Comment collaborer avec des équipes du monde entier

Alex Wares, directeur général EMEA, Transmission

Croissance rapide sur de nouveaux territoires. De plus en plus de difficultés avec l'utilisation d'outils disséminés à plusieurs endroits. Une pandémie. Ce ne sont que quelques-uns des défis que nous avons dû surmonter en 2020 pour remporter le prix de l'Agence de l'année dans le domaine du marketing B2B.

Chez Transmission, nous créons chaque mois un volume stupéfiant de 15 To de contenu créatif. Nous collaborons sur plus de 7 500 documents par jour. Et avec un personnel en pleine expansion, nous devons pouvoir collaborer en toute transparence, de n'importe où. De plus, nos clients attendent de nous que nous leur fournissions rapidement un travail de qualité. Nous utilisons Dropbox pour faciliter la collaboration entre nos équipes et nos clients. Cette solution nous permet également de gérer les briefs créatifs de centaines de marques internationales en toute sécurité.

Une plateforme pour réussir

En tant qu'agence média, nous devons garder une longueur d'avance. Nos clients recherchent toujours des concepts inédits et excitants. De notre côté, nous devons leur fournir du contenu toujours plus avant-gardiste, avec des créations de qualité.

Lorsque l'entreprise s'est développée sur de nouveaux territoires en 2020, nos workflows se sont compliqués. Résultat : nos processus étaient beaucoup trop segmentés.  Les documents importants étaient convertis, condensés et envoyés par e-mail. Ensuite, nous rassemblions les commentaires de chaque collaborateur, individuellement. Plusieurs versions de nos fichiers étaient stockées sur différentes plateformes à travers le monde. Et nous perdions énormément de temps à chercher du contenu, temps que nous ne passions pas à créer. 

L'utilisation d'un éventail d'outils déconnectés les uns des autres compliquait énormément la collaboration et le respect de la conformité. La centralisation de tous nos processus dans Dropbox a résolu ce problème et nous a permis d'optimiser nos habitudes de travail. Désormais, les employés peuvent travailler sur n'importe quel fichier, à partir de n'importe quel emplacement, et nos workflows créatifs se sont accélérés.

Des équipes bien armées = des résultats primés

La consolidation de notre contenu est un facteur essentiel de la simplification des workflows. Mais nous ne voulons pas étouffer la créativité de nos équipes en leur imposant des outils.

Notre philosophie, c'est de savoir rester curieux et rompre avec la tradition. Nous recherchons toujours des solutions originales à nos problèmes. Mais trouver un équilibre entre liberté et sécurité n'est pas toujours évident. Avec Dropbox, nous avons un contrôle total sur les documents, et nos équipes peuvent continuer à utiliser tous les outils qu'elles connaissent et apprécient déjà. Désormais, nos créatifs savent toujours où trouver la version la plus récente du fichier dont ils ont besoin. De plus, les intégrations avec des outils de qualité comme ceux de la suite Adobe nous permettent de rester à la pointe de l'innovation.

De même, nos équipes utilisent Dropbox Paper pour leur brainstorming, le partage des listes de tâches et le suivi des projets. Nous consacrons ainsi moins de temps aux tâches administratives et nous pouvons nous focaliser sur la création d'œuvres de qualité pour nos clients.

Une croissance dans le respect de la conformité et de la sécurité

Notre développement sur de nouveaux territoires est périlleux. Il y a de nouvelles coutumes, de nouvelles cultures et de nouvelles réglementations à prendre en compte. Par exemple, il existe des lois strictes sur la protection des données et la confidentialité en Europe, comme le RGPD, qui ne s'appliquent pas ailleurs. 

Nous travaillons avec beaucoup de données sensibles soumises à des réglementations strictes. En d'autres termes, la conformité et la sécurité sont essentielles dans toutes les solutions que nous déployons. Avec Dropbox, nous avons l'assurance que toutes les données de nos clients sont protégées, et ils le savent également. D'ailleurs, il suffit souvent de citer les normes de chiffrement de Dropbox pour montrer sa conformité.

Chez Transmission, notre objectif est de dépasser les attentes de nos clients, à chaque fois. Et des outils comme Dropbox nous permettent de nous concentrer sur l'innovation. Nous avons désormais plus de temps pour produire des créations de qualité qui nous permettent, à nous et à nos clients, de garder une longueur d'avance.