Como colaborar com equipes distribuídas pelo mundo

Por Alex Wares, diretor administrativo da EMEA, Transmission

Crescimento rápido em novos territórios. As dificuldades crescentes de usar ferramentas diferentes em locais diferentes. Uma pandemia global. Esses são apenas alguns dos desafios que superamos em 2020 para ganhar o reconhecimento de Agência do ano do Marketing B2B.

Na Transmission, criamos incríveis 15 TB de conteúdo criativo todos os meses. Colaboramos em mais de 7.500 documentos por dia. E nosso crescente quadro de funcionários exige a capacidade de trabalhar em conjunto, sem problemas e de qualquer lugar. Além disso, nossos clientes precisam que entreguemos um trabalho de qualidade em um ritmo acelerado. Usamos o Dropbox para facilitar a colaboração de nossas equipes e clientes. Ele também nos ajuda a gerenciar resumos criativos com segurança para centenas de marcas globais.

Uma plataforma para o sucesso

Como agência de mídia, devemos ficar à frente da curva. Nossos clientes sempre querem algo novo e emocionante. Nosso trabalho é manter nossos clientes com uma vantagem competitiva, oferecendo criativos inovadores.

Quando a empresa se expandiu para novos territórios em 2020, nossos fluxos de trabalho se tornaram mais complexos. Como resultado, nossos processos ficaram um pouco mais fragmentados do que gostaríamos. Documentos importantes foram convertidos, compactados e enviados por e-mail. Em seguida, coletamos feedback de cada colaborador individualmente. Tínhamos várias versões de arquivo armazenadas em diferentes plataformas em todo o mundo. E perdemos muito tempo valioso procurando conteúdo em vez de focar no trabalho criativo. 

Trabalhar de uma rede desconectada de diferentes ferramentas dificultou a colaboração e a conformidade.  A centralização no Dropbox superou esse desafio e nos deu uma maneira mais unificada de trabalhar. Agora, os funcionários podem trabalhar em qualquer arquivo de qualquer local e nossos fluxos de trabalho criativos foram agilizados.

Equipes capacitadas = produção premiada

Consolidar nosso conteúdo é fundamental para criar fluxos de trabalho mais perfeitos. Mas não queremos sufocar nossas equipes criativas ditando quais ferramentas elas podem ou não usar.

Nosso espírito organizacional é ser curioso e romper as convenções. Procuramos novas formas de resolver problemas. Mas, equilibrar liberdade e segurança não é um caminho fácil de se traçar. Com o Dropbox, temos controle total de documentos, e nossas equipes podem continuar usando todas as ferramentas que conhecem e adoram. Agora, nossos criativos sempre sabem onde encontrar o arquivo de que precisam e podem ter certeza de que se trata da versão mais recente. Além disso, com as integrações com as principais ferramentas, como o pacote Adobe, podemos ser o mais inovadores possível.

Nossas equipes também usam o Dropbox Paper para fazer brainstorming, compartilhar listas de tarefas e acompanhar projetos. Isso significa menos tempo gasto em tarefas administrativas e mais tempo na criação de trabalhos de primeira classe para nossos clientes.

Crescimento seguro e em conformidade

Expandir para novos territórios é tarefa repleta de riscos. Há novos costumes, novas culturas e novos regulamentos a serem considerados. Por exemplo, existem leis rígidas de proteção de dados e privacidade na Europa, como o GDPR, que não se aplicam em nenhum outro lugar. 

Trabalhamos com muitos dados confidenciais sob regulamentações rígidas. Isso significa que conformidade e segurança são essenciais para cada solução que implementamos. O Dropbox proporciona a nós e a nossos clientes a garantia de que todos os dados deles estão seguros. Na verdade, citar os padrões de criptografia do Dropbox geralmente é tudo o que é preciso para mostrar conformidade.

Na Transmission, nosso objetivo é sempre superar as expectativas de nossos clientes. E ferramentas como o Dropbox nos permitem focar na inovação. Agora temos mais tempo para produzir ótimos criativos com os quais nós e nossos clientes nos mantemos na vanguarda.