Slik samarbeider du med team rundt om i verden

Av Alex Wares,  EMEA administrerende direktør, Transmission

Rask vekst inn i nye territorier. Voksesmerter ved å bruke ulike verktøy på tvers av forskjellige steder. En global pandemi. Dette er bare noen av utfordringene vi overvant i 2020 for å vinne Årets B2B-markedsføringsbyå.

Hos Transmission lager vi svimlende 15 TB med kreativt innhold hver måned. Vi samarbeider om over 7500 dokumenter om dagen. Vår voksende arbeidsstyrke krever evnen til å samarbeide sømløst fra hvor som helst. Våre klienter krever også at vi leverer kvalitetsarbeid i høyt tempo. Vi bruker Dropbox for å gjøre det enklere for teamene og kundene våre å samarbeide. Det hjelper oss også med å administrere kreative truser for hundrevis av globale merkevarer på en sikker måte.

En plattform for suksess

Vi må være i forkant som et mediebyrå. Klientene våre ønsker alltid noe nytt og spennende. Jobben vår er å holde kundene våre i forkant ved å levere banebrytende kreativitet.

Ettersom virksomheten utvidet seg til nye territorier i 2020, ble arbeidsflytene våre mer komplekse. Prosessene våre ble således litt mer problemfylte enn vi skulle ønske. Viktige dokumenter ble konvertert, komprimert og sendt via e-post. Deretter samlet vi tilbakemeldinger fra hver enkelt samarbeidspartner. Vi hadde flere filversjoner lagret på forskjellige plattformer over hele verden. Vi kastet bort mye verdifull tid på å søke etter innhold i stedet for å fokusere på kreativt arbeid. 

Å jobbe fra et frakoblet nettverk bestående av forskjellige verktøy gjorde samarbeid og overholdelse vanskelig. Sentralisering i Dropbox løste denne utfordringen og ga oss en mer enhetlig måte å jobbe på. Nå kan ansatte jobbe med hvilken som helst fil fra hvor som helst, og våre kreative arbeidsflyter har akselerert.

Bemyndigede team = prisvinnende produksjon

Konsolidering av innholdet vårt er avgjørende for å skape mer sømløse arbeidsflyter. Vi ønsker for øvrig ikke å kvele de kreative teamene våre ved å diktere hvilke verktøy de kan eller ikke kan bruke.

Vår organisatoriske etos er å være nysgjerrige og bryte konvensjoner. Vi ser etter nye måter å løse problemer på. Men å balansere frihet og trygghet er ikke en enkel linje å gå. Med Dropbox får vi total dokumentkontroll, og teamene våre kan fortsette å bruke alle verktøyene de kjenner og elsker. Nå vet de kreative ansatte alltid hvor de finner filen de trenger — og de kan være sikre på at det er den nyeste versjonen. I tillegg lar integrasjoner med toppverktøy som Adobe-pakken oss være så innovative som mulig.

Teamene våre bruker også Dropbox Paper til å brainstorme, dele oppgavelister og spore prosjekter. Det betyr mindre tid brukt på administrasjonsoppgaver og mer tid på å lage førsteklasses arbeid for våre kunder.

Samsvarende og sikker vekst

Å ekspandere til nye territorier er fylt med risiko. Det er nye skikker, nye kulturer og nye regler å vurdere. Det er eksempelvis strenge databeskyttelses- og personvernlover i Europa, som GDPR, som ikke gjelder andre steder. 

Vi jobber med mye sensitiv data under strenge regler. Det betyr at samsvar og sikkerhet er avgjørende for hver løsning vi implementerer. Dropbox gir oss og våre kunder forsikring om at alle deres data er trygge. Det å sitere Dropbox sine krypteringsstandarder er faktisk ofte alt som skal til for å vise samsvar.

Hos Transmission er målet vårt å overgå kundens forventninger hver gang. Verktøy som Dropbox lar oss fokusere på innovasjon. Nå har vi mer tid til å produsere flott kreativt arbeid, noe som holder oss og våre kunder i forkant.