Wskazówki organizacyjne dopasowane do Twojej osobowości

Pedant czy bałaganiarz? Niezależnie od tego, jaki masz typ osobowości, Dropbox ma narzędzia i porady, dzięki którym wszystko będziesz mieć uporządkowane wedle własnych upodobań.

Para planująca coś przy stole

Systemy organizacji i narzędzia zwiększające produktywność nie są uniwersalne. Niektórzy lubią, gdy wszystko jest dokładnie uporządkowane, podczas gdy inni dobrze się czują w nieładzie. Aby zapewnić idealne rozwiązanie dla każdego, przedstawiamy oparte o sześć typów osobowości strategie, dzięki którym nikt nie będzie miał problemów z organizacją i produktywnością. Pamiętaj, że nie musisz czuć się zaszufladkowany do jednego typu osobowości. Nawet jeśli jesteś głównie bałaganiarzem, prawdopodobnie niektóre zalecenia dla minimalistów sprawdzą się również w Twoim przypadku!

 

Multitasker

Ciągle skaczesz z jednego projektu na drugi? W oknie przeglądarki masz teraz otwartych więcej niż 46 kart? Z pewnością jesteś multitaskerem. Choć jesteś mistrzem żonglowania, zawsze istnieje ryzyko, że coś umknie Twojej uwadze. 

Strategia:

Korzystaj z list rzeczy do zrobieniaDropbox Paper, aby mieć pełną kontrolę nad różnymi wątkami Twojej pracy. Listy zadań są szczególnie przydatne podczas pracy z zespołem lub zarządzania nim. 

Jak skonfigurować listę zadań w Paper:

Po utworzeniu dokumentu w Paper znajdź przycisk listy kontrolnej na pasku narzędzi znajdującym się na dole ekranu. Aby utworzyć listę zadań w nowym dokumencie Paper:

  • Dodaj zadanie do listy kontrolnej.
  • Przydziel je sobie lub innemu członkowi zespołu przez użycie @wzmianki.
  • Ustaw termin wykonania zadania.

 

Minimalista 

Jedno krzesło. Jedno biurko. Jeden laptop. Nic więcej. Minimalista ignoruje rzeczy nieistotne, aby móc skupić się na produktywności i zachować spokój ducha.

Strategia:

Spraw, by Twój Dropbox odzwierciedlał Twój styl życia. Zarchiwizuj to, co zbędne, i miej pod ręką tylko najpotrzebniejsze rzeczy.

Jak zorganizować archiwum:

W wyniku pracy nad projektem dla klientów, sortowania zdjęć czy przechowywania ważnych dokumentów tworzy się mnóstwo cyfrowego bałaganu. Zamiast przechowywać wszystko w jednej, udostępnionej innym lokalizacji, podziel swój Dropbox na foldery „Praca” oraz „Archiwum”. W ten sposób możesz mieć pewność, że zawsze zachowasz dostęp do swoich plików, ale nie musisz na nie stale patrzeć. Przechowuj duże ilości nieposortowanych zdjęć lub filmów w Archiwum, zanim zdecydujesz, co przenieść do folderu Praca. Możesz też przechowywać w Archiwum niewykorzystane wersje projektów, aby móc później uzyskać do nich dostęp i przerobić je w innym celu. 

 

Przodownik pracy

YOLO. Kiedy masz cel, nic Cię nie powstrzyma przed jego osiągnięciem. Wykonywanie zadań i robienie tego we właściwy sposób to cel sam w sobie.

Strategia:

Skoro masz już wszystko pod kontrolą, zaoszczędź więcej czasu, tworząc foldery udostępnione, aby wszyscy mogli być równie zorganizowani.

Utwórz udostępnione foldery do współpracy:

Myśl o udostępnianiu folderów jak o dzieleniu obszaru roboczego, ale bez przeszkadzania sobie nawzajem. Po pierwsze, zorganizuj wszystko tak, jak Ty tego chcesz, ze wszystkimi plikami projektów w jednym, centralnym miejscu. Następnie, gdy go udostępnisz, każdy członek folderu może bezpośrednio wprowadzać w nim zmiany, co prowadzi do oszczędności czasu i zachęca do współpracy.

