Organisatiesystemen en productiviteitstools zijn niet universeel. Sommige mensen vinden het fijn als dingen precies zijn, terwijl anderen juist gedijen in chaos. Daarom hebben we op basis van zes persoonlijkheidstypes enkele strategieën op een rijtje gezet die iedereen georganiseerd en productief houdt, zodat ook jij je plek van gelukzaligheid zult vinden. Voel je overigens niet in een hokje gestopt wat betreft je persoonlijkheidstype. Zelfs als je grotendeels een chaoot bent, kun je waarschijnlijk ook prima uit de voeten met de tips voor minimalisten!
De multitasker
Werk je aan verschillende projecten tegelijk? Heb je in je browser op dit momenten meer dan 46 tabbladen geopend? Dan ben je misschien een multitasker. Hoewel je gedijt bij het in de lucht houden van meerdere ballen, bestaat er het gevaar dat je iets over het hoofd ziet.
Strategie:
Gebruik takenlijsten in Dropbox Paper om je verschillende werkstromen overzichtelijk te houden. Takenlijsten zijn met name handig wanneer je samenwerkt met of leidinggeeft aan een team.
Een takenlijst in Paper instellen:
Zodra je een Paper-document hebt gemaakt, zoek je in de werkbalk onderaan je scherm de knop Checklist. Zo stel je een takenlijst op in je nieuwe Paper-document:
- Voeg je taak toe aan de checklist
- Wijs deze aan jezelf of je teamgenoot toe met de functie @vermelden
- Stel een einddatum in voor voltooiing
De minimalist
Eén stoel. Eén bureau. Eén laptop. En verder niets. De minimalist negeert niet-essentiële zaken om zich te kunnen richten op productiviteit en rust.
Strategie:
Laat je Dropbox een weerspiegeling zijn van je levensstijl. Archiveer de rommel en houd alleen het hoognodige bij de hand.
Zo organiseer je archieven:
Werken aan een project voor klanten, foto's sorteren of belangrijke documenten opslaan zorgt voor veel digitale rommel. In plaats van alles op een enkele gedeelde locatie te bewaren, kun je je Dropbox onderverdelen in de mappen 'Actief' en 'Archief'. Op die manier heb je altijd toegang tot je bestanden, zonder dat ze allemaal worden weergegeven. Bewaar grote aantallen ongesorteerde foto's of video's in Archief, voordat je kiest wat je naar Actief wilt verplaatsen. Of berg ongebruikte versies van projecten op in Archief, zodat je ze later weer tevoorschijn kunt halen en opnieuw kunt bewerken voor een ander doel.
De go-getter
YOLO. Wanneer je eenmaal ergens je zinnen op hebt gezet, houdt niets je tegen om het voor elkaar te krijgen. Bij jou draait alles om dingen gedaan krijgen en ze goed gedaan te krijgen.
Strategie:
Aangezien je alles al volledig onder controle hebt, kun je nog meer tijd besparen door een gedeelde map voor samenwerking te maken om anderen ook georganiseerd te houden.
Gedeelde mappen voor samenwerking maken:
Je zou het delen van een map kunnen vergelijken met het delen van een werkruimte, zonder dat je elkaar in de weg zit. Organiseer allereerst alles zoals jij dat wilt, met al je projectbestanden op een centrale plek. Als je deze vervolgens deelt, kan elk lid van de map rechtstreeks wijzigingen aanbrengen, wat iedereen tijd bespaart en de samenwerking aanmoedigt.
De perfectionist
Nul ongelezen e-mails. Een opgeruimd bureaublad op de computer. Je houdt van perfectie en dat alles op de juiste plek staat.
Strategie:
Als je alles organiseert volgens een doordachte structuur, kun je materiaal eenvoudiger vinden wanneer je het nodig hebt.
Een zorgvuldige naamgeving van mappen:
Bedenk een consistente en goed doordachte naamgeving voor mappen en houd je daaraan. Voor de meeste werkstromen geldt dat je het best kunt beginnen met kernmappen die op jaar zijn ingedeeld, waarin zich onderliggende mappen op maand bevinden. In deze onderliggende mappen zou je de namen van klanten kunnen toepassen, gevolgd door de titels van specifieke taken. Zo kun je over een paar jaar nog altijd eenvoudig en efficiënt specifiek materiaal terugvinden.
De chaoot
36.789 ongelezen e-mails. Je hebt geweldige ideeën en bent een harde werker, maar soms kun je misschien wat hulp gebruiken. Eigenlijk ben je een chaotische versie van de multitasker.
Strategie:
Automatiseer zoveel mogelijk. Laat Dropbox de terugkerende dingen afhandelen, zodat jij je op het grote geheel kunt richten.
Geautomatiseerde mappen en camerarol:
Dropbox-automatisering stelt je in staat mappen te maken die automatisch specifieke bewerkingen uitvoeren op de bestanden die je eraan toevoegt. Elk toegevoegd bestand wordt door de map hernoemd, gesorteerd, getagd of geconverteerd. Een andere geautomatiseerde taak die je door Dropbox kunt laten afhandelen is camera-uploads. Wanneer je dit inschakelt, worden je foto's automatisch toegevoegd aan de cloud wanneer je je camera, SD-kaart, smartphone of tablet aansluit. Je kunt camera-uploads zo instellen dat bestanden die je naar Dropbox kopieert, automatisch worden hernoemd naar jjjj-mm-dd uu.mm.ss.jpg, zodat het geen gigantische, overweldigende puinhoop wordt als je selecties maakt.
Ga aan de slag met organiseren!
Ik heb het tegen jou, uitsteller. Lezen over hoe Dropbox je kan helpen te organiseren is één ding, maar nu moet je nog aan de slag gaan. Begin met het langzaam doorvoeren van de strategie die bij je persoonlijkheidstype past en introduceer één tool tegelijk. Als je eenmaal doorhebt hoeveel eenvoudiger dit je leven maakt, wil je waarschijnlijk ook de overige strategieën bekijken. Nu is het tijd om plannen in daden om te zetten!