整理システムと生産性向上ツールは 1 種類ではありません。整理された状態が好きな人もいれば、混乱の中で成果をあげる人もいます。ユーザーが満足できる選択肢を見つけられるよう、6 つの個性タイプに基づき、どんな人も整理された生産的な状態を保てる戦略をまとめました。また 1 つの個性タイプにこだわる必要もありません。だいたいにおいて乱雑な人にも、ミニマリスト向けの助言はきっと役立ちます！
マルチタスク タイプ
複数のプロジェクトに次から次へと対応していますか？今、ブラウザ ウィンドウで 46 以上のタブを開いていますか？そんなあなたはマルチタスク タイプかもしれません。タスクを掛け持ちしながら成果をあげることはできても、何かを見過ごしてしまう危険性は常にあります。
戦略：
Dropbox Paper の To-do リストを利用し、さまざまな作業の流れをしっかりと管理しましょう。特にタスク リストは、チームとの作業や管理に役立ちます。
Paper の To-do リストの設定方法：
Paper ドキュメントを作成すると、画面下部のツールバー内にチェックリスト ボタンが表示されます。新しい Paper ドキュメントで To-do リストを開始する手順は、以下のとおりです。
- チェックリストにタスクを追加する
- @メンション機能を使用して自分またはチーム メンバーにそのタスクを割り当てる
- 締め切りを設定する
ミニマリスト タイプ
1 つの椅子。1 つのデスク。1 つのノート パソコン。他には何もなし。ミニマリスト タイプは、必須ではないものは無視し、高い生産性と安心感を重視します。
戦略：
あなたのライフスタイルを Dropbox に反映しましょう。必須のファイルだけを手元に置き、不要なものはアーカイブします。
アーカイブの整理方法：
クライアント用のプロジェクトに取り組んでいると、写真の分類や重要なドキュメントの保存などによって、不要なデジタル ファイルが大量に生成されます。すべてを 1 つの共有場所に置く代わりに、Dropbox を「作業中」フォルダと「アーカイブ」フォルダに分けておけば、すべてを表示することなく、常にファイルにアクセスできます。未分類の写真や動画が多数ある場合は、アーカイブに保存してから、作業中に移動するファイルを選択しましょう。また未使用のプロジェクト バージョンがある場合は、アーカイブにしまっておけば、後からアクセスして手直しし、別の目的に利用できます。
野心家タイプ
人生は一度きり。目標を設定したら、それを達成するまでは何もあなたを止められません。あなたにとっては、物ごとを達成すること、うまく成し遂げることがすべてです。
戦略：
あなた自身はすでに、すべてにおいて管理が行き届いています。共同作業を可能にする共有フォルダを作成することで、整理された環境を他の人たちにも提供し、時間を節約しましょう。
共同作業を可能にする共有フォルダの作成：
フォルダの共有は、ワークスペースの共有に似ていますが、お互いの作業を妨げることはありません。最初に、すべてのファイルをあなたの好きなように整理し、あらゆるプロジェクト ファイルを 1 か所にまとめます。続いてそれを共有すると、フォルダのすべてのメンバーが変更を直接加えられるため、全員の時間を節約し、共同作業を推進できます。
完璧主義者タイプ
未読メールなし。整理されたパソコンのデスクトップ。何もかもあなたの思いどおりに、あるべき場所にある。完璧です。
戦略：
すべてのファイルを周到な構成で整理しておけば、必要なときにコンテンツを簡単に見つけられます。
明確なフォルダ命名システム：
考え抜かれた一貫性のあるフォルダ命名規則を作成し、忠実に従います。ほとんどの作業の流れでは、手始めに、コアとなる年別のフォルダと、その中に月別のサブフォルダを配置するのがおすすめです。それらのサブフォルダ内では、クライアント名に続けて特定の仕事のタイトルを使ってもよいでしょう。そうすることで、何年かたっても、特定のコンテンツをすばやく効率的に見つけられます。
整理が不得意なタイプ
未読メール 3 万 6,789 件。あなたには素晴らしいアイデアがあるし、仕事にも熱心です。ただ、時々ちょっと助けてもらう必要があるかもしれません。マルチタスク タイプに似ていますが、混乱に飲み込まれがちです。
戦略：
できるだけ自動化しましょう。Dropbox に繰り返し作業を任せれば、あなたは全体像に注力できます。
フォルダとカメラロールの自動化：
Dropbox オートメーションを利用すれば、追加したファイルに特定のタスクを自動的に実行するフォルダを作成できます。フォルダは、追加したすべてのファイルに対し、名前変更、分類、タグ付け、または変換を行います。Dropbox に任せて自動化できるもう 1 つのタスクが、カメラアップロードです。有効にすると、カメラ、SD カード、スマートフォン、タブレットを接続したときに、自動的に写真がクラウドに追加されます。またカメラアップロードで、ファイルが Dropbox にコピーされるときに、自動的に yyyy-mm-dd hh.mm.ss.jpg 形式に名前変更されるように設定しておけば、いざ写真を選ぶときも混乱せずにすみます。
さっそく整理しましょう！
先延ばしタイプのあなたもです。Dropbox を整理に活用する方法を読んだところで、さっそく取りかかりましょう。一度に 1 つのツールと、自分の個性タイプに合った戦略を、時間をかけて導入するところから始めます。どんなに便利かを実感できれば、他の戦略も試したくなるはずです。さあ、考えるのは終わりにして、整理に取りかかりましょう！