ระบบการจัดระเบียบและเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไม่ได้มีแค่แบบเดียวแล้วเหมาะกับทุกคน บางคนชอบจัดการสิ่งต่างๆ "อย่างเป็นระเบียบ" ในขณะที่บางคนจะทำสิ่งต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพในความยุ่งเหยิง ทั้งนี้เพื่อค้นหาสภาวะที่เหมาะกับคุณ เราได้รวบรวมกลยุทธ์ในการจัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทุกคนโดยพิจารณาตามบุคลิกภาพหกประเภท แล้วก็อย่ารู้สึกว่าจะต้องจำกัดตัวเองอยู่ในบุคลิกภาพเพียงประเภทใดประเภทหนึ่ง แม้ว่าคุณจะชอบใช้ชีวิตแบบยุ่งเหยิงเป็นส่วนมาก แต่คำแนะนำสำหรับคนแบบเรียบง่ายก็อาจได้ผลกับคุณเช่นกัน!
คนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
คุณทำงานโดยข้ามจากโครงการหนึ่งไปทำอีกโครงการหรือไม่ ตอนนี้คุณเปิดหน้าต่างเบราว์เซอร์ไว้มากกว่า 46 แถบหรือเปล่า คุณอาจเป็นคนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แม้ว่าคุณจะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อทำอะไรหลายๆ อย่างพร้อมกัน แต่ก็มีความเสี่ยงที่จะมีอะไรบางอย่างคลาดสายตาคุณไปได้เสมอ
กลยุทธ์
ใช้รายการสิ่งที่ต้องทำใน Dropbox Paper เพื่อติดตามกระบวนการงานต่างๆ ของคุณ รายการงานมีประโยชน์จะยิ่งมีประโยชน์เมื่อทำงานร่วมกับทีมหรือจัดการทีม
วิธีตั้งค่ารายการสิ่งที่ต้องทำใน Paper
เมื่อคุณสร้างเอกสาร Paper แล้ว ให้ค้นหาปุ่มรายการตรวจสอบในแถบเครื่องมือที่ด้านล่างของหน้าจอ โดยสามารถเริ่มสร้างรายการสิ่งที่ต้องทำในเอกสาร Paper ใหม่ได้ดังนี้
- เพิ่มงานลงในรายการตรวจสอบ
- มอบหมายให้ตัวคุณเองหรือเพื่อนร่วมทีมโดยใช้คุณสมบัติ @กล่าวถึง
- ตั้งวันครบกำหนดที่ต้องทำให้เสร็จ
คนแบบเรียบง่าย
เก้าอี้หนึ่งตัว โต๊ะหนึ่งตัว แล็ปท็อปหนึ่งเครื่อง สิ่งที่ต้องการก็มีแค่นี้ คนแบบเรียบง่ายไม่สนใจสิ่งที่ไม่จำเป็นเพื่อมุ่งเน้นทำงานให้มีประสิทธิผลอย่างสงบ
กลยุทธ์
ปรับ Dropbox ให้สอดคล้องกับไลฟ์สไตล์ของคุณ เก็บสิ่งต่างๆ ที่ไม่ได้ใช้แยกไว้ให้เหลือไว้แค่สิ่งจำเป็นที่พร้อมใช้งาน
วิธีจัดระเบียบการเก็บบันทึก
การดำเนินโครงการสำหรับลูกค้า การค้นหารูปภาพ หรือการจำแนกเอกสารสำคัญล้วนแล้วก่อให้เกิดไฟล์ดิจิทัลจำนวนมากที่ไม่จำเป็น แทนที่จะเก็บทุกอย่างไว้ในพื้นที่เดียวที่ใช้ร่วมกัน ให้แยก Dropbox ของคุณออกเป็นโฟลเดอร์ "กำลังใช้งาน" และ "เก็บบันทึก" วิธีนี้ช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณจะเข้าถึงไฟล์ได้ตลอดเวลาโดยไม่ต้องจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดไว้ตรงหน้า จัดเก็บรูปภาพหรือวิดีโอจำนวนมากที่ยังไม่ได้จัดเรียงในโฟลเดอร์เก็บบันทึก ก่อนที่จะเลือกไฟล์ที่คุณต้องการย้ายไปที่โฟลเดอร์กำลังใช้งาน หรือซ่อนโครงการเวอร์ชันที่ไม่ได้ใช้ไว้ในโฟลเดอร์เก็บบันทึกที่คุณสามารถเข้าถึงได้ในภายหลังเพื่อแก้ไขไว้ใช้สำหรับวัตถุประสงค์อื่น
คนที่กล้าได้กล้าเสีย
คนเราเกิดมาแค่ครั้งเดียว เมื่อคุณมีเป้าหมายในใจแล้ว ไม่มีอะไรที่จะมาหยุดคุณจากการทำตามเป้าหมายได้ หัวใจหลักคือการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จอย่างถูกต้องเหมาะสม
กลยุทธ์
เนื่องจากคุณสามารถควบคุมทุกอย่างได้อยู่แล้ว ให้ประหยัดเวลามากขึ้นด้วยการสร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันในการทำงานร่วมกันเพื่อจัดการการดำเนินงานของทุกคนให้เป็นระเบียบ
สร้างโฟลเดอร์ที่แบ่งปันในการทำงานร่วมกัน
