive organiseret, men nu må du gå i gang. Begynd med langsomt at indføre den strategi, der passer til din personlighedstype, ét værktøj ad gangen. Når du ser, hvor meget lettere dit liv bliver, vil du sikkert også prøve de andre strategier. Tænk ikke mere over det, og kom i gang med at organisere!