Så samarbetar du med team runt om i världen

Av Alex Wares,  EMEA Managing Director, Transmission

Snabb tillväxt på nya territorier. Växande problem med olika verktyg på olika platser. En global pandemi. Detta är bara några av de utmaningar vi hanterade 2020 för att vinna Årets byrå från B2B Marketing .

På Transmission skapar vi häpnadsväckande 15 TB kreativt innehåll varje månad. Vi samarbetar i över 7 500 dokument varje dag. Och vår växande personalstyrka måste kunna samarbeta supersmidigt var de än befinner sig. Dessutom kräver våra kunder att vi levererar kvalitetsarbete i hög takt. Vi använder Dropbox för att göra det lättare för våra team och kunder att samarbeta. Dropbox hjälper oss också att på ett säkert sätt hantera kreativa genomgångar för hundratals globala varumärken.

En plattform för framgång

Som mediebyrå måste vi ligga steget före. Våra kunder söker alltid något nytt och spännande. Vårt jobb är att se till att våra kunder går i bräschen genom att leverera banbrytande kreativitet.

När verksamheten expanderade till nya områden 2020 blev våra arbetsflöden mer komplexa. Därför blev också våra processer lite mer splittrade än vad vi skulle önska. Viktiga dokument konverterades, kondenserades och skickades via e-post. Sedan samlade vi in feedback från varje samarbetspartner individuellt. Vi lagrade olika filversioner på olika plattformar över hela världen. Och vi slösade bort mycket värdefull tid på att söka efter innehåll istället för att fokusera på kreativt arbete. 

Arbetet i ett frånkopplat nätverk av olika verktyg gjorde samarbete och efterlevnad mer komplicerat. Centralisering i Dropbox eliminerade detta problem och gav oss ett mer enhetligt sätt att arbeta. Nu kan medarbetarna arbeta med vilken fil som helst från vilken plats som helst och våra kreativa arbetsflöden blivit mycket mer effektiva.

Team med egenmakt = prisbelönta resultat

Att konsolidera innehållet är avgörande för att kunna skapa smidigare arbetsflöden. Men vi vill inte kväva våra kreativa team genom att diktera vilka verktyg de får och inte får använda.

En av våra organisationsvärderingar är att vara nyfiken och bryta mönster. Vi söker alltid efter nya sätt att lösa problem. Men att balansera frihet och säkerhet är inte en lätt väg att gå. Med Dropbox får vi total dokumentkontroll och våra team kan fortsätta använda alla verktyg de kan och älskar. Vå kreativa personal vet alltid var de kan hitta filen de behöver – och de kan vara säkra på att det är den senaste versionen. Dessutom ger integreringar med toppverktyg som Adobe-sviten oss möjlighet att vara så innovativa som möjligt.

Våra team använder också Dropbox Paper för att brainstorma, dela att göra-listor och övervaka projekt. Detta innebär att mindre tid läggs på administrativa uppgifter och mer tid på att skapa förstklassigt arbete åt våra kunder.

Säker tillväxt med efterlevnad

Att expandera till nya territorier är förenat med risker. Det finns nya seder, nya kulturer och nya regler att ta hänsyn till. Exempelvis finns det strikta dataskydds- och integritetslagar i Europa, som GDPR, som inte gäller någon annanstans. 

Vi arbetar med mycket känsliga data under strikta begränsningar. Detta innebär att efterlevnad och säkerhet är avgörande för varje lösning vi implementerar. Dropbox ger oss och våra kunder en försäkran om att alla data är trygga. Faktum är att det ofta räcker att citera Dropbox krypteringsstandarder för att nå rätt efterlevnad.

På Transmission är vårt mål att överträffa våra kunders förväntningar varje gång. Och med verktyg som Dropbox kan vi fokusera på innovation. Nu har vi mer tid att producera fantastiskt kreativt material som låter oss och våra kunder ligga steget före.