ให้คิดว่าการแบ่งปันโฟลเดอร์นั้นเหมือนกับการใช้พื้นที่ทำงานของคุณร่วมกับคนอื่น แต่ไม่มีใครขวางทางกัน ก่อนอื่นให้จัดระเบียบทุกอย่างตามที่คุณต้องการ โดยเก็บไฟล์โครงการทั้งหมดของคุณไว้ในส่วนกลางที่เดียว จากนั้นเมื่อคุณแบ่งปัน สมาชิกคนใดก็ตามในโฟลเดอร์นั้นก็สามารถทำการเปลี่ยนแปลงได้โดยตรง ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาของทุกคนและส่งเสริมการทำงานร่วมกัน
คนที่รักความสมบูรณ์แบบ
ไม่มีอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน เดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์สะอาด ทุกอย่างอยู่ในที่ที่เหมาะสมอย่างถูกใจคุณ สมบูรณ์แบบ
กลยุทธ์
เมื่อคุณจัดระเบียบทุกอย่างตามโครงสร้างที่รอบคอบ สิ่งต่างๆ ที่จัดไว้ก็จะหาเจอได้ง่ายขึ้นเมื่อต้องการใช้งาน
โครงสร้างการตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่ถูกต้องแม่นยำ
สร้างรูปแบบการตั้งชื่อโฟลเดอร์ที่สอดคล้องสม่ำเสมอโดยผ่านการพิจารณามาอย่างรอบคอบ แล้วยึดใช้ตามนั้น สำหรับกระบวนการทำงานส่วนใหญ่ จุดเริ่มต้นที่ดีอาจเริ่มจากแบ่งเป็นโฟลเดอร์หลักแยกตามปี โดยมีโฟลเดอร์ย่อยที่แยกตามเดือนอยู่ในนั้น ซึ่งในโฟลเดอร์ย่อยเหล่านั้น คุณสามารถตั้งชื่อโฟลเดอร์ตามชื่อลูกค้าและตามด้วยชื่อของงานที่เฉพาะเจาะจงได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณยังสามารถค้นหาเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพแม้เวลาจะผ่านไปหลายปี
คนที่เต็มไปด้วยความยุ่งเหยิง
อีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน 36,789 ฉบับ คุณมีไอเดียดีๆ และทำงานหนัก แต่... อาจต้องการความช่วยเหลือเล็กน้อยในบางครั้ง คล้ายกับคนที่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน แต่สิ่งต่างๆ ก็อาจยุ่งเหยิงจนท่วมท้นคุณได้
กลยุทธ์
ปรับการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติให้มากที่สุด ให้ Dropbox จัดการงานที่ซ้ำซากเพื่อให้คุณสามารถจดจ่อกับเป้าหมายภาพรวมได้
โฟลเดอร์และ Camera Roll แบบอัตโนมัติ
ระบบอัตโนมัติของ Dropbox ช่วยคุณสามารถสร้างโฟลเดอร์ที่จะดำเนินการอย่างเฉพาะเจาะจงกับไฟล์ที่คุณเพิ่มเข้าไปได้โดยอัตโนมัติ โฟลเดอร์จะเปลี่ยนชื่อ จัดเรียง ติดแท็ก หรือแปลงไฟล์ใดๆ ที่มีการเพิ่มเข้ามา งานระบบอัตโนมัติอีกอย่างที่คุณสามารถปล่อยให้ Dropbox จัดการได้คือการอัพโหลดจากกล้อง เมื่อเปิดใช้งานแล้ว รูปภาพของคุณจะเพิ่มลงในคลาวด์โดยอัตโนมัติเมื่อเชื่อมต่อกับกล้อง, การ์ด SD, สมาร์ทโฟน หรือแท็บเล็ต คุณสามารถตั้งค่าการอัพโหลดจากกล้องให้เปลี่ยนชื่อไฟล์เป็น "ปปปป-ดด-วว ชั่วโมง.นาที.วินาที.jpg" ได้โดยอัตโนมัติเมื่อคัดลอกไฟล์ไปยัง Dropbox เพื่อให้ทุกอย่างไม่ยุ่งเหยิงมากจนเกินไปเมื่อคุณต้องเลือกไฟล์
ไปจัดให้เป็นระเบียบกันเลย!
ฉันกำลังพูดกับคุณอยู่ คนชอบผัดวันประกันพรุ่ง การอ่านข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ Dropbox สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้นั้นเป็นเรื่องหนึ่ง แต่ตอนนี้คุณต้องเริ่มลงมือเองแล้ว เริ่มต้นด้วยการนำกลยุทธ์ที่เหมาะกับประเภทบุคลิกภาพของคุณไปใช้อย่างช้าๆ ทีละเครื่องมือ เมื่อคุณเห็นว่าเครื่องมือนี้ช่วยให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นมากเพียงใด คุณก็จะอยากลองดูกลยุทธ์อื่นๆ ด้วย ตอนนี้เลิกคิดเยอะแล้วมาเริ่มจัดระเบียบกันเลย!