Не существует организационных систем и инструментов повышения производительности, которые подходили бы всем. Кто-то любит, чтобы все шло по плану, а кто-то в восторге от хаоса. Специально для вас мы собрали стратегии для организации и повышения эффективности работы, основанные на шести типах личности. Вовсе не обязательно придерживаться стратегии для определенного типа. Даже если в основном вы «человек-хаос», некоторые советы для минималистов, скорее всего, подойдут и вам!
Человек-оркестр
Вы перескакиваете с одного проекта на другой? В окне вашего браузера сейчас открыто более 46 вкладок? Вероятно, вы человек-оркестр. Но даже если вы умеете жонглировать, всегда есть риск, что что-то ускользнет от вас.
Стратегия.
Используйте списки заданий в Dropbox Paper, чтобы не отставать от рабочего темпа. Они особенно полезны при работе с командой или управлении ею.
Как создать список заданий в Paper.
После создания документа в Paper нужно найти кнопку с изображением списка на панели инструментов в нижней части экрана. Чтобы создать список заданий в новом документе Paper выполните следующие шаги:
- Добавьте задачу в список дел
- Назначьте ее себе или своему коллеге, используя функцию @упоминания
- Установите срок сдачи
Минималист
Один стул. Один стол. Один ноутбук. И все. Минималист игнорирует несущественные вещи, поддерживая продуктивность и сохраняя спокойствие.
Стратегия.
Адаптируйте хранилище Dropbox под свой образ жизни. Устраните беспорядок и держите под рукой только самое необходимое.
Как организовать хранение архивов.
Работа над проектом для клиентов, сортировка фотографий или хранение важных документов порождает много цифрового хаоса. Вместо того чтобы держать все в одном общем месте, создайте в хранилище Dropbox папки «Работа» и «Архив». Таким образом, у вас всегда будет доступ к файлам без необходимости просматривать каждый из них. Храните большое количество неотсортированных фотографий или видео в «Архиве», прежде чем выбрать то, что хотите переместить в папку «Работа». Или спрячьте ненужные версии проектов в «Архив», чтобы обратиться к ним позже и переработать их для другой цели.
Победитель
Ваш девиз — «живем лишь раз». Если у вас есть цель, ничто не помешает вам достичь ее. Суть игры в том, чтобы прийти к цели и сделать это правильно.
Стратегия.
Поскольку вы уже в курсе всех дел, сэкономьте больше времени и создайте общие папки, чтобы упростить совместную работу с коллегами и должным образом ее организовать.
Создание общих папок для совместной работы.
Совместное использование папки позволяет работать в общем пространстве, не мешая друг другу. Во-первых, организуйте все так, как вам нравится, поместив все файлы проекта в одно главное место. Затем, когда вы предоставите доступ к нему, любой пользователь сможет вносить изменения прямо в папке. Это позволяет экономить время и наладить совместную работу.
Перфекционист
Ноль непрочитанных писем. Порядок на рабочем столе компьютера. Все на своих местах, и вам это нравится. Идеально.
Стратегия.
Когда вы продумаете, как лучше организовать данные, их будет легче найти.
Точная структура именования папок.
Продумайте правила именования папок и придерживайтесь их. Лучше всего начать с создания основных папок с распределением по годам, а для вложенных папок — по месяцам. Для подпапок можно использовать имена клиентов, а для подпапок следующего уровня — названия проектов. Таким образом, вы сможете быстро и эффективно находить конкретные файлы и через несколько лет.
Человек-хаос
36 789 непрочитанных писем. У вас отличные идеи и вы трудолюбивы, но... иногда вам может понадобиться небольшая помощь. Вы похожи на человека-оркестра, но хаос чаще берет над вами верх.
Стратегия.
Автоматизируйте как можно больше процессов. Пусть Dropbox позаботится о повторяющихся делах, чтобы вы могли сосредоточиться на общей картине.
Автоматизированные папки и фото и видео с камеры.
Автоматизация Dropbox позволяет создавать папки, автоматически выполняющие определенные задачи с файлами, которые вы в них добавляете. Папка переименовывает, сортирует, добавляет теги и конвертирует любой добавленный файл. Еще одна автоматизированная задача, которую можно поручить Dropbox, — это загрузка с камеры. Если этот параметр включен, фотографии автоматически добавляются в облако при подключении камеры, SD-карты, смартфона или планшета. Вы можете настроить загрузку камеры на автоматическое переименование файлов в формате гггг-мм-дд чч.мм.сс.jpg при копировании в Dropbox. Это позволит избежать хаоса при выборе файлов.
Наведите порядок прямо сейчас!
Прокрастинатор, мы обращаемся к вам. Читать о том, как Dropbox может помочь вам навести порядок, — это одно, но теперь вам нужно приступить к делу. Начните с постепенного внедрения стратегии для вашего типа личности. Добавляйте по одному инструменту. Как только вы увидите, насколько это облегчает вашу жизнь, вы, вероятно, захотите попробовать и другие стратегии. А теперь перестаньте думать об этом и начините действовать!