Hoe samen te werken met teams wereldwijd

Door Alex Wares, EMEA Managing Director van Transmission

Snelle groei naar nieuwe terreinen. De groeipijnen van het gebruik van ongelijksoortige tools op verschillende locaties. De wereldwijde pandemie. Dit zijn slechts enkele van de uitdagingen die we in 2020 hebben overwonnen om B2B Marketing's Agency of the Year te winnen.

Bij Transmission creëren we maar liefst 15 TB aan creatief materiaal per jaar. We werken samen aan meer dan 7.500 documenten per dag. En ons groeiende personeelsbestand vereist de mogelijkheid om vanaf elke locatie naadloos samen te kunnen werken. En onze cliënten willen dat we snel kwaliteitswerk leveren. We gebruiken Dropbox om het voor onze teams en cliënten makkelijker te maken om samen te werken. Het helpt ook om op een veilige manier creatieve informatie te beheren voor honderden wereldwijde merken.

Een platform voor succes

Als media-agentschap moeten we de curve voorblijven. Onze cliënten willen altijd iets nieuws en spannends. Het is onze taak om onze cliënten op het scherpst van de snede te houden door baanbrekende creatieve oplossingen te leveren.

Toen het bedrijf zich in 2020 uitbreidde naar nieuwe terreinen, werden onze workflows complexer. Als gevolg daarvan waren onze processen meer gefragmenteerd dan we wilden. Belangrijke documenten werden geconverteerd, ingekort en via e-mail verstuurd. Vervolgens verzamelden we de feedback van elke medewerker afzonderlijk. We hadden meerdere bestandsversies opgeslagen op verschillende platforms over de hele wereld. En we verspilden veel kostbare tijd met het zoeken naar materiaal in plaats van ons op het creatieve werk te concentreren. 

Werken vanuit een losgekoppeld web van verschillende tools maakte samenwerking en naleving moeilijk. Centralisatie in Dropbox loste dit probleem op en gaf ons een meer uniforme manier van werken. Nu kunnen medewerkers vanaf elke locatie aan elk bestand werken en zijn onze creatieve workflows versneld.

Gesterkte teams = prijswinnende opbrengsten

Consolidatie van ons materiaal is van cruciaal belang voor het creëren van meer naadloze workflows. Maar we willen onze creatieve teams niet verstikken door te dicteren welke tools ze wel en niet mogen gebruiken.

De ethos van onze organisatie is om nieuwsgierig te zijn en conventie te doorbreken. We zoeken naar nieuwe manieren om problemen op te lossen. Maar een evenwicht vinden tussen vrijheid en veiligheid is geen gemakkelijke opgave. Met Dropbox hebben we volledige controle over documenten en onze teams kunnen alle tools blijven gebruiken die ze kennen en waar ze van houden. Onze creatievelingen weten nu altijd waar ze het bestand dat ze nodig hebben kunnen vinden — en ze kunnen erop vertrouwen dat het de meest recente versie is. Bovendien kunnen we dankzij de integraties met toptools als bijvoorbeeld de Adobe-suite zo innovatief mogelijk zijn.

Onze teams gebruiken Dropbox Paper ook om te brainstormen, takenlijsten te delen en projecten bij te houden. Dat betekent dat we minder tijd kwijt zijn aan administratieve taken en meer tijd aan eersteklas werk voor onze cliënten kunnen besteden.

Naleving en veilige groei

Uitbreiden naar nieuwe terreinen is riskant. Het komt met nieuwe gewoonten, nieuwe culturen en nieuwe regels waarmee rekening moet worden gehouden. Zo zijn er bijvoorbeeld in Europa strenge wetten inzake gegevensbescherming en privacy, zoals de AVG, die elders niet van toepassing zijn. 

We werken met veel gevoelige gegevens onder strikte regelgeving. Dat betekent dat naleving en beveiliging van cruciaal belang zijn voor elke oplossing die we implementeren. Dropbox geeft ons en onze cliënten de zekerheid dat al hun gegevens veilig zijn. Het noemen van de versleutelingsstandaarden van Dropbox is zelfs vaak al voldoende om naleving aan te tonen.

Bij Transmission is het ons doel om de verwachtingen van onze cliënten elke keer te overtreffen. En met tools als Dropbox kunnen we ons op innovatie concentreren. Nu hebben we meer tijd om geweldige creatieve producten te maken, waardoor wij en onze cliënten voorop blijven lopen.