Prokrastynator

Jest 3:00 nad ranem, a Ty właśnie czytasz ten artykuł, który miesiąc temu wysłał Ci kolega. Lepiej późno niż wcale. Zawsze wszystko udaje Ci się zrobić, ale zazwyczaj tuż przed terminem. 

 

Strategia:

I tak będziesz zwlekać do ostatniej chwili, więc nie ma sensu próbować tego zmieniać. Zamiast tego spraw, aby ta ostatnia minuta się liczyła, dzięki usprawnieniu swojej produktywności. 

Użyj narzędzi zwiększających produktywność:

Pakiet narzędzi zwiększających produktywność Dropbox pozwala zrobić więcej w krótszym czasie. Użyj Dropbox Paper, aby tworzyć wspólne dokumenty i zarządzać nimi. Wprowadzaj zmiany, przydzielaj zadania, przekazuj opinie i nie tylko w czasie rzeczywistym, wtedy, kiedy chcesz. Korzystaj z Dropbox Sign, aby legalnie i natychmiastowo wykonywać czynności związane z podpisywaniem dokumentów. Nie musisz gorączkowo biegać na pocztę, aby wysłać ważny dokument. I wreszcie, używaj aplikacji mobilnej Dropbox do szybkiego skanowania dokumentów, robienia zdjęć i udzielania opinii. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby skomentować zmiany w materiale wideo, podczas gdy czekasz w kolejce w sklepie spożywczym.

Mężczyzna patrzący na telefon z laptopem na kolanach

Perfekcjonista

Zero nieprzeczytanych e-maili. Pulpit komputera jest czysty. Wszystko jest na swoim miejscu i tak właśnie powinno być.

Strategia:

Gdy wszystko jest zorganizowane w przemyślany sposób, łatwiej jest natychmiast znaleźć to, czego szukasz.

Precyzyjna struktura nazewnictwa folderów:

Stwórz spójną i przemyślaną konwencję nazewnictwa folderów i konsekwentne ją stosuj. W przypadku większości procesów dobrym pomysłem na start jest oznaczenie głównych folderów datami rocznymi, a podfolderów datami miesięcznymi. W tych podfolderach można używać nazw klientów, a następnie tytułów konkretnych projektów. Dzięki temu po latach nadal będzie można szybko i sprawnie odnaleźć konkretne pliki.

 

Bałaganiarz

36 789 nieprzeczytanych e-maili. Masz głowę pełną świetnych pomysłów i ciężko pracujesz, ale… czasami możesz potrzebować niewielkiej pomocy. Przypominasz multitaskera, ale często kontrolę nad Twoją pracą przejmuje chaos. 

Strategia:

Jak najczęściej wykorzystuj automatyzację. Pozwól Dropbox zająć się powtarzalnymi zadaniami, a sam skup się na szerszej perspektywie.

Foldery z automatyzacją i rolka z aparatu:

Automatyzacja Dropbox umożliwia tworzenie folderów, które automatycznie wykonają określone zadania na dodawanych do nich plikach. Folder zmieni nazwę, posortuje, oznaczy lub przekonwertuje każdy dodany plik. Innym zautomatyzowanym zadaniem, które możesz powierzyć Dropboxowi, jest przesyłanie z aparatu. Po włączeniu tej funkcji zdjęcia są automatycznie dodawane do chmury po podłączeniu aparatu, karty SD, smartfona lub tabletu. Możesz ustawić przesyłanie z aparatu tak, aby nazwy plików automatycznie zmieniały się na rrrr-mm-dd gg.mm.ss.jpg podczas kopiowania do Dropbox. Dzięki temu, gdy przyjdzie czas na wybranie zdjęć, pliki będą uporządkowane w folderze.

 

A teraz czas zająć się organizacją!

Mówię do Ciebie, Prokrastynatorze. Czytanie o tym, jak Dropbox może Ci pomóc w organizacji, to jedno, ale teraz czas podjąć działanie. Zacznij od stopniowego wprowadzania strategii odpowiedniej dla swojego typu osobowości, jedno narzędzie po drugim. Gdy przekonasz się, o ile ułatwia Ci to życie, na pewno zechcesz również wypróbować inne strategie. Teraz przestań się zastanawiać i zacznij się organizować!

Przenieś organizację pracy na wyższy poziom.

Poznaj Dropbox Professional