Cómo colaborar con equipos de todo el mundo

Escrito por Alex Wares, director ejecutivo de Transmission en la región EMEA

Crecimiento trepidante en nuevos territorios. Problemas derivados de usar herramientas diferentes en distintas ubicaciones. Una pandemia global. Estos son solo algunos de los desafíos que superamos en 2020 y gracias a los cuales ganamos el premio B2B Marketing's Agency of the Year.

En Transmission, creamos la impresionante cantidad de 15 TB de contenido creativo al mes. Colaboramos en más de 7500 documentos al día y nuestra plantilla, que no deja de crecer, nos pide la posibilidad de trabajar de forma fluida en equipo desde cualquier lugar. Además, nuestros clientes nos necesitan para proporcionar un trabajo de calidad a un ritmo trepidante. Utilizamos Dropbox para facilitar la colaboración de nuestros equipos y clientes. También nos ayuda a gestionar de forma segura la difusión de cientos de marcas internacionales.

Una plataforma para el éxito

Como agencia de comunicación, debemos estar un paso por delante. Los clientes acuden a nosotros buscando algo nuevo y emocionante. Nuestro trabajo consiste en mantenerlos a la vanguardia ofreciéndoles creatividad que marque la diferencia.

Cuando la empresa se expandió a nuevos territorios en 2020, los flujos de trabajo se volvieron más complejos. Como consecuencia, los procesos estaban algo más fragmentados de lo que nos gustaría. Los documentos más importantes se convertían, se resumían y se enviaban por correo electrónico. A continuación, recopilábamos los comentarios de cada colaborador de forma individual. Teníamos varias versiones de los archivos guardadas en diferentes plataformas del mundo. Y malgastábamos mucho tiempo buscando contenido en lugar de centrarnos en el trabajo creativo. 

Trabajar desde una red desconectada de diferentes herramientas dificultaba la colaboración y el cumplimiento normativo. Pero lo resolvimos centralizándolo todo en Dropbox, lo cual nos proporcionó una forma más unificada de trabajar. Ahora, los empleados pueden trabajar en cualquier archivo desde cualquier lugar, y nuestros flujos de trabajo creativos se han agilizado.

Equipos fortalecidos = resultados premiados

Consolidar nuestro contenido es fundamental para crear procesos más fluidos. No obstante, no queremos presionar a nuestros equipos creativos mediante la imposición de unas herramientas y la prohibición de otras.

Nuestra filosofía se basa en la curiosidad y en romper las convenciones. Buscamos formas novedosas de resolver problemas. No obstante, equilibrar la libertad y la seguridad no es una tarea fácil. Con Dropbox, tenemos un control total sobre los documentos, y nuestros equipos pueden seguir utilizando sus herramientas favoritas. Ahora, nuestros creativos siempre saben dónde encontrar el archivo que necesitan, con la seguridad de que acceden a su versión más reciente. Además, las integraciones con las herramientas más importantes, como Adobe Suite, nos permiten innovar.

Nuestros equipos también utilizan Dropbox Paper para intercambiar ideas, compartir listas de tareas y hacer un seguimiento de los proyectos. Lo cual se traduce en una reducción del tiempo empleado en las tareas administrativas y un aumento del que dedicamos a crear trabajos de la mejor calidad para nuestros clientes.

Crecimiento seguro que cumple la normativa

Expandirse por nuevos territorios supone muchos riesgos. Hay otras costumbres, otra cultura y también normativas a tener en cuenta. Por ejemplo, hay leyes estrictas sobre la protección de datos y la privacidad en Europa, como el GDPR, que no se aplican en otros lugares. 

Trabajamos con muchos datos confidenciales de acuerdo con normativas estrictas. Por tanto, el cumplimiento normativo y la seguridad son fundamentales para cada solución que implementamos. Dropbox nos ofrece tanto a nosotros como a nuestros clientes la garantía de que todos los datos están seguros. De hecho, citar los estándares de cifrado de Dropbox suele ser lo único que se necesita para demostrar que se cumplen las normativas.

En Transmission, nuestra meta es superar siempre las expectativas de nuestros clientes. Y herramientas como Dropbox nos permiten centrarnos en la innovación. Ahora tenemos más tiempo para producir contenido creativo de calidad que nos mantenga a la vanguardia tanto a nosotros como a nuestros clientes.