Sådan samarbejder du med teams over hele verden

Af Alex Wares, EMEA Managing Director, Transmission

Hurtig vækst på nye områder. Besværet med at bruge opdelte værktøjer på tværs af forskellige placeringer. En global pandemi. Dette er blot nogle af de udfordringer, vi overvandt i 2020, da vi vandt B2B Marketing's Agency of the Year.

Hos Transmission skaber vi hele 15 TB kreativt indhold hver måned. Vi samarbejder om mere end 7.500 dokumenter om dagen. Og vores voksende arbejdsstyrke skal have mulighed for nemt at indgå i samarbejde, uanset hvor de er. Vores kunder har også brug for, at vi kan levere høj kvalitet i et højt tempo. Vi bruger Dropbox for at lette samarbejdet for vores teams og vores kunder. Det hjælper os også med at skabe en sikker proces til håndtering af kreative oplæg for hundredvis af globale brands.

En platform til succes

Som mediebureau er vi nødt til at være et skridt foran. Vores kunder vil altid have noget nyt og spændende. Det er vores opgave at holde vores kunder på forkant ved at levere banebrydende kreativt arbejde.

Da virksomheden udvidede til nye områder i 2020, blev vores workflows mere komplekse. Det betød, at vores processer blev mere opdelte, end vi havde ønsket os. Vigtige dokumenter blev konverteret, komprimeret og sendt via e-mail. Derefter indhentede vi feedback fra hver enkelt samarbejdspartner. Vi havde opbevaret flere forskellige filversioner på forskellige platforme i hele verden. Og vi spildte meget tid på at lede efter indhold i stedet for at fokusere på det kreative arbejde. 

Fordi vi arbejdede på forskellige uintegrerede værktøjer, var det svært at samarbejde og sikre compliance. Denne udfordring blev løst ved centraliseringen i Dropbox, hvilket gav os en mere sammenhængende måde at arbejde på. Nu kan personalet arbejde på enhver fil hvor som helst – og vores kreative workflows er blevet hurtigere.

Styrkede teams = prisvindende resultater

Det er vigtigt at kunne konsolidere vores indhold, hvis vi vil skabe fuldt integrerede workflows. Men vi vil ikke hæmme vores kreative teams ved at diktere, hvilke værktøjer de må eller ikke må bruge.

Det ligger i vores organisations etos at være nysgerrige og bryde konventionerne. Vi leder efter nye måder at løse problemer på. Men det er ikke nemt at finde balancen mellem frihed og sikkerhed. Med Dropbox får vi fuld kontrol over dokumenter, og vores teams kan blive ved med at bruge de værktøjer, som de kender og foretrækker. Nu ved vores kreative medarbejdere altid, hvor de kan finde de filer, de skal bruge – og de kan være sikre på, at det er den nyeste version. Oveni får vi integrationer med populære værktøjer ,som f.eks. Adobe-pakken, der giver os mulighed for at være så innovative som muligt.

Vores teams bruger også Dropbox Paper til at brainstorme, dele opgavelister og følge projekter. Det betyder, at vi bruger mindre tid på administrative opgaver og mere tid på at skabe materiale i topklasse til vores kunder.

Sikker vækst med styr på compliance

Det kan være risikofyldt at udvide til nye områder. Der er nye normer, nye kulturer og nye regler, der skal tages i betragtning. Der er f.eks. strenge regler om databeskyttelse og persondata i Europa, såsom GDPR, der ikke er gældende andre steder. 

Vi arbejder med mange følsomme data, der er underlagt strenge regler. Det betyder, at compliance og sikkerhed er vigtigt i forhold til alle de løsninger, vi anvender. Dropbox giver os og vores klienter sikkerhed for, at alle deres data er beskyttet. Faktisk er er som regel nok at henvise til Dropbox' standarder for kryptering, når man vil demonstrere sin compliance.

Hos Transmission er vores mål at overstige vores kunders forventninger – hver eneste gang. Og værktøjer som Dropbox giver os mulighed for at fokusere på innovation. Nu har vi mere tid til at skabe godt kreativt indhold, som holder os og vores kunder et skridt foran.