No a todo el mundo le resultan adecuados los mismos sistemas de organización y herramientas de productividad. A algunas personas les gusta que las cosas sean exactamente de una forma, mientras que a otras les gusta improvisar y vivir entre el caos. Hemos recopilado una serie de estrategias de organización y productividad adaptadas a seis tipos de personalidades diferentes. No obstante, no tienes por qué encasillarte en un solo tipo de personalidad. Incluso aunque tiendas a ser una persona caótica, también te podrían resultar útiles las recomendaciones de otras personalidades.
El multitarea
¿Pasas continuamente de un proyecto a otro? ¿Tienes más de 46 pestañas abiertas en tu navegador web ahora mismo? Puede que seas una persona multitarea. Aunque te guste hacer malabares, siempre correrás el riesgo de que algo se te escape.
Estrategia:
Usa listas de tareas en Dropbox Paper para estar al día con todos tus flujos de trabajo. Las listas de tareas resultan especialmente útiles al trabajar en colaboración o al dirigir un equipo.
Cómo configurar una lista de tareas en Paper:
Una vez que hayas creado un documento de Paper, busca el botón de lista de verificación en la barra de herramientas de la parte inferior de la pantalla. Después, sigue estos pasos:
- Añadir tu tarea a la lista de verificación.
- Asignarla, ya sea a ti o a otro miembro del equipo utilizando la función @mencionar.
- Configurar una fecha de vencimiento para su finalización.
El minimalista
Una silla, un escritorio, un portátil y nada más. El minimalista solo necesita lo imprescindible, para evitar las distracciones y trabajar de forma productiva y relajada.
Estrategia:
Haz que tu Dropbox sea un reflejo de tu estilo de vida. Deshazte del desorden y mantén solo lo esencial a mano.
Cómo organizar los archivos:
Trabajar en un proyecto para clientes, clasificar fotos o almacenar documentos importantes genera mucho desorden digital. En vez de tenerlo todo junto en una sola ubicación compartida, divide tu Dropbox en dos carpetas: una de trabajo y otra de archivos. De esta manera, no será necesario que veas todos los archivos cuando accedas a las diferentes carpetas. Almacena muchas fotos y vídeos sin clasificar en la carpeta de archivos antes de elegir lo que quieres mover a la carpeta de trabajo. Otra alternativa es guardar las versiones de proyectos que no hayas utilizado en la carpeta de archivos para poder consultarlas en otro momento y volver a trabajar en ellas con otro objetivo.
El proactivo
No dejas para mañana lo que puedas hacer hoy. Cuando tienes un objetivo, nada te impide lograrlo. Hacer las cosas y hacerlas bien es lo único que persigues.
Estrategia:
Como ya lo tienes todo controlado, gana tiempo creando carpetas colaborativas compartidas para que los demás también lo tengan todo organizado.
Crea carpetas colaborativas compartidas:
Considera la opción de compartir una carpeta como compartir tu espacio de trabajo, pero sin que nadie interfiera en el trabajo de otro. En primer lugar, organízalo todo como te guste, con todos los archivos de tu proyecto en un lugar centralizado. Después, cuando lo compartas, cualquier miembro de la carpeta podrá realizar cambios directamente, lo que os permitirá a todos ahorrar tiempo y fomentar la colaboración.
El perfeccionista
No te queda ningún correo por leer. El escritorio de tu ordenador está muy ordenado. Todo está en su sitio, y a ti te gusta así: perfecto.
Estrategia:
Cuando lo organizas todo con una estructura meditada, resulta más fácil encontrar el contenido que necesitas.
Define una estructura precisa de nombres de carpetas:
Crea una convención de nomenclatura de carpetas coherente y bien pensada, y mantenla. Para la mayoría de los flujos de trabajo, un buen punto de partida es crear carpetas principales de cada año con subcarpetas para cada mes. En esas subcarpetas, puedes crear otras con los nombres de los clientes y dentro de estas, otras con los títulos de los trabajos. De este modo, dentro de unos años, podrás seguir encontrándolo todo de forma rápida y eficaz.
El caótico
Tienes 36 789 correos sin leer. Tienes grandes ideas y te esfuerzas mucho en tu trabajo, pero, a veces, necesitas un poco de ayuda. Esta personalidad es parecida a la del multitarea, pero, en este caso, el caos lo eclipsa todo.
Estrategia:
Automatiza todo lo posible. Deja que Dropbox se encargue de realizar las acciones rutinarias y concéntrate en lo realmente importante.
Carpetas automatizadas y galería:
La automatización de Dropbox te permite crear carpetas que realizan automáticamente tareas específicas con los archivos que les añades. La carpeta cambiará de nombre, ordenará, etiquetará o convertirá cualquier archivo que se añada. Otra tarea automatizada que puedes delegar en Dropbox son las subidas desde cámara. Cuando habilitas esta opción, tus fotos se añaden automáticamente a la nube al conectar tu cámara, tarjeta SD, smartphone o tablet. Puedes configurar las subidas desde cámara para que se cambie automáticamente el nombre de los archivos a "dd-mm-aaaa hh.mm.ss.jpg" al copiarlos en Dropbox; de este modo, te facilitarás las cosas cuando tengas que hacer selecciones.
Ponte manos a la obra
Nos dirigimos a ti, procrastinador. Leer acerca de cómo Dropbox puede ayudarte a organizarte es una cosa, pero otra es empezar. Comienza incorporando poco a poco la estrategia de tu tipo de personalidad, de herramienta en herramienta. Una vez que veas cómo se simplifica todo, lo más probable es que también quieras probar las otras estrategias. Ahora, deja de pensar en ello y empieza a organizarte.