Come collaborare con i team in tutto il mondo

Di Alex Wares, managing director per la divisione EMEA, Transmission

Una rapida crescita in nuovi territori, le crescenti difficoltà nell'utilizzo di strumenti diversi in luoghi diversi, una pandemia globale. Queste sono solo alcune delle sfide che abbiamo superato nel 2020, ottenendo il premio Agenzia di marketing B2B dell'anno.

In Transmission creiamo un'impressionante quantità di contenuti creativi: 15 TB al mese. Collaboriamo su oltre 7.500 documenti al giorno e la nostra forza di lavoro in continuo aumento desidera avere la possibilità di lavorare ovunque senza interruzioni. Inoltre, i nostri clienti ci richiedono lavori di qualità in tempi piuttosto ristretti. Utilizziamo Dropbox per facilitare la collaborazione per i nostri team e clienti e per gestire in maniera sicura file creativi per centinaia di brand globali.

Una piattaforma per il successo

In qualità di agenzia che opera nel campo dei media, dobbiamo essere sempre un passo avanti. I nostri clienti desiderano costantemente qualcosa di nuovo ed entusiasmante. Il nostro compito è fare in modo che i clienti siano sempre all'avanguardia offrendo loro creazioni innovative.

Quando l'azienda si è espansa in nuovi territori nel 2020, i nostri flussi di lavoro sono diventati più complessi. Di conseguenza, i nostri processi erano un po' più frammentati di quanto volessimo. I documenti importanti dovevano essere convertiti, compressi e inviati via e-mail. Successivamente abbiamo raccolto feedback da parte di ciascun collaboratore individualmente. Avevamo diverse versioni di file archiviate su varie piattaforme in tutto il mondo e perdevamo molto tempo prezioso alla ricerca dei contenuti anziché concentrarci sul lavoro creativo. 

Lavorare da una rete non interconnessa di strumenti diversi ostacolava la collaborazione e la conformità. La centralizzazione in Dropbox ha risolto questo problema e ci ha fornito un modo di lavorare più uniforme. Ora i dipendenti possono eseguire operazioni su qualsiasi file ovunque si trovino e i nostri flussi di lavoro creativi sono più rapidi.

Team potenziati = azienda pluripremiata

Consolidare i nostri contenuti è fondamentale per creare flussi di lavoro più efficienti, tuttavia non vogliamo vincolare i nostri team creativi decidendo a priori quali strumenti possono o non possono utilizzare.

La filosofia della nostra organizzazione è essere curiosi e sfidare le convenzioni. Cerchiamo nuovi modi per risolvere i problemi, ma trovare un equilibrio tra libertà e sicurezza non è un compito facile. Con Dropbox abbiamo il controllo completo sui documenti, mentre i nostri team possono continuare a utilizzare gli strumenti che conoscono e apprezzano. Ora i nostri creativi sanno sempre dove trovare il file di cui hanno bisogno, con la certezza che sia aggiornato alla versione più recente. Inoltre, le integrazioni con i migliori strumenti come la suite Adobe ci consentono di portare più innovazione possibile.

I nostri team utilizzano Dropbox Paper per condurre sessioni di brainstorming, condividere elenchi attività e monitorare l'avanzamento dei progetti. In questo modo investono meno tempo nelle attività di amministrazione e ne dedicano di più alla creazione di lavori eccezionali per i nostri clienti.

Crescita sicura e conforme

L'espansione in nuovi territori comporta numerosi rischi. Ci sono nuove abitudini, culture e normative da tenere in considerazione. Ad esempio, in Europa ci sono leggi sulla protezione dei dati e della privacy molto stringenti, come il GDPR, che non vengono applicate altrove. 

Lavoriamo con parecchi dati sensibili attenendoci a normative rigorose. La conformità e la sicurezza sono fondamentali per ogni soluzione che implementiamo. Dropbox garantisce a noi e ai nostri clienti che tutti i dati siano al sicuro. Infatti, citare gli standard di crittografia di Dropbox è spesso tutto ciò che serve per fornire una prova di conformità.

In Transmission, il nostro obiettivo è superare le aspettative dei nostri clienti ogni volta. E gli strumenti come Dropbox ci consentono di concentrarci sull'innovazione. Ora abbiamo più tempo per produrre eccezionali lavori creativi che consentono a noi e ai nostri clienti di essere sempre un passo avanti.