정리 체계와 생산성 도구에는 정답이 없습니다. 어떤 사람들은 모든 것이 '제자리'에 있어야 직성이 풀리지만, 어떤 사람들은 주변 환경이 엉망진창이어도 일만 잘하죠. 각자에게 알맞은 환경을 찾을 수 있도록 Dropbox가 6가지 성격 유형을 기반으로 체계성과 생산성을 향상하는 전략을 정리했습니다. 굳이 한 가지 성격 유형에 모든 것을 억지로 짜 맞추지는 마세요. 덤벙거리는 성격이라고 해도 미니멀리스트를 위한 조언이 도움이 될 수 있습니다.
멀티태스커
이 프로젝트 저 프로젝트 왔다 갔다 하며 일을 하시나요? 현재 브라우저 창에 수십 개의 탭이 열려 있나요? 그렇다면 멀티태스커 유형에 속할 가능성이 큽니다. 이 성격 유형의 경우, 여러 가지 일을 동시에 처리할 수 있다고 해도 언제나 무언가를 깜박할 위험이 있습니다.
전략:
Dropbox Paper의 할 일 목록을 사용해 다양한 업무의 흐름을 파악하세요. 할 일 목록은 팀과 협업하거나 팀을 관리할 때 특히 유용합니다.
Paper 할 일 목록을 설정하는 방법:
Paper 문서를 만든 후 화면 하단의 툴바에서 확인 목록 버튼을 클릭하세요. 새로운 Paper 문서에서 할 일 목록을 만드는 방법은 다음과 같습니다.
- 확인 목록에 업무를 추가합니다
- @멘션 기능을 이용해 본인 또는 팀원들에게 업무를 배정합니다
- 업무 마감일을 설정합니다
미니멀리스트
의자 하나, 책상 하나, 노트북 하나면 되는 사람. 미니멀리스트는 불필요한 물건이 없어야 생산성과 안정감을 유지합니다.
전략:
Dropbox를 미니멀한 라이프스타일에 맞게 정리하세요. 불필요한 파일을 아카이브에 보관하고 필요한 것만 가까이에 두세요.
아카이브를 정리하는 방법:
클라이언트가 의뢰한 프로젝트를 진행할 때나 사진을 정리할 때, 중요한 문서를 정리할 때는 수많은 디지털 잡동사니가 생깁니다. 이럴 땐 모든 콘텐츠를 하나의 공유 공간에 저장하지 말고 Dropbox에 '작업 중' 폴더와 '아카이브' 폴더를 만들어 구분해보세요. 그러면 언제나 모든 파일 대신 필요한 파일에만 액세스할 수 있습니다. 정리되지 않은 많은 양의 사진이나 동영상을 저장할 때는 먼저 아카이브 폴더에 저장한 후 어떤 파일을 작업 중 폴더로 옮길지 선택하세요. 또는 사용하지 않은 버전을 아카이브 폴더에 넣어 두고 나중에 다른 용도로 필요할 때 액세스하는 방법도 있습니다.
진취적인 사람
한 번뿐인 인생, 후회 없이 살자는 생각으로 하고 싶은 것을 하고 사는 사람. 일단 목표가 생기면 그 어떤 것도 이들을 막을 수 없습니다. 하고자 하는 일은 꼭 해내고, 그것도 제대로 해내고야 말죠.
전략:
이미 모든 것을 순조롭게 진행하고 있다면 협업이 가능한 공유 폴더를 만들어 다른 사람의 체계성까지 향상해 더 많은 시간을 절약하세요.
협업이 가능한 공유 폴더 만들기:
폴더를 공유하는 것을 작업 공간은 공유하되 서로의 업무는 방해하지 않는 것이라 생각하세요. 우선, 모든 프로젝트 파일이 하나의 중심 공간에 보관된 상태에서 원하는 대로 콘텐츠를 정리하세요. 그다음, 폴더를 공유하면 폴더를 공유한 모든 구성원이 폴더 내 콘텐츠에 대한 변경 작업을 바로 할 수 있어 모두의 시간이 절약되고 협업이 증진됩니다.
완벽주의자
읽지 않은 메일이 없고, 컴퓨터 바탕 화면이 언제나 깔끔하며, 모든 것이 제자리에 있어야 직성이 풀립니다.
전략:
세심한 구조에 따라 콘텐츠를 정리하면 필요할 때 더 간편하게 찾을 수 있습니다.
정밀한 폴더 명명 구조:
정밀한 폴더 명명 규칙을 만들어 일관적으로 사용하세요. 대부분의 워크플로의 경우, 연도별로 상위 폴더를 만들고 그 안에 월별 하위 폴더를 만드는 것이 좋은 시작점이 될 수 있습니다. 하위 폴더 안에는 클라이언트 이름 > 작업명 순으로 하위 폴더를 만들어 파일을 정리할 수 있죠. 그러면 몇 년이 지난 후에도 특정한 콘텐츠를 빠르고 효율적으로 찾을 수 있습니다.
정리를 잘 못하는 사람
읽지 않은 메일 36,789개. 아이디어도 뛰어나고 일도 열심히 일하지만 가끔씩 도움이 필요할 때가 있습니다. 멀티태스커와 유사하지만 주변이 훨씬 더 어지럽죠.
전략:
가능한 한 많은 작업을 자동화하세요. 반복적인 작업은 Dropbox에 맡기고 거시적인 상황에만 집중하세요.
자동화된 폴더와 카메라 롤:
Dropbox 자동화 기능을 사용해 파일이 추가되었을 때 자동으로 특정 작업을 수행하는 폴더를 만드세요. 자동화된 폴더는 새롭게 추가된 파일의 이름 변경, 정렬, 태그 지정, 파일 형식 변환 등의 기능을 지원합니다. Dropbox로 카메라 업로드를 자동화할 수도 있습니다. 카메라 업로드 기능을 활성화하면 카메라, SD 카드, 스마트폰, 태블릿을 컴퓨터에 연결할 때마다 모든 사진이 자동으로 클라우드에 업로드됩니다. Dropbox로 파일을 복사할 때 파일 이름을 YYYY-MM-DD HH.MM.SS 구조로 변경하도록 카메라 업로드를 설정하면 나중에 사진을 선별할 때 엉망진창으로 섞여 있는 사진에 압도될 일이 없죠.
지금은 정리를 시작할 시간!
이건 일을 미루는 사람들을 콕 집어 하는 말입니다. Dropbox가 파일을 정리하는 데 어떤 도움이 되는지 읽어보는 것도 중요하지만, 일단 시작부터 하세요. 성격 유형별 전략이 제공하는 도구를 한 번에 하나씩 도입하며 천천히 시작하세요. Dropbox가 삶을 얼마나 편리하게 만들어주는지 알게 되면 자동으로 다른 전략도 살펴보고 싶을 겁니다. 이제 생각은 그만하고 정리를 시작하세요!