世界中のチームとスムーズに共同作業をするには

世界中に社員とクライアントを擁し、業界から高い評価を得ている広告代理店の Transmission。その同社は Dropbox を活用して、セキュリティとコンプライアンスを犠牲にすることなく、世界各地の社員や顧客とのスムーズな共同作業を実現しています。

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執筆者:アレックス・ウェアーズ(Transmission EMEA 担当マネージング ディレクター)

新たな地域へのスピーディーな事業展開。地域ごとに異なるツールを使うことによる非効率性の増大。世界規模の感染拡大。2020 年、弊社は、これらのほかにもさまざまな課題を乗り越えて、B2B Marketing が選出する「年間最優秀広告代理店賞」を受賞しました。

弊社で制作する広告コンテンツは、ストレージ容量にして実に月間 15 TB。共同作業で使うドキュメントは、1 日あたり 7,500 個。しかも増加する一方の社員からは、どこにいてもスムーズに共同作業できる環境を整えるように求められ、クライアントからは、質の高い成果物を短期間で納品するように要求されています。そこで弊社では、Dropbox を活用して社内のチームとクライアントが簡単に共同作業できる環境を構築しました。おかげで、世界的なブランド数百社のクリエイティブ ブリーフを安全に管理することができています。

Transmission が制作した、HP の Wolf Security キャンペーンのランディング ページ
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Transmission が制作した、インターネット サービス プロバイダ Aruba のソーシャル キャンペーンのアートワーク
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成功の基盤となるプラットフォーム

広告代理店である私たちには、常にトレンドの先を行くことが求められます。クライアントは常に、新しいもの、刺激的なものを求めています。クライアントを最先端に導く画期的な広告を制作、提供することが私たちの仕事です。

2020 年、新たな地域に事業展開したことでワークフローがこれまで以上に複雑なものとなり、業務プロセスが期待どおりスムーズに進まないことが多くなりました。重要なドキュメントは変換、圧縮してメールで送る必要があり、フィードバックは共同作業相手一人ひとりから個別に集めなければなりません。1 つのファイルの複数のバージョンが、世界各地のさまざまなプラットフォームに点在している状況で、目的のコンテンツを探し出すために貴重な時間を浪費し、制作作業に費やせる時間が失われていました。

連携できない多様なツールを使っていることも、共同作業とコンプライアンスを難しくする要因となっていました。そこですべてを Dropbox に集約したところ、これらの課題を解決し、それまでバラバラだった作業の進め方に一貫性を持たせることができるようになりました。この改革により、社員はどこにいても必要なすべてのファイルにアクセスできるようになり、結果として制作ワークフローがスピードアップしています。

チームの自由を尊重 = 優れた成果で賞を獲得

コンテンツを 1 つの場所に集約することは、スムーズなワークフローを実現するために欠かせません。しかし、だからといって、特定のツールを押しつけて、制作チームの創造性を阻害するようなことはしたくありません。

自由とセキュリティを両立することは簡単ではありません。

弊社のモットーは、「好奇心旺盛であれ、慣習を打ち破れ」です。私たちは常に、問題を解決する新たな方法を模索しています。自由とセキュリティを両立することは簡単ではありません。しかし Dropbox なら、ドキュメントを思いどおりに管理しつつ、チーム メンバーには各自が使い慣れたツールを使い続けてもらうことができます。Dropbox の導入後、制作チームは目的のファイルがどこにあるのかを常に把握できるようになり、どれが最新バージョンであるのか迷うことがなくなりました。Adobe の各種ツールなど、広く使われているツールとの連携にも対応しているので、制作チームの創造性を損なうこともありません。

また弊社では、ブレインストーミングや To-do リストの共有、プロジェクトの進捗管理に Dropbox Paper を活用しています。Dropbox Paper では、管理作業の手間が少なくて済むので、その分の時間を成果物の品質向上に使うことができます。

コンプライアンスを維持しながら、着実に成長

新たな地域に進出することにはリスクが付きものです。地域ごとに異なる慣習、文化、規制があり、対応方法を考慮しなくてはなりません。たとえば欧州には、GDPR をはじめとする厳格なデータ保護法やプライバシー保護法がありますが、これらが適用されるのは欧州だけです。

弊社が導入するすべてのソリューションで優れたコンプライアンスとセキュリティが求められるということです。

弊社では、厳格な規制の対象となる機密性の高いデータを大量に扱っています。つまり、弊社が導入するすべてのソリューションで優れたコンプライアンスとセキュリティが求められるということです。Dropbox であれば、弊社とクライアントの双方が、すべてのデータは安全であると確信できます。ほとんどの場合、Dropbox で採用されている暗号化規格を提示すれば、それだけでコンプライアンスを実現できていることを証明できます。
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私たちは常に、クライアントの要求水準を超える成果を達成することを目指しています。Dropbox のようなツールは、イノベーションに集中することを可能にしてくれます。おかげで今は、優れた成果物の制作により多くの時間を注ぐことができています。それこそ、弊社とクライアントの双方が常にトレンドの最先端に身を置くために必要なことなのです。

セキュリティを犠牲にすることなく大人数で共同作業

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