Системи впорядкування та Інструменти підвищення продуктивності не універсальні. Одним людям подобається, щоб усе було на своїх місцях, а інші полюбляють хаос. Аби ви обрали оптимальне для себе рішення, ми об'єднали стратегії, які сприятимуть організованості та продуктивності всіх учасників на основі шести типів особистості. Крім того, не обмежуйтесь одним типом особистості. Навіть якщо ваша стихія — творчий безлад, вам теж підійдуть деякі мінімальні рекомендації!
Багатозадачність
Чи перемикаєтеся ви між кількома проєктами? У вікні вашого браузера прямо зараз відкрито більше 46 вкладок? Можливо, ви той, хто виконує кілька завдань одночасно. Навіть якщо ви здатні впоратися з цим, завжди можна щось пропустити.
Стратегія:
Використовуйте списки завдань у Dropbox Paper, щоб бути в курсі різних робочих потоків. Списки завдань особливо корисні під час роботи в команді чи керування нею.
Як налаштувати список завдань у Paper:
Створивши документ Paper, знайдіть кнопку «Перелік» на панелі інструментів у нижній частині екрана. Щоб створити список завдань у новому документі Paper:
- Додайте завдання в перелік
- Призначте його собі або своєму колезі по команді, використовуючи функцію @згадування
- Встановіть термін виконання
Мінімаліст
Один стілець. Один стіл. Один портативний комп'ютер. І все. Мінімаліст ігнорує несуттєве, щоб зосередитися на продуктивності та спокої.
Стратегія:
Нехай Dropbox відображає ваш стиль життя. Архівуйте безладно розташовані файли та тримайте під рукою лише найнеобхідніше.
Як упорядкувати архіви:
Коли ви працюєте над проєктом для клієнтів, сортуєте фотографії чи зберігаєте важливі документи, утворюється багато непотрібних цифрових даних. Замість того, щоб зберігати все в одному спільному місці, створіть у Dropbox окремі папки «Робота» й «Архів». Завдяки цьому ви завжди матимете доступ до своїх файлів, і вам не потрібно буде їх усі переглядати. Зберігайте велику кількість невідсортованих фотографій або відеозаписів у папці Архів, а потім обирайте, що саме перемістити в папку Робота. Або збережіть невикористані версії проєктів у папці Архів, до яких ви зможете отримати доступ пізніше для обробки іншими способами.
Кар'єрист
У нас лише одне життя! Якщо у вас є мета, ніщо не завадить вам досягти її. Вам подобається виконувати завдання, до того ж правильно.
Стратегія:
Ви й так у курсі всіх прав, тому залишилося лише заощадити час, створюючи спільні папки для співпраці, щоб упорядкувати дані для всіх співробітників.
Створюйте спільні папки для співпраці:
Надайте спільний доступ до папки, наприклад, поділіться своїм робочим простором, не заважаючи один одному. Спершу впорядкуйте всі дані так, як вам подобається, централізовано зберігши всі файли проєкту в одному місці. Коли ви поділитеся відповідною папкою, будь‑який учасник проєкту зможе безпосередньо вносити зміни, заощаджуючи час і ефективно співпрацюючи.
Перфекціоніст
Ви читаєте всі електронні листи. На робочому столі вашого комп'ютера повний порядок. Усе на своїх місцях. Ви завжди прагнете досягти ідеалу.
Стратегія:
Якщо ви все продумано впорядковуєте, вам легше знаходити потрібний уміст.
Точне іменування папок:
Створіть узгоджені й продумані правила іменування папок і дотримуйтеся їх. Для більшості робочих потоків краще за все спочатку створити основні папки, розбивши їх за роками, а потім розбити вкладені папки за місяцями. Для вкладених папок можна використовувати імена клієнтів, а для підпапок наступних рівнів — назви проєктів. Завдяки цьому ви зможете швидко й ефективно знаходити певний уміст у майбутньому.
Творчий безлад
36 789 непрочитаних електронних листів. У вас є чудові ідеї, ви працьовиті, але… іноді вам потрібна допомога. Ви схожі на людину, яка любить одночасно виконувати кілька завдань, але тяжієте до хаосу.
Стратегія:
Автоматизуйте якомога більше процесів. Дозвольте Dropbox виконувати повторювані процеси, щоб ви могли зосередитися на загальній картині.
Автоматизовані папки й фотографії та відеозаписи з камери:
Завдяки автоматизації Dropbox ви можете створювати папки, із якими після додавання файлів можна автоматично виконувати певні завдання. Будь‑які файли, додані в таку папку, буде перейменовано, відсортовано, позначено мітками чи конвертовано. Ще одне автоматизоване завдання, яке можна доручити Dropbox, — передавання з камери. Якщо цей параметр увімкнено, ваші фотографії автоматично додаються в хмару, коли ви під'єднуєте камеру, SD‑карту, смартфон або планшет. Ви можете налаштувати автоматичне перейменування файлів, переданих із камери, у форматі рррр‑мм‑дд гг.мм.сс.jpg під час копіювання в Dropbox, тому вам буде легше робити вибір, не плутаючись у безладно розташованих файлах.
Тепер упорядкуйте всі дані!
Я звертаюся до вас, любителі відкладати справи в довгий ящик. Прочитати статтю про впорядкування файлів у Dropbox — це одне, але час перейти до справи. Спочатку уважно ознайомтеся з кожною окремою стратегією для вашого типу особистості. Щойно ви оціните користь від однієї стратегії, перейдіть до іншої. Тепер перестаньте думати та почніть упорядковувати дані!