Cuando tenemos que hacer las cosas con plazos ajustados y una gran carga de trabajo, la gestión de proyectos suele ser lo último en lo que pensamos. Pero no priorizar el trabajo de tareas puede ser perjudicial para tu eficiencia e incluso podría descarrilar todo tu proyecto.
Para evitarlo, es necesario desarrollar un sistema de gestión del tiempo y priorización de tareas. Una estrategia sólida para priorizar las tareas laborales puede ayudarte a mantener la concentración y a eliminar el ruido de las distracciones constantes.
Antes de ver algunas formas prácticas de priorizar tareas, recordemos por qué esto es tan importante en primer lugar.
¿Por qué es importante priorizar el trabajo de tareas?
En el ajetreado mundo actual, a veces resulta tentador hacer malabarismos con varios elementos de tu lista tareas a la vez. Pero esto puede resultar abrumador: ¿por dónde empezar?
Cuando no priorizas las tareas, puede parecer más fácil eliminar primero las tareas fáciles o no urgentes. Pero, en realidad, completar primero las ganancias rápidas puede darte una falsa sensación de progreso. Y una vez que llega el momento de la tarea de las tareas de alto riesgo o urgentes, estás agotado.
Mantener al tanto de su carga de trabajo se vuelve difícil cuando tu trabajo hace las cosas equivocadas en el momento equivocado. Puede parecer que estás siendo productivo marcando muchas tareas pequeñas, pero esto en realidad podría tener un efecto negativo en tu eficiencia. Podría llevarte más tiempo completar un proyecto porque no priorizaste tus Tareas correctamente.
5 consejos para priorizar tareas en el trabajo
A nadie le gusta el incumplimiento de los plazos. Por eso es crucial priorizar las tareas del trabajo: te ayuda a mantener la concentración, a gestionar tu tiempo de forma eficaz y, en última instancia, a producir tu mejor trabajo.
Veamos cinco métodos viables de priorización de tareas.
1. Identifica lo que es importante y lo que es urgente
Las tareas importantes son aquellas que deben estar en tu lista de tareas pendientes porque apoyan los objetivos a largo plazo o la estrategia de tu proyecto, pero no son sensibles al tiempo. Puede tratarse de tareas diarias necesarias o de tareas con un plazo de entrega más avanzado en el calendario del proyecto.
Las tareas urgentes, por otro lado, son aquellas que necesitan atención inmediata. No puede permitirse el lujo de saltárselos porque no gestionarlos de inmediato podría tener consecuencias negativas inmediatas para el proyecto o tu equipo.
Distinguir las tareas importantes de las urgentes es el primer paso para priorizar tu trabajo. Una vez que sepas en qué tareas debes trabajar primero, puedes empezar a aplicar las herramientas y métodos adecuados para mantenerte centrado.
2. No realices múltiples tareas
Abarrotar tu agenda con demasiadas prioridades en competencia y tareas complejas es una receta para el agotamiento. Concéntrate en una tareas a la vez para poder prestarle toda tu atención. ¡Te lo agradecerás más tarde cuando revises tu trabajo y tengas menos cambios que hacer!
Este es un método simple y eficaz para mejorar la eficiencia. Cuando tenemos prioridades que compiten entre sí en el trabajo, muchos de nosotros sentimos la necesidad de mantener cientos de pestañas abiertas en nuestros navegadores para asegurarnos de que tenemos todo lo que podríamos necesitar a punto, por si acaso
En su lugar, considera consolidar tu proyecto archivo, vincular, emails y otro contenido en grupos a los que pueda regresar cuando los necesite.
En Dropbox Dash, los llamamos “pila”, que emplean IA para mantenerte a ti y a tu contenido (de todas tus aplicaciones y tu explorador) en un solo lugar. Pila utiliza la IA para mantenerte a ti y a tu contenido organizados, para que puedas centrarte más en el “qué” y el "cómo" completas tu trabajo importante, y menos en el “dónde”.
3. Establece un horario y respétalo.
Un calendario claro puede ayudarte a planificar, gestionar y distribuir tu tiempo de forma eficaz. Sirve como hoja de ruta, especificando qué tareas deben realizar al final del día, semana o mes.
Una herramienta centralizada impulsada por IA como Dropbox Dash puede ayudarte a mantener tu día de trabajo en una página central. Desde a qué reuniones asistir, qué archivo necesitará y qué proyecto priorizar, lo encontrará todo en una pestaña distinta.
Aprovechar el poder de la IA elimina el tedioso proceso manual de revisar múltiples calendarios, listas de tareas y recordatorios para establecer su horario. Todo está perfectamente integrado en una plataforma central que proporciona recomendaciones personalizadas que se adaptan a tu flujo de trabajo.
4. Establece un sistema de priorización para todo el equipo
Tu trabajo no ocurre en aislamiento. Si es un equipo que valora la colaboración, adoptar un sistema de priorización claro te ayudará a evitar problemas de falta de comunicación en torno a los plazos, el alcance del trabajo y las Tareas asignadas.
Cuando priorizas el trabajo de un proyecto en equipo, puedes asignar tareas entre sus miembros en función de quién disponga del tiempo, el contexto y la experiencia adecuados. De esa manera, podrás centrar tu atención en aquellas tareas urgentes e importantes que necesitan acción inmediata.
5. Gestiona tus distracciones
A veces parece que la solución para encontrar un simple archivo o información es saltar por el escritorio o el navegador y escanear las numerosas aplicaciones, pestañas y herramientas. Pero tener tantas cosas abiertas a la vez puede alejarte fácilmente de la tarea que tienes a mano. ¿Y qué hay de responder a esa rápida petición ad hoc de un colega, o consultar tu correo electrónico personal?
En lugar de alternar entre aplicaciones y caer en la trampa de la procrastinación, ahorra tiempo y elimina las distracciones con una herramienta de búsqueda universal que te ayude a encontrar cualquier cosa desde una única barra de búsqueda.
No te limites a ahorrar tiempo, gástalo bien
Dropbox interactúa con las herramientas que usas todos los días para ayudarte a concentrarte menos en el trabajo pesado y más en las grandes ideas.
Minimiza el tiempo que dedicas a las tareas administrativas tediosas y a las actividades mundanas; centra tu energía y creatividad en lo que importa para que puedas trabajar de forma más inteligente, no más intensa.
