Os sistemas de organização e as ferramentas de produtividade não têm um tamanho único que serve para todos os casos. Algumas pessoas gostam que as coisas sejam "assim mesmo", enquanto outras prosperam dentro do caos. Para encontrar a configuração ideal para você, reunimos estratégias para manter todas as pessoas organizadas e produtivas com base em seis tipos de personalidade. Além disso, você não precisa se aprisionar em um único tipo de personalidade. Mesmo que sua personalidade seja bagunceira, é possível que algumas recomendações minimalistas funcionem para você.
Multitarefa
Você fica passando de um projeto para o outro? A janela do seu navegador tem mais de 46 abas abertas agora mesmo? Você deve ter a personalidade multitarefa. Mesmo que você prospere em meio ao caos, há sempre o perigo de algum erro ocorrer durante o processo.
Estratégia:
Use listas de tarefas no Dropbox Paper para manter o controle dos diferentes fluxos de trabalho. As listas de tarefas são especialmente úteis quando se trabalha ou se administra uma equipe.
Como configurar uma lista de tarefas no Paper:
Depois de criar um documento do Paper, encontre o botão da lista de verificação na barra de ferramentas na parte inferior da tela. Para começar a lista de tarefas em um documento novo do Paper:
- Adicione sua tarefa à lista de verificação
- Atribua a tarefa a si mesmo ou a um colega de equipe usando o recurso de menção por @
- Defina um prazo para conclusão
Minimalista
Uma cadeira. Uma mesa. Um laptop. Nada mais que isso. Quem é minimalista ignora tudo o que não é essencial e se concentra em ter produtividade e paz.
Estratégia:
Faça o Dropbox refletir seu estilo de vida. Arquive a bagunça e mantenha apenas o essencial à mão.
Como organizar arquivos:
Trabalhar em um projeto para clientes, ordenar fotos ou armazenar documentos importantes cria muita confusão digital. Em vez de ter tudo em um local compartilhado, separe sua conta do Dropbox em duas pastas: "Em andamento" e "Itens arquivados". Dessa forma, você garante que sempre terá acesso aos arquivos sem ter que visualizar todos. Armazene grandes quantidades de fotos ou vídeos não ordenados na pasta Itens arquivados antes de definir o que será transferido para a pasta Em andamento. Outra opção é guardar versões não utilizadas de projetos na pasta Itens arquivados para acessar mais tarde em um novo trabalho com outro objetivo.
Empreendedor
Só se vive uma vez. Quando você tem uma meta, nada tira você do seu caminho. Fazer acontecer e fazer corretamente é a alma do seu negócio.
Estratégia:
Como você já tem o controle de tudo, economize mais tempo criando pastas colaborativas compartilhadas para manter todas as pessoas organizadas.
Crie pastas colaborativas compartilhadas:
Pense no compartilhamento de uma pasta como se fosse o compartilhamento do seu espaço de trabalho, mas sem que as pessoas interfiram no caminho umas das outras. Primeiro, organize tudo como você gosta, com todos os arquivos de projeto em um lugar central. Depois, ao compartilhar a pasta, todos os membros poderão fazer mudanças diretamente, economizando tempo e incentivando a colaboração.
Perfeccionista
Zero e-mails não lidos. Área de trabalho limpa. Tudo em seu devido lugar, é assim que você gosta: tudo perfeito.
Estratégia:
Quando tudo está organizado em uma estrutura bem pensada, é muito mais fácil encontrar o conteúdo quando você precisa dele.
Estrutura precisa de nomenclatura de pastas:
Estabeleça uma convenção de nomenclatura de pastas consistente e bem elaborada e siga-a à risca. Para a maioria dos fluxos de trabalho, um bom ponto de partida é dividir as pastas principais por ano, cada uma reunindo subpastas divididas por mês. Em cada uma dessas subpastas, você pode usar nomes de cliente e depois o título de trabalhos específicos. Dessa forma, mesmo que passe muitos anos, ainda será possível encontrar conteúdo específico de forma rápida e eficiente.
Bagunceiro
36.789 e-mails não lidos. Você tem ótimas ideias e trabalha arduamente, mas… pode precisar de ajuda algumas vezes. Você trabalha de forma semelhante à personalidade multitarefa, mas aqui o caos acaba assumindo o controle.
Estratégia:
Automatize o máximo que puder. Deixe o Dropbox cuidar do trabalho repetitivo para que você possa se concentrar no que é importante.
Pastas automatizadas e rolo de câmera:
A automação do Dropbox permite a criação de pastas que executam tarefas específicas automaticamente em arquivos conforme eles são adicionados. A pasta vai renomear, classificar, marcar ou converter todos os arquivos que forem adicionados a ela. Outra tarefa automatizada que você pode deixar por conta do Dropbox são os envios da câmera. Quando esse recurso está habilitado, assim que você conecta a câmera, o cartão SD, o celular ou o tablet as fotos são adicionadas automaticamente à nuvem. Os envios da câmera podem ser configurados para renomear arquivos automaticamente para aaaa-mm-dd hh.mm.ss.jpg quando eles são copiados para o Dropbox, assim você evita uma enorme confusão na hora de selecionar imagens.
Chegou a hora de organizar essa bagunça!
Estou falando com você, procrastinador. Ler sobre como o Dropbox pode ajudar você a se organizar é uma coisa, mas agora é hora de agir. Comece a introduzir lentamente a estratégia destinada ao seu tipo de personalidade, uma ferramenta de cada vez. Quando você se der conta de que sua vida está ficando muito mais fácil, provavelmente vai querer conferir as outras estratégias também. Agora pare de pensar e comece a se organizar!