Tips om organisering som passer din personlighet

Er du en perfeksjonist eller en rotekopp? Uansett personlighetstype, har Dropbox verktøy og triks for at du (akkurat du – med akkurat dine eiendommeligheter) skal bli organisert.

Et par legger planer ved et bord

Organisasjonssystemer og produktivitetsverktøy er ikke én størrelse som passer alle. Noen liker at ting er helt «på stell», andre trives med kaos. For at du skal trives, har vi satt sammen strategier for å bli organisert og produktiv basert på seks personlighetstyper. Men ikke føl deg presset inn i én personlighetstype. Selv om du stort sett er en rotekopp, er det sannsynlig at noen av anbefalingene for minimalister vil fungere for deg også!

 

Sjongløren

Hopper du mellom prosjekter hele tiden? Har nettleservinduet ditt over 46 åpne faner akkurat nå? Da kan du være en sjonglør Selv om du elsker å sjonglere, er det alltid en fare for at noe glipper. 

Strategi:

Bruk gjøremålslister i Dropbox Paper for å holde oversikt over de ulike arbeidsstrømmene dine. Oppgavelister er spesielt nyttige når du jobber med eller leder et team. 

Slik konfigurerer du en gjøremålsliste i Paper:

Når du har opprettet et Paper-dokument, kan du finne sjekklisteknappen på verktøylinjen nederst på skjermen. Slik starter du gjøremålslisten i det nye Paper-dokumentet:

  • Legg til oppgaven din i sjekklisten
  • Tilordne den til deg selv eller teamkollegaen din ved hjelp av @mention funksjonen
  • Fastsett en forfallsdato for fullføring

 

Minimalisten 

Én stol. Ett skrivebord. Én bærbar datamaskin. Det er alt. Minimalisten ignorerer det uvesentlige og har fullt fokus på produktivitet og ro.

Strategi:

Få Dropbox til å gjenspeile livsstilen din. Arkiver vekk rotet, og ha kun det du trenger for hånden.

Slik organiserer du arkivene:

Når du jobber med et prosjekt for kunder, sorterer bilder eller lagrer viktige dokumenter, oppstår det mye digitalt rot. I stedet for å lagre alt på ett, delt sted, kan du dele Dropbox i mapper for «jobbing» og «arkiv». På den måten har du alltid tilgang til filene dine uten at alle vises. Lagre store mengder usorterte bilder eller videoer i arkivmappen før du velger hvilke du vil flytte til jobbing Eller du kan legge ubrukte versjoner av prosjekter i arkivmappen for å ha tilgang til dem senere for et annet formål. 

 

Den handlekraftige

YOLO. Når du har et mål, kan ingenting hindre deg i å nå det. Alt handler om å få ting gjort og å gjøre dem riktig.

Strategi:

Siden du allerede har full oversikt, kan du spare mer tid ved å opprette felles, delte mapper for å organisere alt annet.

Opprett felles, delte mapper:

Se på en delt mappe som et delt arbeidsområde, men uten at dere er i veien for hverandre. Først organiserer du alt slik du vil ha det, med alle prosjektfiler på ett, sentralt sted. Når du så deler, kan alle medlemmer i mappen foreta endringer direkte. Det oppmuntrer til samarbeid og er tidsbesparende.

Somlekoppen

Klokka er 15.00, og først nå leser du artikkelen en venn sendte deg for en måned siden. Bedre sent enn aldri. Ting blir alltid gjort, men vanligvis rett før fristen. 

 

Strategi:

Du vil uansett alltid vente til siste minutt – det er bortkastet å prøve å endre på det. Få heller det siste minuttet til å telle ved å være produktiv på en mer effektiv måte. 

Bruk produktivitetsverktøy:

Dropbox har et sett med produktivitetsverktøy som legger til rette for at du kan gjøre mer på kortere tid. Bruk Dropbox Paper for å opprette og administrere felles dokumenter. Foreta endringer, tildel oppgaver, gi tilbakemeldinger og mer i sanntid, når du har tid. Bruk Dropbox Sign for å håndtere alle underskriftsbehov for dokumenter umiddelbart og i samsvar med lover og regler. Det er ingen grunn til å stresse til postkontoret for å sende et dokument til en nyansatt. Og til slutt, bruk Dropbox mobilapp for å skanne dokumenter, ta bilder og gi tilbakemeldinger på farten. Det er ingen grunn til at du ikke kan kommentere på en videoredigering mens du står i kassakø.

En mann ser på en telefon med en bærbar datamaskin i fanget.

Perfeksjonisten

Ingen uleste e-poster. Skrivebordet på datamaskinen er ryddig. Alt er der det skal være, og det er slik du vil ha det – perfekt.

Strategi:

Når du organiserer alt med en gjennomtenkt struktur, er det enklere å finne innhold når du trenger det.

Presis struktur på mappenavn:

Utarbeid en gjennomtenkt, fast standard for mappenavn, og hold deg til den. For de fleste arbeidsstrømmer er det lurt å starte med å bryte ned kjernemapper i år, og så ha undermapper for hver måned. I undermappene kan du ha kundenavn, fulgt av navn på spesifikke jobber. På den måten kan du gjenfinne bestemt innhold raskt og effektivt, selv flere år senere.

 

Rotekoppen

36 789 uleste e-poster. Du har supre ideer og jobber hardt, men … det kan være at du trenger litt hjelp av og til. På samme måte som sjongløren, men kaoset har en tendens til å ta overhånd. 

Strategi:

Automatiser i så stor grad som mulig. La Dropbox håndtere gjentakende oppgaver, så kan du konsentrere deg om det store bildet.

Automatiserte mapper og kamerarull:

Med automatisering i Dropbox kan du opprette mapper som utfører bestemte oppgaver automatisk i filene du legger dem til i. Mappen gir nytt navn, sorterer, merker eller konverterer alle filer som legges til. En annen automatisert oppgave du kan la Dropbox håndtere er kameraopplastinger. Når denne funksjonen er aktivert, blir bildene automatisk lagt til i nettskyen når du kobler til kameraet, SD-kortet, smarttelefonen eller nettbrettet. Kameraopplastinger kan gi nytt navn til filer automatisk etter åååå.mm.dd.tt.mm.ss.jpg-formatet når de kopieres til Dropbox, slik at det ikke blir et gigantisk og overveldende rot når du skal velge.

 

Få orden på ting nå!

Ja, jeg snakker til deg, somlekopp! Å lese om hvordan Dropbox kan hjelpe deg med å være organisert er én ting, men nå må du komme i gang selv. Start med en rolig introduksjon av strategien for din personlighetstype, ett verktøy av gangen. Når du ser hvor mye enklere livet ditt blir, får du antageligvis lyst til å sjekke de andre strategiene også. Ikke tenk mer på det, bare kom i gang med organiseringen!

Organisering på et nytt nivå

Finn ut mer om Dropbox Professional